6 Nov 2023

Handwerkersoftware als Cloud-Lösung - über den Wolken geht die Arbeit leicht von der Hand

Eine cloudbasierte Softwarelösung kann dir deine Arbeit auf der Baustelle nicht abnehmen. Doch leichter kann sie deine Arbeit schon machen. Was die Cloud eigentlich ist und welche Vorteile sie für Handwerksbetriebe bietet, haben wir hier einmal zusammengetragen. 

In aller Kürze:

  • Cloud-basiertes Arbeiten wird auch im Handwerk immer beliebter.

  • Clouds sind web-basierte Systeme zur Speicherung, Bearbeitung und Verbreitung von Daten.

  • Clouds sind nicht an ein Endgerät „gebunden“, sondern können dezentral und flexibel genutzt werden.

  • Der Speicherplatz der Cloud befindet sich auf einem externen Server des jeweiligen Anbieters.

  • Spezielle IT-Infrastruktur passt Clouds ideal an die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben an.

  • Zum Arbeiten in der Cloud benötigt man einen Zugang, eine Internetverbindung und ein Endgerät mit Internet-Browser.

  • Clouds bringen viele überzeugende Vorteile für das Handwerk mit sich.


Die Cloud - und was sie mit Handwerkersoftware zu tun hat

Fangen wir bei den Basics an. Um zu verstehen, wie dir die Cloud in deinem Handwerksbetrieb helfen kann, willst du sicher erst einmal wissen, worum es sich bei dieser sagenumwobenen „Wolke“ überhaupt handelt.

Clouds sind web-basierte Systeme, über die du Daten speichern, ablegen, bearbeiten und teilen kannst. Web-basiert bedeutet, dass du nicht an ein spezielles Endgerät, zum Beispiel deinen Computer, gebunden bist. Die Cloud kannst du von überall aus über einen Internet-Browser aufrufen – also beispielsweise auch via Laptop oder Tablet. Auf diese Weise hast du dein Büro immer dabei - beim Kundentermin oder mit dem Smartphone auf der Baustelle.

Durch diese Flexibilität unterscheidet sich die Cloud maßgeblich von klassischen Computer-Programmen, die meist nur auf einem Gerät installiert werden und auch nur darüber genutzt werden können.

Damit die Nutzung über verschiedene Endgeräte möglich ist, werden deine Daten sicher auf einem externen Server (beziehungsweise „in der Cloud“) gespeichert. Hoster, bei denen du Speicherplatz kaufen kannst, bieten dir in der Regel zusätzlich eine spezielle IT-Infrastruktur an. Diese sorgt wiederum dafür, dass die Cloud perfekt auf deine Bedürfnisse als Handwerker zugeschnitten ist und dir zusätzlich viele nützliche Funktionen bietet.

Übrigens: Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass du bereits eine Cloud nutzt. Klassische und bekannte Dienste sind Dropbox, Google Drive und die iCloud. Auch viele Buchhaltungsprogramme, die du vielleicht schon einmal getestet hast, sind cloud-basiert.

Was benötige ich für das Arbeiten mit einer Handwerkersoftware in der Cloud?

Wenn du in deinem Handwerksbetrieb eine digitale Cloud-Lösung nutzen möchtest, brauchst du:

  • den Zugang zu einem Cloud-Dienst

  • eine (stabile) Internetverbindung

  • ein (mobiles) Endgerät mit Internetzugang/Browser

Spätestens jetzt dürfte klar sein, wie extrem niederschwellig das Arbeiten in der Cloud ist. Du musst definitiv kein IT-Experte sein, um von einer cloud-basierten Software für das Handwerk zu profitieren.

Welche Vorteile hat eine Handwerkersoftware in der Cloud?

Du kannst dich bei der Nutzung von Cloud-Lösungen fürs Handwerk auf einige Vorzüge freuen. Einige der wichtigsten haben wir für dich zusammengetragen. 

Vorteile der Cloud im Überblick:

  • maximale Flexibilität

  • keine Installation und Wartung der Software notwendig 

  • Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten

  • effektiveres und effizienteres Arbeiten

  • geringere Fehlerquoten

  • sichere und externe Speicherung von Daten

  • Kostensenkung

  • flexible Preismodelle

  • weniger „Zettelchaos“

  • einfacher Datenimport und -export

  • ideale Anpassung an die Bedürfnisse von Handwerkern

  • stetige Weiterentwicklung der Dienste

  • gesteigerte Attraktivität deines Unternehmens


Maximale Flexibilität

Du willst am Wochenende von zuhause aus ein bisschen Buchhaltung erledigen oder deinem Kunden im Termin erste Entwürfe für euer Projekt zeigen, hast aber keine Lust, ständig alle möglichen Unterlagen von A nach B zu schleppen? Mit der Cloud ist das kein Problem, denn damit kannst du nun alles von jedem Gerät aus abrufen – sicher, zuverlässig und zu 100 Prozent flexibel.

Bei einer Handwerkersoftware ergeben sich die Vorteile der Cloud vor allem bei der Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro. Andauernde Telefonate, in denen es dann doch nach dem Auflegen noch Fragen gegeben hat, gehören der Vergangenheit an. Jede Änderung in deiner digitalen Auftragsmappe kommt sofort bei den Mitarbeitenden vor Ort an.

Keine Installation und Wartung notwendig

Umfangreiche PC-Programme mögen vor vielen Jahren noch das große Ding im Handwerk gewesen sein – doch mittlerweile sind sie definitiv nicht mehr zeitgemäß. Wenn du dich stattdessen für eine Handwerkersoftware mit Cloud-Lösung entscheidest, entfällt nicht nur die nervige Installation, du sparst auch jede Menge Zeit und Geld, weil keine Wartungen oder Updates notwendig sind. Wenn etwas aktualisiert werden muss, dann kümmert sich dein Anbieter darum und du kannst dich ganz entspannt um deine Kernkompetenz, das Handwerk, kümmern.

Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten

Auftragsinfos, Skizzen, Fotos, Notizen – deine Mitarbeitenden und du können alles in Echtzeit via Cloud miteinander teilen. Die Programme sind so konzipiert, dass es kaum Verzögerungen gibt und alle zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand sind.

Effektiveres und effizienteres Arbeiten

Jeder Handwerker, der bereits mit einer Cloud arbeitet, wird dir bestätigen können, dass alltägliche Abläufe dadurch nahezu perfektioniert werden. Ganz egal, in welchen Bereichen du cloud-basiert arbeiten möchtest – eine Steigerung von Effektivität und Effizienz ist quasi vorprogrammiert. Gründe hierfür sind u. a. die Verringerung von Verwaltungsaufgaben und eine reduzierte Fehlerquote. Auch eine verbesserte Kommunikation zählt zu den positiven Effekten der Cloud.

Geringere Fehlerquoten 

Wo Abläufe optimiert und Kommunikationswege verkürzt werden, sinkt automatisch auch die Fehlerquote. So kann dir der Einsatz einer cloud-basierten Handwerker-Software-Lösung für deinen Handwerksbetrieb beispielsweise dabei helfen,

  • Aufträge besser zu koordinieren

  • die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden sauber zu erfassen

  • Daten der Kundschaft und von Mitarbeitenden sicher und zentral zu speichern

  • Unterlagen für die Buchhaltung an einem zentralen Ort zu sammeln

Sichere und externe Speicherung von Daten

Das Thema Datensicherheit ist spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 in aller Munde. Entgegen der allgemeinen Ansicht, die externe Speicherung von (personenbezogenen) Daten wäre ein größeres Risiko, kann an dieser Stelle mit gutem Gewissen gesagt werden: Professionelle Cloud-Anbieter, die ihre Server in der EU oder sogar in Deutschland hosten, bieten dir die maximale Sicherheit. Achte bei deiner Wahl also in erster Linie darauf, dass der Dienstleister seriös ist und alle Vorgaben der DSGVO erfüllt.

Kostensenkung

Gesteigerte Effizienz, gesenkte Fehlerquoten, optimierte Arbeitsprozesse, wegfallende Installation und Wartung teurer Programme – keine Frage: Richtig eingesetzt, ist die Cloud ein waschechter Kosten-Senker. 

Flexible Preismodelle

Bleiben wir noch kurz beim Thema Kosten, um festzuhalten: Flexible Preismodelle vieler Handwerkersoftware-Lösungen, die den individuellen Anforderungen der Nutzer entsprechen, gehören in der Cloud-Branche quasi zum guten Ton. Neben einer kostenlosen Test-Variante gibt es in der Regel mindestens zwei Preismodelle, die du je nach Bedarf auswählen kannst. Mögliche Kriterien dabei können sein: die Anzahl der Mitarbeitenden, der Leistungsumfang oder der benötigte Speicherplatz.

Weniger „Zettelchaos“

Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung deiner Arbeitsprozesse zu weniger Zettelchaos auf deinem Schreibtisch führt. Freu dich darauf, dass du mit der Cloud endlich die Möglichkeit haben wirst, alles an einem zentralen Ort zu speichern. Damit ist die Zeit endlich vorbei, in der du dich fünfmal am Tag gefragt hast „Wo habe ich das denn nochmal abgelegt?“. Die Antwort lautet nun immer: „Na, in der Cloud natürlich!“

Einfacher Datenimport und -export

Du hast die Informationen zu einem neuen Auftrag bereits in einem Word-Dokument gesammelt? Dokumentierst die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter bisher in einer Excel-Tabelle? Koordinierst Termine via Outlook? 

Kein Problem, all diese Daten kannst du ziemlich einfach in deine Cloud importieren, sodass eine händische Übertragung nicht notwendig ist. Gleiches gilt auch für den Export von Daten, der im Normalfall nach einem bis zwei Klicks erledigt ist. Eine gute Software erlaubt die ideale Anpassung an die Bedürfnisse von Handwerkern. Egal, ob Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Buchhaltung, Personalverwaltung oder Informationsaustausch – cloud-basierte Software unterstützt dich genau da, wo du Unterstützung brauchst. 

Neben vielen allgemeinen Features geben dir spezielle Anbieter für Handwerksbetriebe auch jede Menge Funktionen an die Hand, die ideal auf deine Branche abgestimmt sind. Damit bist du bestens auf das „Handwerk 4.0“ vorbereitet.

Stetige Weiterentwicklung der Dienste

Stillstand ist etwas, das sich kein Unternehmen leisten kann – weder du als Handwerker noch die Anbieter von Cloud-Lösungen. Darum sind letztere immer darum bemüht, ihre Dienste stetig zu optimieren und weiterzuentwickeln. Dafür suchen serviceorientierte Anbieter aktiv den Kontakt zu ihren Nutzern und bitten um konstruktives Feedback. Du als Handwerker kannst davon nur profitieren, denn es bedeutet: Die Cloud wird mit der Zeit immer besser.

Gesteigerte Attraktivität deines Unternehmens

Zu guter Letzt noch ein Punkt, den du in Zeiten des Fachkräftemangels auf keinen Fall unterschätzen darfst: Digitales Arbeiten mit der Cloud macht deinen Handwerksbetrieb nicht nur für qualifizierte Gesellen und Meister attraktiver, sondern auch und in erster Linie für potentielle Auszubildende. Die Handwerker von morgen wissen innovative und digitale Ansätze und Prozesse zu schätzen. Die Cloud kann dir also sogar dabei helfen, deine Azubis von morgen zu überzeugen.

Handwerkersoftware mit Cloud-Funktion bringt deinen Betrieb voran 

Wie du siehst, bringt der Einsatz von cloud-basierter Handwerkersoftware jede Menge Vorteile mit sich. Am besten probierst du es einfach mal aus. Wir bieten dir hier kostenlos und unverbindlich die Möglichkeit, unsere Craftboxx 14 Tage lang zu testen. Das Besondere: Du hast bereits im Test Zugriff auf alle Funktionen - inklusive Cloud

Zusammenfassung

Cloudbasierte Softwarelösungen bieten Handwerksbetrieben eine Reihe von Vorteilen, darunter Flexibilität, sichere Datenspeicherung auf externen Servern, keine Notwendigkeit für Softwareinstallationen und Echtzeit-Synchronisation auf allen Geräten. Diese webbasierten Systeme ermöglichen es Handwerker:innen, Daten effizient zu speichern, zu bearbeiten und zu teilen, wodurch die Organisation und Effizienz von Arbeitsabläufen verbessert wird.

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