Arbeiten in der „Wolke“: Wie Clouds das Handwerk revolutionieren

Digitales Arbeiten in der Cloud und klassisches Handwerk – wie passen diese beiden Gegensätze zusammen? Die Antwort: Ziemlich gut! Unternehmen, die der Digitalisierung erst einmal eine Chance gegeben haben, erkennen in der Regel schnell, wie groß die Erleichterung im Alltag ist und wie sehr das Arbeiten mit Cloud und Co. die Qualität der eigenen Dienstleistungen steigern kann. Doch was genau ist die Cloud eigentlich? Und noch viel wichtiger: Welche Vorteile bringt sie für Handwerker mit sich? Das und noch mehr wollen wir dir in diesem Blogbeitrag erklären.

In aller Kürze:

• cloud-basiertes Arbeiten wird auch im Handwerk immer beliebter
• Clouds sind web-basierte Systeme zur Speicherung, Bearbeitung und Verbreitung von Daten
• sie sind nicht an ein Endgerät „gebunden“, sondern können dezentral und flexibel genutzt werden
• der Speicherplatz der Cloud befindet sich auf einem externen Server des jeweiligen Anbieters
• spezielle IT-Infrastruktur passt Clouds ideal an die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben an
• zum Arbeiten in der Cloud benötigt man einen Zugang, eine Internetverbindung und ein Endgerät mit Internet-Browser
• Clouds bringen viele überzeugende Vorteile für das Handwerk mit sich

Cloud-basiertes Arbeiten: Was ist das eigentlich?

Fangen wir erst einmal ganz entspannt mit den Basics an. Denn um zu verstehen, wie dir die Cloud in deinem Handwerksbetrieb behilflich sein kann, musst du natürlich erst einmal wissen, worum es sich bei dieser sagenumwobenen „Wolke“ überhaupt handelt.

Clouds sind web-basierte Systeme, über die du Daten speichern, ablegen, bearbeiten und teilen kannst. Web-basiert bedeutet, dass du nicht an ein spezielles Endgerät, zum Beispiel deinen Computer, gebunden bist, sondern die Cloud von überall aus über einen Internet-Browser aufrufen kannst – also beispielsweise auch via Laptop oder Tablet beim Kundentermin oder mit dem Smartphone auf der Baustelle.

Gut zu wissen: Mit dieser Flexibilität unterscheidet sich die Cloud maßgeblich von klassischen Computer-Programmen, die meist nur auf einem Gerät installiert werden und logischerweise auch nur darüber genutzt werden können.

Damit die Nutzung über verschiedene Endgeräte möglich ist, werden all deine Daten sicher auf einem externen Server (beziehungsweise „in der Cloud“) gespeichert. Hoster, bei denen du Speicherplatz kaufen kannst, bieten dir in der Regel zusätzlich eine spezielle IT-Infrastruktur an. Diese sorgt wiederum dafür, dass die Cloud perfekt auf deine Bedürfnisse als Handwerker zugeschnitten ist und dir zusätzlich viele nützliche Funktionen bietet.

Übrigens: Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass du bereits eine Cloud nutzt, ohne dir dessenbewusst zu sein. Klassische Dienste, die vor allem im privaten Bereich zum Einsatz kommen, sind Dropbox, Google Drive und die iCloud. Auch viele Buchhaltungsprogramme, die du vielleicht schon einmal getestet hast, sind cloud-basiert.

Was benötige ich für das Arbeiten in der Cloud?

Wenn du in deinem Handwerksbetrieb eine digitale Cloud-Lösung nutzen möchtest, brauchst du:

• den Zugang zu einem Cloud-Dienst
• eine (stabile) Internetverbindung
• ein (mobiles) Endgerät mit Internetzugang/Browser

Spätestens jetzt dürfte klar sein, wie extrem niederschwellig das Arbeiten in der Cloud ist. Du musst definitiv kein IT-Experte sein, um von einer cloud-basierten Software für das Handwerk zu profitieren.

Was sind die Vorteile der Cloud für Handwerker?

Nachdem wir nun wissen, was sich hinter dem abstrakten Begriff „Cloud“ verbirgt, möchten wir im nächsten Schritt herausfinden, auf welche Vorzüge du dich freuen kannst, wenn du in deinem Handwerksbetrieb auf cloud-basiertes Arbeiten umschwenkst.

Zunächst einmal wollen wir dir einen groben Überblick verschaffen und im Anschluss daran noch etwas genauer auf die einzelnen Punkte eingehen.

Vorteile der Cloud im Überblick

• maximale Flexibilität
• keine Installation und Wartung notwendig
• Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten
• effektiveres und effizienteres Arbeiten
• geringere Fehlerquoten
• sichere und externe Speicherung von Daten
• Kostensenkung
• flexible Preismodelle
• weniger „Zettelchaos“
• einfacher Datenimport und -export
• ideale Anpassung an die Bedürfnisse von Handwerkern
• stetige Weiterentwicklung der Dienste
• gesteigerte Attraktivität deines Unternehmens

Vorteile der Cloud im Detail

Du siehst: Die Cloud bringt ziemlich viele Vorzüge mit sich, die garantiert auch deinen Arbeitsalltag erleichtern werden. Glaubst du noch nicht? Dann werfen wir mal einen detaillierteren Blick auf die einzelnen Vorteile der Cloud für Handwerker.

Maximale Flexibilität

Du willst am Wochenende von zuhause aus ein bisschen Buchhaltung erledigen oder deinem Kunden im Termin erste Entwürfe für euer Projekt zeigen, hast aber keine Lust, ständig alle möglichen Unterlagen von A nach B zu schleppen? Mit der Cloud ist das kein Problem, denn dank ihr kannst du nun ALLES von JEDEM Gerät aus abrufen – sicher, zuverlässig und 100% flexibel.

Keine Installation und Wartung notwendig

Umfangreiche PC-Programme mögen vor zehn oder 20 Jahren das große Ding im Handwerk gewesen sein – doch mittlerweile sind sie definitiv nicht mehr zeitgemäß. Wenn du dich stattdessen für eine Cloud- Lösung entscheidest, entfällt nicht nur die nervige Installation, du sparst auch jede Menge Zeit und Geld, weil keine Wartungen oder Updates notwendig sind. Wenn etwas aktualisiert werden muss, dann kümmert sich dein Anbieter darum und du kannst dich ganz entspannt um deine Kernkompetenz, das Handwerkern, kümmern.

Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten

Auftragsinfos, Skizzen, Fotos, Notizen – das alles und noch so viel mehr können deine Mitarbeiter und du in Echtzeit via Cloud miteinander teilen. Die Programme sind so konzipiert, dass es (je nach Internetverbindung) kaum Verzögerungen gibt und jeder zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand der Dinge ist.

Effektiveres und effizienteres Arbeiten

Jeder Handwerker, der bereits mit einer Cloud arbeitet, wird dir bestätigen können, dass alltägliche Abläufe dadurch nahezu perfektioniert werden. Ganz egal, in welchen Bereichen du cloud-basiert arbeite möchtest – eine Steigerung von Effektivität und Effizienz ist quasi vorprogrammiert. Gründe hierfür sind u.a. die Minimierung administrativer Tätigkeiten und eine reduzierte Fehlerquote. Auch eine verbesserte Kommunikation hat einen großen Einfluss auf die positiven Effekte der Cloud.

Geringere Fehlerquoten

Da, wo Abläufe optimiert und Kommunikationswege verkürzt werden, sinkt automatisch auch die Fehlerquote. So kann dir der Einsatz einer cloud-basierten Software-Lösung für deinen Handwerksbetrieb beispielsweise dabei helfen,

• Aufträge besser zu koordinieren
• die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter sauber zu erfassen
• Kunden- und Mitarbeiterdaten sicher und zentral zu speichern
• Unterlagen für die Buchhaltung an einem zentralen Ort zu sammeln

Sichere und externe Speicherung von Daten

Das Thema Datensicherheit ist spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 in aller Munde –und das ist auch gut so! Entgegen der allgemeinen Ansicht, die externe Speicherung von (personenbezogenen) Daten wäre ein größeres Risiko, kann an dieser Stelle mit gutem Gewissen gesagt werden: Professionelle Cloud-Anbieter, die ihre Server in der EU oder sogar in Deutschland hosten, bieten dir die maximale Sicherheit. Achte bei deiner Wahl also in erster Linie darauf, dass der Dienstleister seriös ist und alle Vorgaben der DSGVO erfüllt.

Kostensenkung

Gesteigerte Effizienz, gesenkte Fehlerquoten, optimierte Arbeitsprozesse, wegfallende Installation und Wartung teurer Programme – keine Frage: Richtig eingesetzt, ist die Cloud ein waschechter Kosten- Senker. Allein deswegen haben die digitalen Lösungen doch eine Chance verdient, oder?

Flexible Preismodelle

Bleiben wir noch kurz beim Thema Kosten, um festzuhalten: Flexible Preismodelle, die den individuellen Anforderungen der Nutzer entsprechen, gehören in der Cloud-Branche quasi zum guten Ton. Neben einer kostenlosen Test-Variante gibt es in der Regel mindestens zwei Preis-Modelle, die du je nach Bedarf (Anzahl der Mitarbeiter, Leistungsumfang, benötigter Speicherplatz, etc.) auswählen kannst. 

Weniger „Zettelchaos“

Es dürfte auf der Hand liegen, dass die Digitalisierung deiner Arbeitsprozesse zwangsläufig bedeutet, dass weniger Zettelchaos auf deinem Schreibtisch herrschen wird. Freue dich darauf, dass du mit der Cloud endlich die Möglichkeit haben wirst, alles an einem zentralen Ort zu speichern. Damit ist die Zeit endlich vorbei, in der du dich fünfmal am Tag gefragt hast „Wo habe ich das denn nochmal abgelegt?“. Die Antwort lautet nun immer: „Na, in der Cloud natürlich!“

Einfacher Datenimport und -export

Du hast die Informationen zu einem neuen Auftrag bereits in einem Word-Dokument gesammelt? Dokumentierst die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter bisher in einer Excel-Tabelle? Koordinierst Termine via Outlook? Kein Problem, all diese Daten kannst du ziemlich einfach in deine Cloud importieren, sodass eine händische Übertragung nicht notwendig ist. Gleiches gilt auch für den Export von Daten, der im Normalfall nach einem bis zwei Klicks erledigt ist. Ideale Anpassung an die Bedürfnisse von Handwerkern. Egal ob Auftragskoordinierung, Arbeitszeiterfassung, Buchhaltung, Personalverwaltung oder Informationsaustausch – cloud-basierte Software unterstützt dich genau da, wo du Unterstützung brauchst. Neben vielen allgemeinen Menüpunkten geben dir spezielle Anbieter für Handwerksbetriebe auch jede Menge Funktionen an die Hand, die ideal auf deine Branche abgestimmt sind. Damit bist du bestes auf die Zeit vom „Handwerk 4.0“ vorbereitet.

stetige Weiterentwicklung der Dienste

Stillstand ist etwas, das sich kein Unternehmen leisten kann – weder du als Handwerker noch die Anbieter von Cloud-Lösungen. Darum sind Letztere immer darum bemüht, ihre Dienste stetig zu optimieren und weiterzuentwickeln. Dafür suchen sie aktiv den Kontakt zu ihren Nutzern und bitten um konstruktives Feedback. Du als Handwerker kannst davon nur profitieren, denn es bedeutet: Die Cloud wird mit der Zeit immer besser und besser.

Gesteigerte Attraktivität deines Unternehmens

Zu guter Letzt noch ein Punkt, den du in Zeiten des Fachkräftemangels auf keinen Fall unterschätzen darfst: Digitales Arbeiten mit der Cloud macht deinen Handwerksbetrieb nicht nur für qualifizierte Gesellen und Meister attraktiver, sondern auch und in erster Linie für potentielle Auszubildende. Die Handwerker von morgen wissen innovative und digitale Ansätze und Prozesse zu schätzen. Die Cloud kann dir also sogar dabei helfen, deine Azubis von morgen zu überzeugen.

Fazit: Mit der Cloud in eine neue Ära starten

Eine gewisse Skepsis gegenüber „diesem Internet“ ist den meisten Handwerkern sozusagen in die Wiege gelegt worden. Es bedeutet jedoch nicht, dass du dich nicht über alte Denkmuster wie „digital =schlecht“ hinwegsetzen und neue Wege beschreiten kannst.

Digitale Cloud-Angebote wie die CRAFTBOXX können dir dabei behilflich sein, eine neue Ära einzuläuten und deinen Handwerksbetrieb auf ein völlig anderes Level zu katapultieren. Bist du bereit dafür?