4 Dec 2023

Auftragsplanung im Handwerk - einfach und gut

Eine gute Auftragsplanung ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Projektabschluss. Ein Betrieb mit optimaler Planung punktet darüber hinaus auch bei der Kundschaft. Für die eigenen Ansprüche kann es helfen, sich die Kernpunkte einer guten Auftragsplanung noch einmal ins Gedächtnis zu rufen. Außerdem lohnt sich mittlerweile ein Blick auf digitale Lösungen.

Vorteile einer guten Auftragsplanung

Mit einer guten Auftragsplanung lässt sich Zeit, Material und damit Geld sparen. Ein gut geplanter Auftrag und ein Team, das du gezielt einsetzt, machen Arbeitsabläufe für alle einfacher. Das verhindert, dass du Ressourcen verschwendest.

Wenn du nach Verbesserungsmöglichkeiten in deiner Auftragsplanung suchst, können diese klassisch ausfallen. Bessere Absprachen oder das Lernen aus vorherigen Aufträgen sind Stellschrauben für viele Betriebe. Daneben stecken viele Möglichkeiten darin, den eigenen Betrieb zu modernisieren.

Für eine Modernisierung deiner Auftragsplanung brauchst du gar keine hochbezahlten Expert:innen von außerhalb. Du musst deinen Betrieb auch nicht völlig auf links drehen. Ein Weg, den immer mehr Betriebe für ihre Auftragsplanung wählen, ist der Einsatz von Handwerkersoftware. Damit lassen sich Arbeitsabläufe digital abbilden und vielfach mit besserem Ergebnis planen.

Aufträge nach Priorität planen

Eine gute Auftragsplanung umfasst die Organisation und Koordination von Ressourcen, Werkzeug, Material und Fahrzeugen. Einer der wichtigsten Faktoren ist die Zeit. Es ist wichtig, innerhalb der Auftragszeit Prioritäten festzulegen. Dabei kann es helfen, die Arbeitsabläufe in Phasen bzw. einzelne Arbeitsschritte einzuteilen. Die endgültige Einteilung in der Auftragsplanung richtet sich dann nach einem Faktor wie Dringlichkeit oder danach, wie viel Geld durch den Auftrag kurz- und langfristig reinkommt.

Wenn du bei deinen Aufträgen regulär einen Puffer einplanst, kannst du auch mit unvorhergesehenen Ereignissen gut umgehen.

Ressourcen richtig einplanen

Ein Überblick über Ressourcen wie Werkzeug, Material und Fahrzeuge ist enorm wichtig. Das betrifft Material, das bei Aufträgen verbraucht wird und auch besonders Spezialwerkzeug, das nur selten zum Einsatz kommt, aber bei bestimmten Aufträgen unbedingt griffbereit sein sollte. Gleiches gilt für Fahrzeuge, mit denen Mitarbeiter:innen nicht nur zu ihren Aufträgen kommen, sondern auch die entsprechenden Werkzeuge und das Material transportieren können.

Kommunikation im Team

Die Auftragsplanung profitiert sehr stark davon, wenn das Team regelmäßig miteinander im Gespräch ist. Je besser die Abstimmung zwischen den Beteiligten funktioniert, desto erfreulicher sind am Ende die Arbeitsergebnisse.

Kommunikation in der Auftragsplanung

Die Kommunikation in der Umsetzung eines Auftrags kann unterschiedlich verlaufen. Das direkte Gespräch hilft nach wie vor oft, Missverständnissen vorzubeugen. Mitarbeiter:innen können allerdings nicht ständig wieder ins Büro kommen. Oft schließt ein Auftrag an den nächsten an und solche Zwischenstopps würden zu doppelten Wegen führen. In dem Fall kann ein Telefonat oft Abhilfe schaffen. Egal, ob im direkten Gespräch vor Ort oder per Telefon - viele Dinge lassen sich so miteinander klären. Allerdings braucht diese Art der Abstimmung auch ihre Zeit.

Auftragsplanung und Feedback

Ein weiterer wichtiger Bereich in der Kommunikation ist das Feedback. Wenn du willst, kannst du dazu auch die Manöverkritik nach einem Auftrag zählen. Es geht darum, herauszufinden, was sich noch besser erledigen lässt. Dafür braucht es eine offene Gesprächskultur.

Das alles ist nicht immer leicht, verringert aber das Risiko von Missverständnissen und kann sogar zu mehr Bewerbungen durch Nachwuchs führen. Immerhin arbeitet jede:r gern in einem Team, in dem alle gut miteinander umgehen.

Auftragsplanung und Dokumentation

Kaum eine Auftragsplanung kommt ohne Dokumentation aus. Während des Auftrags stellt eine gute Dokumentation sicher, dass immer alle im Bilde sind, wie der Stand auf der Baustelle ist. Nach einem Auftrag kannst du anhand der Ergebnisse sehen, was sich beim nächsten Mal verbessern lässt.

Auftragsplanung mit digitalen Lösungen

Immer mehr Betriebe setzen in ihrer Auftragsplanung und -organisation auf die passende Handwerkersoftware.

So lässt sich mit der richtigen Software ganz einfach ein Auftrag digital anlegen. Oft bieten digitale Lösungen die Möglichkeit, entsprechende Auftragsmappen zu erstellen. Darin finden sich dann digitale Arbeitszettel, eine Übersicht über Werkzeug und Material und am Ende auch noch das Abnahmeprotokoll.

Die Kolleg:innen im Büro und die Mitarbeiter:innen auf der Baustelle vor Ort können beide gemeinsam auf diese Mappe zugreifen und haben damit immer alle wichtigen Informationen im Blick.

Eine intergierte Statusangabe kann unnötige telefonische Nachfragen verhindern und erlaubt jeder einzelnen beteiligten Person, jederzeit den Überblick über die Auftragsplanung zu haben.

Mit der Craftboxx punktet eine digitale Lösung vor allem durch Übersichtlichkeit und leichte Bedienung. Mit einem kostenlosen 14-tägiggen Test kannst du das ganz einfach selbst ausprobieren.

Zusammenfassung

Eine effektive Auftragsplanung ist für Handwerksbetriebe sehr wichtig, um Zeit und Geld zu sparen. Eine gute Planung führt zu mehr Erfolg. Dabei helfen heute immer häufiger digitale Lösungen. Eine moderne Handwerkersoftware kann dabei die passende Unterstützung bieten. Der Einsatz digitaler Werkzeuge in die Planung kann deinen betrieb ordentlich voranbringen.

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