Baudokumentation im Handwerk - Vorteile durch digitale Lösungen

Die Baudokumentation dient dazu, Arbeitsschritte und erledigte Aufgaben auf einer Baustelle in einem Bericht festzuhalten. So kannst du Arbeitsergebnisse und Abläufe prüfen, mit der Kundschaft besprechen und hast bei eventuellen Streitfällen eine schnelle Möglichkeit, Ausführungen mit Belegen unterfüttern.

Warum die Baudokumentation auf Papier heute kaum noch praktikabel ist

Die klassische Baudokumentation auf Papier wird immer seltener. Das hat mehrere Gründe wie die sich ausbreitende Digitalisierung ganzer Branchen. Digitale Unterlagen sind auch besser für den Austausch im Team und für die Dokumentation vor der Kundschaft geeignet. Nicht zuletzt nehmen auch bei kleineren Projekten die Informationsmengen schnell zu. Was auf Papier etliche Stapel füllen würde, kannst du digital ganz leicht erfassen. 

Was macht eine gute Baudokumentation eigentlich aus?

Eine Baudokumentation sollte immer gewissenhaft ausgeführt werden. Am besten achtest du auf die folgenden Kriterien einer guten Baudokumentation. 

• Vollständigkeit

• Übersichtliche Struktur

• Leicht verständlich auch für Nicht-Beteiligte

• Schutz vor unerlaubten Änderungen 

Tipps für eine vollständige Baudokumentation

Für eine vollständige Baudokumentation solltest du alle den ursprünglichen Zustand ebenso dokumentieren wie das Endergebnis. Die Arbeitsschritte dazwischen solltest du so konkret wie möglich wiedergeben. Zur einer vollständigen Dokumentation gehören alle nötigen und hilfreichen Informationen als Text und im Bild. 

Übersichtliche Dokumentation der Baufortschritte 

Bei der Menge an Infos ist es besonders wichtig, dass die Baudokumentation auch übersichtlich ist. Alle wichtigen Informationen müssen einfach gefunden werden. Ein digitales Format bietet sich auch deshalb an, weil die interne Suche in Dokumenten meistens einiges erleichtert. 

Verständliche Baudokumentation für alle 

Eine übersichtliche Struktur und eine vollständige Baudokumentation helfen auch anderen Beteiligten, alles nachzuvollziehen. Dazu tragen gute Beschreibungen und die Ergänzung durch Bilder massiv bei. 

Änderungssichere Baudokumentation

Es ist am besten, wenn die Baudokumentation im Nachgang nicht mehr verändert wird. Sollten doch Änderungen nötig sein, hilft es, wenn du das technisch nachvollziehen kannst. So bleibt die Transparenz erhalten und du verfügst weiterhin über alle relevanten Informationen. 

Was sollte in eine Baudokumentation rein?

Was zu einer vollständigen Baudokumentation gehört, kommt oft auf den Einzelfall an. Wichtig sind sämtliche Beschreibungen, die die Arbeiten unterstützen. Sorge dafür, dass alle Baupläne Mitarbeitenden bekannt sind. Termine und Fristen solltest du auch aufführen. Gleiches gilt für Mängel, die sich ergeben. Nicht zuletzt solltest du dir alle Abnahmen und Übergaben und am besten auch gesonderte Wünsche protokollieren lassen. 

Halte auf jeden Fall fest, was mit deinem Auftraggeber bzw. mit sämtlichen beteiligten Unternehmen vereinbart worden ist. Denk auch daran, zum Beispiel durch eine digitale Zeiterfassung, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden korrekt zu erfassen. 

Baudokumentation mit einer digitalen Lösung

Die Baudokumentation auf Papier findet heute immer seltener statt. Solltest du noch keine digitale Lösung haben, um deine Arbeit zu dokumentieren, solltest du schauen, welche Software deinen Anforderungen am besten gerecht wird. Es kommt sehr stark darauf an, womit du und dein Team am besten arbeiten können. 

Was eine digitale Baudokumentation auf jeden Fall leisten muss

Eine gute digitale Baudokumentation sollte auf jeden Fall als cloud-basierte Software funktionieren. Dadurch stellst du es sicher, dass schon beim Eintragen der wichtigen Infos alle den Überblick haben, die Zugriff aufs Dokument haben. Dadurch kann das Wissen aus dem Team von Anfang an in die Dokumentation einfließen. 

Wie bei jeder technischen Lösung solltest du eine Software auswählen, die einfach zu bedienen ist. Dies stellst du dadurch sicher, dass ein Programm nicht mit unnötigen Funktionen überfrachtet ist. Auch ein schlichtes Design hilft dabei, den Überblick zu bewahren. 

Sinnvoll ist außerdem eine Exportfunktion für gängige Formate wie CSV, Excel oder PDF. Dadurch kannst du deine Berichte und einzelne Informationen auch außerhalb der Software weitergeben und zum Beispiel per E-Mail versenden, falls das nötig ist. 

Baudokumentation mit der Craftboxx

Wir haben mit der Craftboxx eine kompakte Software-Lösung für die Baudokumentation entwickelt, die schon viele Handwerksbetriebe überzeugt hat. In der Kombination aus Desktop-Web-App und Handy-App lassen sich im digitalen Bautagebuch Fotos, Material, Unterschriften und gearbeitete Zeiten ganz einfach dokumentieren. Das Ganze funktioniert sogar offline. Sobald die Internetverbindung wieder steht, werden die Daten direkt übermittelt. 

Mit der Craftboxx dokumentierst du sämtliche Informationen, die bei einem Auftrag wichtig sind. Mitarbeitende, Werkzeuge sowie Lieferscheine und Listen kannst du ganz einfach digital in der App teilen. So sehen Mitarbeitende auf der Baustelle immer direkt alles, was im Büro geändert worden ist - und umgekehrt. 

Eine digitale Abnahme und der Export in alle gängigen Formate ist mit der Craftboxx auch möglich. Bist du neugierig geworden? Probier die Craftboxx jetzt 14 Tage lang aus - kostenlos und absolut unverbindlich. 

Zusammenfassung

Die Baudokumentation ist ein entscheidender Bestandteil von Bauprojekten, um Arbeitsschritte, Fortschritte und Abschlüsse zu dokumentieren und bei Bedarf zu belegen. Durch die Digitalisierung verlagert sich die Dokumentation zunehmend von Papier auf digitale Lösungen, die effizienteren Austausch und mehr Überblick bieten. Eine ideale Baudokumentation ist vollständig, klar strukturiert, verständlich und gegen Änderungen abgesichert. Viele digitale Lösungen ermöglichen eine effektive, cloud-basierte und benutzerfreundliche Baudokumentation, die auch offline funktioniert und den Austausch zwischen Baustelle und Büro vereinfacht.

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