Die copado ist ursprünglich eine Möbelmanufaktur. Wir haben knapp 27 Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen. Wir sind eine Möbeltischlerei mit verschiedenen Sparten im hochwertigen Innenausbau und Objektausbau. Machen unter anderem mittlerweile noch Parkett mit eigenem Parkettlegemeister und haben eine eigene Treppenbauabteilung. So stellen wir Treppen selbst her und montieren diese. Außerdem haben wir auch eine eigene Küchenbauabteilung genauso wie hochwertigen Innentüren, wo wir uns auf eine Serie spezialisiert haben und die fertigen wir ausschließlich in eigenen Haus.
Früher war es bei uns so: Der Auftrag wurde abgearbeitet und dann haben wir ein Abnahmeprotokoll gehabt, das natürlich händisch hinterlegt war. Das Protokoll kam von den Jungs von der Montage dann abends oder am Folgetag ins Büro und dort wurden dann in der Regel einmal in der Woche diese Zettel abgearbeitet. Danach haben wir dann die Rechnung geschrieben.
Bei dem Fall, dass Monteure länger irgendwo waren, hat es mal 10 -15 oder auch 20 Tage gedauert, bis wir diese Rechnung geschrieben haben, weil wir die fehlende Kommunikation mit dem Mitarbeiter hatten.
Jetzt ist es so, dass wir die Abnahme sofort, inklusive der Zeiten, in der Craftboxx haben. Heißt, ich kann am nächsten Tag schauen: sind die Jungs fertig? Gibt es da noch irgendwas nachzuarbeiten? Hat der Kunde was nachbestellt? Ansonsten kann ich wirklich am nächsten Tag die Rechnung schreiben und habe dahinter direkt mein Abnahmeprotokoll, was der Kunde unterschrieben hat.
Generell haben wir eine Lösung für die Personalplanung gesucht. Ganz wichtig war, dass es von der Planung her einfach ist und dann haben wir uns verschiedene Produkte angeschaut. Dann haben wir vorselektiert und getestet. So sind wir auch auf euch gekommen und dann haben wir festgestellt, was wir noch alles damit abdecken können.
So kann ich nicht nur, wie beim Wettbewerb, mein Kalender und Personalplanung mit Berufsschule für Lehrlinge, Krankheitstage, Urlaub usw. abdecken. Sondern auch Mehrwert und besseres Verständnis ableiten, was bei den Aufträgen passiert.
Wir haben am Anfang ungefähr von der Aufgabenstellung bis hin zur Entscheidung, dass wir uns jetzt 2–3 konkrete Produkte ansehen, drei Monate gebraucht. Dann haben wir ungefähr weitere zwei Monate gebraucht, bis wir die ersten Tests gemacht haben und haben dann die drei Produkte mit einer Demo konkret getestet. Vorher war bei uns alles eine relative Zettelwirtschaft. Das heißt Änderungen waren natürlich meistens nur auf einem Schriftdokument und wenn wir diese in verschiedenen Abteilungen brauchen, dann auch mehrfach als Duplikat. Mit der Craftboxx hat der Mitarbeiter alles direkt live und die Zuordnung der ganzen Fahrzeuge war deutlich einfacher.
Wir konnten auch direkt sehen, welches Fahrzeug schon verplant war und wo es noch Lücken gibt. Das heißt, wenn wir große Fahrzeug brauchen, weil wir einfach große Möbel herstellen und fertigen, sehen wir, wenn es schon einem Auftrag an dem Tag zugeordnet ist. Auch wenn wir zum Beispiel Reparaturaufträge haben oder in der Innenstadt in Düsseldorf, Frankfurt oder wo auch immer unterwegs sind, schauen wir, dass wir ein kleines Fahrzeug zuordnen.
Allgemein die Information jeden morgen mühselig jedem Mitarbeiter mitzugeben, war wie so ein kleiner Ameisenhaufen und jetzt ist es halt schon relativ einfach, es in einer Personalplanung zu machen, die sich laufend natürlich immer verändert. Und noch besser ist es, die Kontakte vom Kunden direkt dazuhaben. So drückt der Mitarbeiter auf die Karte und wird hin navigiert.
Wichtig ist natürlich eine saubere Abnahme mit einer Bilddokumentation. Eine Abnahme braucht bei uns immer ein Protokoll für den Kunden, dass er dann unterschreiben kann. Genauso wichtig ist natürlich auch für uns, wenn es irgendwo Punkte gibt, die nachzuarbeiten sind oder Folgeaufträge. Das kann dann sauber miterfasst werden und passiert nicht auf einem Zettel, der dann wie im Montagebus untergeht und der Kunde ruft nach drei Wochen an und sagt: “Hier habt ihr mich vergessen?”
So haben wir alles dokumentiert und diese Unterlagen bekommt dann der Kunde mit der Rechnung. Das heißt, da ist auch die Diskussionsgrundlage eine ganz, ganz andere als zuvor und wir sehen im Büro direkt, was wir für Folgeaufträge haben und was wir sonst einplanen müssen.
Grundsätzlich, dass wir die Craftboxx mit unserem ERP System verbinden konnten. Aber auch, dass ich sofort die Daten vom Kunden habe. Mit einem Klick sehe ich, wer der Kunde ist und wie die Adresse ist. Der Mitarbeiter weiß sofort, ob er eine Übernachtung hat und habe auch direkt alle Dokumente dazu.
Auch die ganze Ressourcenplanung, auf die auch der Mitarbeiter zugreifen kann, sind schon gigantische Mehrwerte.
