02.11.2023
Ist die digitale Unterschrift im Handwerk rechtssicher?
Obwohl die meisten von uns bei der Annahme von Paketen schon mal ohne Stift und Papier unterschrieben haben, gibt es noch Unsicherheit bei diesem Thema. Kein Wunder: Beim eigenen Betrieb ist es besonders wichtig, dass alles rechtssicher ist. Fehler kosten bares Geld. Glücklicherweise sind elektronische Unterschriften heute in vielen Bereichen üblich. Im Handwerk zeigst du dich durch den Einsatz von elektronischen Signaturen gegenüber deiner Kundschaft zudem als gut organisierter und moderner Betrieb.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Erstmal räumen wir mit der Begriffsverwirrung etwas auf. Mal ist die Rede von digitaler Signatur oder digitaler Unterschrift. Wann anders heißt es elektronische Unterschrift bzw. Signatur. Digitale Signatur bezeichnet eigentlich das Ergebnis bestimmter Verfahren in der Informatik. Im rechtlichen Sprachgebrauch gilt elektronische Signatur als richtige Bezeichnung. Außerhalb der Rechtssprache wirst du trotzdem immer wieder auf beide Begriffe synonym treffen.
Eine elektronische Unterschrift ist eine, die du mithilfe eines elektronischen Gerätes umsetzt. Das können Eingabegeräte wie bei der Post sein. Vielleicht hast du auch schon mal ein Signaturpad gesehen, auf dem du mit einem Stift unterschreiben kannst. Mittlerweile ist es an sehr vielen Stellen möglich, auf einem Tablet bzw. einem Smartphone zu unterschreiben. Und selbst mit einer Maus auf dem Computer kannst du eine elektronische Unterschrift abgeben. In jedem Fall hast du am Ende eine Art digitales Bild deiner Unterschrift.
Aber: Ist eine elektronische Unterschrift in jeder Variante auch gültig?
Elektronische Unterschriften sind seit Jahren verbreitet und rechtlich geregelt: Zentral für den Einsatz solcher Verfahren ist ein Dokument auf europäischer Ebene mit dem etwas sperrigen Namen Verordnung (EU) Nr. 910/2014.
Die sprechende Bezeichnung lautet eIDAS-Verordnung - elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen. Die Verordnung gilt seit 2016 und beinhaltet Regelungen unter anderem für die folgenden Bereiche:
die elektronische Identifizierung von Personen
elektronische Signaturen bzw. Unterschriften
elektronische Zeitstempel
Dienste für elektronisch versandte Einschreiben
Zertifikate zur Authentifizierung bei Webseiten
Elektronische Unterschriften sind rechtssicher, wenn sie die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie handschriftliche Unterschriften erfüllen. Dabei lassen sich drei wichtige Sicherheitsmerkmale benennen.
Authentizität:
Jede elektronische Unterschrift muss einer unterzeichnenden Person eindeutig zugeordnet werden können.
Integrität:
Das Dokument darf danach nicht verändert worden sein, muss also fälschungssicher sein.
Vertraulichkeit:
Die Daten der Unterschrift müssen geschützt und gleichzeitig eindeutig mit mit ihr verknüpft sein.
Achtung: Die eIDAS-Verordnung gilt europaweit. Ausgenommen davon ist die Schweiz. Obwohl das dortige Bundesgesetz ZertES weitgehend an der eIDAS-Verordnung angelehnt ist, solltest du im Einzelfall genau prüfen, welche Regelungen auf dem Schweizer Markt gelten.
Doch auch innerhalb der Verordnung gibt es unterschiedliche Varianten von elektronischen Signaturen. Obwohl die Unterscheidung in vielen Fällen nicht von Bedeutung ist, solltest du sie kennen.
Welche rechtssicheren digitalen Unterschriften gibt es?
Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen, die die eIDAS-Verordnung beschreibt.
EES - die einfache elektronische Signatur
FES - fortgeschrittene elektronische Signatur
QES - qualifizierte elektronische Signatur
Einfache elektronische Signatur - einfach und schnell
Digitalisierung soll einfach sein. Mit der einfachen elektronischen Signatur handelt es sich um ein digitales Abbild einer Unterschrift. Diese kannst du in irgendeiner Form in ein Dokument einfügen. Eine konkrete Identifizierung, also eine Prüfung, ob die Unterschrift wirklich von der richtigen Person stammt, ist hier nicht vorgesehen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur - einfach und beweisstark
Sicherer als die EES ist die fortgeschrittene elektronische Signatur. Dafür ist eine Überprüfung der unterzeichnenden Person nötig. Das kann zum Beispiel durch einen Pass gemacht werden. Bei einigen Verfahren erfassen Computerprogramme sogar Daten wie die Schreibgeschwindigkeit oder Pausen beim Schreiben, um die Unterschrift eindeutig zuzuordnen. Viele Dokumente lassen sich auf diese Weise rechtssicher unterschreiben.
Qualifizierte elektronische Signatur - aufwendiger und sicherer
Die höchsten Sicherheitsstandards bietet die qualifizierte elektronische Unterschrift. Bei dieser Variante reicht es nicht, die Identität festzustellen. Es muss auch eine spezielle Zertifizierung geben. Die leistet ein so genanntes Trust Center. Außerdem brauchst du dafür eine Signaturerstellungseinheit. Das kann eine Hardware oder eine Software sein. Solche Unterschriften sind allerdings nur in besonderen Fällen nötig - zum Beispiel bei Bürgschaften oder Lebensversicherungen auf das Leben von anderen.
Mehr Vorteile oder Nachteile durch eine digitale Unterschrift?
Für sehr viele einfache Geschäfte ist die digitale Unterschrift ein großer Gewinn für Gewerbetreibende und Kundschaft. Statt Zettelchaos fügt sich eine digitale Unterschrift nahtlos in moderne Arbeitsabläufe ein.
Immer mehr Betriebe im Handwerk nutzen praktische Software-Lösungen für ihren Betrieb. Eine gute Handwerker-Software wie unsere Craftboxx integriert die digitale Unterschrift dabei nahtlos in den Kontakt mit der Kundschaft und bietet darüber hinaus weitere Funktionen wie eine umfassende Einsatzplanung für Mitarbeitende, Werkzeuge und Material. Wenn du einen Eindruck davon bekommen möchtest, wie wir das Thema digitale Unterschrift in unserer App umgesetzt haben, mach gern unseren 14-tägigen Kostenlos-Test.
Zusammenfassung
Elektronische Unterschriften sind im Handwerk zunehmend verbreitet und rechtlich anerkannt, wobei die eIDAS-Verordnung verschiedene Arten elektronischer Signaturen (EES, FES, QES) regelt, die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit gewährleisten. Digitale Unterschriften bieten Handwerksbetrieben Effizienz und Professionalität in Form einer digitalen Abnahme.
Hinweis
Die Angaben in unserem Text zur digitalen Unterschrift stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz unserer Recherche können wir für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität garantieren. Wenn du juristische Hilfe benötigst, kontaktiere bitte beispielsweise eine Anwaltskanzlei.
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