06.11.2023
Fotodokumentation auf der Baustelle - unser Ratgeber
Das Ergebnis und die kompetente Ausführung von einzelnen Arbeitsschritten spielen im Handwerk eine große Rolle. Im besten Fall gibt es eine Vertrauensbasis zwischen dir und deiner Kundschaft. Im Zweifelsfall ist es zugleich wichtig, die korrekte Ausführung der eigenen Arbeit dokumentieren zu können. Hierzu eignet sich eine Dokumentation per Foto am besten. Ein Bild sagt schließlich mehr als tausend Worte.
Fotodokumentation - ganz einfach
Die Fotodokumentation dient zum Beispiel auf einer Baustelle dazu, vor Beginn der Arbeiten den ursprünglichen Zustand eines Objekts festzuhalten. Außerdem dient die Aufnahme von Fotos dazu, einzelne Arbeitsschritte und den Zwischenstand der Ausführungen korrekt zu erfassen. Eine gute Fotodokumentation im Handwerk besitzt den Charakter eines Berichts, weil eine solide Fotodokumentation auch Beweiskraft im Falle von Mängeln besitzt.
Zweck der Fotodokumentation am Beispiel Baustelle
Eine vollständige Fotodokumentation dient dazu, Mängel festzustellen und die vollständige Ausführung eines Auftrags zu dokumentieren. Darüber hinaus erleichtert die Fotodokumentation die Kommunikation mit Mitarbeitenden im Büro oder mit weiteren beteiligten Parteien. Tatsächlich ist die Liste an Einsatzmöglichkeiten lang, weshalb es im Folgenden nur eine Auswahl gibt.
Eine gute Fotodokumentation kann rechtlichen Schutz bieten.
Mit einer Fotodokumentation der Arbeitsschritte auf der Baustelle sparst du viele Worte.
Auf Fotos lassen sich Gefahren festhalten, die du direkt mit Mitarbeitenden teilen kannst.
Bei interessierter Kundschaft kann eine Fotodokumentation die Rechnungsstellung erleichtern.
Auf was du bei der Fotodokumentation achten solltest
Eine gute Fotodokumentation zu erstellen gelingt am besten, indem du ein paar Hinweise beachtest. Am wichtigsten sind die technischen Voraussetzungen. Du kannst entweder eine Kamera dafür nutzen, die du ausschließlich für diesen Zweck besitzt. Oder du nutzt die Kameras deiner Betriebstelefone. In vielen Fällen sind Smartphone-Kameras heute gut genug für eine ausreichende Fotodokumentation.
Im Detail solltest du generelle Hinweise für gute Fotos beachten. Fotografiere wenn möglich immer bei Tageslicht. Finde die richtige Perspektive, um dein Motiv deutlich darzustellen. Mache sowohl großwinklige Aufnahmen als auch Detailaufnahmen, sodass die Arbeit auch für Unbeteiligte nachvollziehbar wird.
Achte nicht zuletzt unbedingt darauf, die Bilder ordentlich abzulegen. Dazu gehört eine eindeutige Benennung der Dateien. Überlege dir dafür am besten ein Schema. Gute Dateinamen enthalten das Datum, etwas wie die Auftragsnummer und eine Information über das konkrete Motiv.
Fotodokumentation auf Baustellen - welche Stolperfallen gibt es?
Eine solide Fotodokumentation ist nicht schwer. Trotzdem solltest du einige Stolperfallen im Blick haben, wenn du auf der Baustelle oder auch bei der Kundschaft fotografierst. Auch in Eile solltest du dich nicht mit einem verschwommenen oder verwackelten Foto zufriedengeben. Später kann dir genau dieses Foto fehlen. Du solltest sowieso mehr als ein Foto machen, um etwas Auswahl zu haben.
Trotzdem solltest du nur das fotografieren, was wirklich wichtig ist. Ansonsten sind die Kolleginnen und Kollegen im Büro lange damit beschäftigt, wichtige Fotos von unwichtigen Fotos zu trennen bzw. bei dir nachzufragen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, solltest du keine Personen oder personenbezogenen Motive in der Fotodokumentation erfassen. Auf der Baustelle passiert das wahrscheinlich nicht so schnell. In der Wohnung eines Kunden können aber Personen wie zum Beispiel Kinder auf Fotos sein. Auch Wandfotos vor Ort sollten nicht im Detail erkennbar sein. Besprich das ansonsten gern mit dem Kunden vor Ort.
Fotodokumentation: Experten-Tipps für unterschiedliche Bereiche
Wir haben noch weitere Tipps fürs Handwerk, was eine gute Fotodokumentation auf der Baustelle betrifft. Dabei geht es vor allem darum, die konkreten Arbeiten bzw. Arbeitsbereiche gut sichtbar auf einem Foto vorliegen zu haben.
Steckdosen und Telefondosen
Durch die aufgesetzte Blende sind Fotos allein von außen bei Steckdosen oder Telefondosen nicht aussagekräftig genug. Hier ist es sinnvoll, auch die Verkabelung auf einem Foto zu dokumentieren. Bilder von der gesamten Vorher-Nachher-Situation sind hier besonders wichtig.
Der Sicherungskasten
Besonders bei Veränderungen kann es wichtig sein, den ursprünglichen Zustand des Sicherungskastens auf einem Foto zu dokumentieren. Achte hierbei darauf, dass die einzelnen Sicherungen und vor allem die Beschriftungen gut erkennbar sind.
Böden und Fenster und Türen und Wände
In vielen Wohnräumen ist schon lange nichts mehr an Böden und Wänden gemacht worden. Dokumentiere per Foto am besten frühestmöglich den Zustand, den du vorfindest. Wie sieht der aktuelle Fußboden aus und was für eine Qualität hat der Untergrund? Sind die Wände in gutem Zustand, oder enthalten die Wände Risse oder andere Mängel? Für Maler kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Unebenheiten festzuhalten, die sich durch einen Anstrich allein nicht ausbessern lassen.
Schäden und Schimmel
Bei Schäden oder Schimmel kann es sinnvoll sein, sowohl im Detail als auch in der Totalen zu fotografieren. Letzteres ist bei großflächigen Mängeln sinnvoll, um das Ausmaß vollständig zu erfassen. Bei Detailaufnahmen in der Fotodokumentation kann ein Zollstock im Bild helfen, die Ausbreitung zu erkennen.
Fotodokumentation auf der Baustelle per App
Viele Betriebe im Handwerk kümmern sich schon um eine Fotodokumentation oder müssen das sogar tun. Oft machen Mitarbeitende Fotos mit ihren Handys und verschicken diese per E-Mail oder per Messenger wie Whatsapp. Das bringt einige Probleme mit sich.
Wo werden die Bilder zentral und geordnet gesammelt?
Wie sieht es mit Regelungen zum Datenschutz aus?
Abgesehen vom Datenschutz: Was gibt es rechtlich sonst noch zu beachten?
Auf diese Weise kann die Fotodokumentation bei einem Auftrag also schnell ziemlich chaotisch werden. Doch wenn im Betrieb schon eine Fotodokumentation stattfindet, kann sie mit einfachen Hilfsmitteln auch noch professioneller werden. Viele Handwerksbetriebe nutzen dafür heute eine App.
Der Einsatz einer App zur Fotodokumentation hat mindestens zwei Vorteile:
Die Dokumentation findet im selben Ökosystem statt.
Die App kann noch weitere Funktionen besitzen.
Mit einer Cloud-Funktion können alle Mitarbeiter:innen auf die Fotos zugreifen.
Fotodokumentation in einem Ökosystem
Wenn alle Mitarbeitenden dieselbe App nutzen, weißt du jederzeit, wo sich die Bilder aus der Fotodokumentation befinden. Du stellst dir keine Frage, ob nun jemand etwas per E-Mail oder per Messenger verschickt hat und du musst nicht nach dem richtigen Whatsapp-Chat suchen, um das Bild von der Baustelle zu finden.
Weitere Funktionen in einer Handwerker-App
Apps für die Fotodokumentation richten sich meistens an Beschäftigte im Handwerk. Das ist ein Grund, weshalb auch andersherum die meisten Handwerker-Apps über eine Fotodokumentation verfügen. Wenn du sowieso schon länger deine Arbeitsabläufe mit einer Software umstellen wolltest, bietet dir die Fotodokumentation dadurch vielleicht einen guten Ansatz.
Fotodokumentation mit der Craftboxx
Unser Handwerker-Tool Craftboxx bietet zum Beispiele eine einfache Fotodokumentation an. Deine Mitarbeitenden haben in der App permanent Einblick in ihre Aufträge. Diese sind wie in einem Ordner auf einem Computer abgelegt. Darin findest du dann alle Informationen, die du brauchst. Das verwendete Werkzeug, die zugeordneten Mitarbeiter und die Bilder aus der Fotodokumentation.
Die Craftboxx bietet also eine umfassende Einsatzplanung. Zur selben Zeit haben wir sie ausschließlich mit genau den Funktionen ausgestattet, die im Handwerk wesentlich sind. Dadurch bleibt alles übersichtlich und schlank und erfordert nur eine einfache Einarbeitung. Wenn du jetzt Lust hast, deine Fotodokumentation auf eine neue Lösung umzustellen, machen wir dir das Angebot, die Craftboxx-App 14 Tage lang kostenfrei zu testen. In dieser Zeit kannst du alle Funktionen mit deinen Mitarbeitenden ausprobieren.
Zusammenfassung
Die Fotodokumentation ist ein wesentliches Element im Handwerk, um die korrekte Ausführung von Arbeitsschritten zu belegen und eine Vertrauensbasis mit der Kundschaft aufzubauen. Fotos dokumentieren den ursprünglichen Zustand eines Objekts, den Fortschritt der Arbeiten und helfen bei der Beweisführung im Fall von Mängeln, wodurch sie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit weiteren Beteiligten erleichtern.
Obwohl dieser Text rechtliche Aspekte berührt, stellt der Inhalt keine Rechtsberatung dar. Trotz unserer Recherche können wir für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität garantieren. Wenn Sie juristische Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte eine Anwaltskanzlei.
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