Bei einer Field Service App solltest du darauf achten

Im Field Service Management kann man durch digitale Lösungen noch viel Boden gut machen und dank moderner Produkte ist dazu auch kein großer Geld- und Zeitaufwand nötig. Im Zentrum sollte auf jeden Fall eine kompakte Field Service App stehen, um den Mitarbeitern, die draußen unterwegs sind, das Leben einfacher und nicht komplizierter zu machen.

In aller Kürze:

  • Eine einfache Bedienung für die Servicetechniker im Außendienst ist wichtiger, als alle gewünschten Funktionen abzudecken
  • Unbedingt sollte auch eine Verbindung vom Field Service zum Büro bestehen
  • Mit der Software sollte man schnell Loslegen können und es sollte kein großer Wartungsaufwand zum Laufen der Software entstehen
  • Es sollten Tests möglich sein, bevor man etwas kauft
  • Schnittstellen müssen nicht direkt am Anfang stehen, aber es sollte auf jeden Fall die Möglichkeit in der Zukunft geben


1. Einfache Bedienung der Field Service App für den Servicetechniker 

Alles steht und fällt damit, ob die Jungs vom Außendienst mit der mobilen Lösung gut arbeiten können und wollen. Daher ist es unserer Erfahrung nach wichtig, so viel wie möglich an Aufgaben an das Büro auszulagern. Zum Beispiel sollten nicht die Mitarbeiter selbst die Kunden über ein Dropdown auswählen (das ist einfach zu fummelig, wenn man unterwegs ist), sondern so etwas kann einfach vom Büro vergeben werden. Wir sehen oft, dass eine Software mit allen gewünschten Funktionen teuer ist und oft für die Servicetechniker dann am Ende zu kompliziert zu bedienen ist. 

Daher ist wichtiger, dass die Field Service App sich nicht in Untermenüs verliert, anstatt alle Funktionen zu haben, die man (vermeintlich) braucht. Am Ende gehen viele Informationen im Alltäglichen unter und nur was einfach und schnell zu bedienen ist bleibt. Hier ist ein Beispiel für eine gelungene Field Service App (Hinweis: Werbung).


2. Verbindung vom im Außendienst zum Büro

Allein auf weiter Flur zu sein mit einer Field Service App bringt herzlich wenig. Wenn eine App für den Field Service eingeführt werden soll, dann sollte man gleich die Einsatzplanung mit erschlagen. Gerade in der Planung werden schon Kunden gepflegt und wenn die App von der Planung getrennt ist, müsste man den Kunden nochmal eintragen. Das muss nicht sein.

Außerdem entstehen dadurch viele nützliche Use Cases. Zum Beispiel können Anleitungen oder Zeichnungen als PDF-Datei zu einer Einbausituation nachgeschickt werden, falls sich vor Ort herausstellt, dass es doch wieder ganz anders ist, als der Kunde beschrieben hat. Oder die Pflege von Stundenzetteln (die jetzt gesetzlich Pflicht ist) wird durch z.B. Start/Stopp so erleichtert, dass das Büro in seltenen Fällen den Techniker am Freitag an die Stundenzettel erinnern muss. Das ist mal ein Service!

Allgemein erleichtert es die Arbeit ungemein, da Informationen zentral gelagert werden und alle auf die gleichen Daten zugreifen. 


3. Schnell loslegen und geringer Wartungsaufwand

Zuerst die gute Nachricht: Man muss nicht gleich ein Microsoft Dynamics oder Ähnliches einführen, sondern kann mit flexiblen, schlanken Lösungen viel ereichen.

Das ist am einfachsten mit Cloudsoftware möglich, denn so muss man Software nicht direkt auf einem Rechner installieren, sondern kann nach der Anmeldung sofort loslegen. Dazu ist mit so einer Software eine mobile Nutzung kein Problem, falls man selbst planerische Dinge von unterwegs für das Unternehmen regeln muss.

Außerdem ist eine Cloud zwar nicht frei von Fehlern, aber man keinen Ärger mehr mit der Installation von Treibern und nicht passender Software. Ein moderner Browser reicht völlig aus, um vielen Problemen aus dem Weg zu gehen.

Darüber hinaus werden Fehler schneller behoben, da sie gewöhnlich immer alle Anwender betreffen und nicht an einer falschen Installation liegt.

Das Gleiche gilt für die Apps der Field Service Mitarbeiter. Diese muss man zwar installieren, aber Fehler sind seltener, da sie erst durch die Stores zugelassen werden müssen und wenn es hier Probleme gibt, betrifft es alle und daher sitzt schnell ein Entwickler mit hochrotem Kopf an der Lösung des Problems.


4. Testversion vorhanden?

Gerade im heutigen Softwarebereich kostet es den Anbieter praktisch nichts, dem interessierten Unternehmen einen Testaccount zur Verfügung zu stellen. Und daher ist es heute eine Testversion so normal wie an der Käsetheke ein Stück erst zu probieren, bevor man es kauft (jaja, vor Corona...). Dieser Testzeitraum reicht von 7 Tagen bis hin zu mehreren Wochen und oft ist der Hersteller dann auch kulant, wenn man gut begründen kann, dass die Testzeit nicht ausreicht. Gerade bei den Servicetechnikern im Außendienst sollte man ein paar Aufträge durchspielen, damit man mit gutem Gewissen "ja" zu der Software sagen kann.

Wichtig wäre noch zu erwähnen, dass manchmal nicht alle Funktionen in der Testversion freigeschaltet sind. Daher unbedingt darauf achten, falls man zufrieden mit der Bedienung ist, aber das ein oder andere fehlt, ob es nicht daran liegt, dass nur eine abgespeckte Testversion vorliegt. Da hilft der Support aber sicherlich liebend gerne.


5. Schnittstellen

Hier ist besondere Vorsicht gefragt. Jede Softwarebude bejaht die Frage nach Schnittstellen, aber damit können unterschiedliche Dinge gemeint sein. Denn es können schon einfache Excel-Exporte als Schnittstelle gelten und für die schnelle manuelle Weiterverarbeitung der Daten kann es auch eine wichtige Möglichkeit sein.

Allerdings haben bei Schnittstelle die meisten eher etwas im Sinn, dass alle möglichen Daten per Knopfdruck hin und her schickt. Und genau deshalb solltest du genau fragen, was möglich ist und wie es funktioniert. Als Beispiel, wie wir es machen, kannst du dir das mal anschauen!


Fazit

Um sich digital aufzustellen, braucht es keinen großen Aufwand und du solltest dich auf jeden Fall darauf konzentrieren eine einfache Field Service App mit einer angeschlossenen Einsatzplanung zu testen. 

Viel Erfolg und nicht zuletzt auch viel Spaß!

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