8 Nov 2023

Projektplanung im Handwerk - statt Outlook die Craftboxx

Projektplanung im Handwerk hat viele Gesichter. Während nach wie vor viele Betriebe auf analoge Absprachen und Planung auf Papier setzen, entdecken gleichzeitig immer mehr Handwerker, dass digitale Lösungen nicht nur effizienter sind. Sie sind langfristig betrachtet auch ressourcenschonender. Viele Handwerker wagen sich schon an digitale Lösungen und erledigen ihre Einsatzplanung mit Outlook.

Ob das die beste Lösung ist? Wir haben ein paar bekannte Schwachstellen des E-Mail-Clients für die Einsatzplanung von Handwerkern zusammengetragen - und einen Vorschlag für dich, was besser funktioniert.

In aller Kürze:

  • Viele Handwerker nutzen Outlook nicht nur für ihren E-Mail-Verkehr, sondern auch für die Projektplanung.

  • Grundsätzlich gute (weil digitale) Herangehensweise, allerdings weist Outlook einige Schwachstellen auf.

  • Sinnvolle Alternative: Spezielle Software zur Projektplanung für Handwerker

Projektplanung im Handwerk mit Outlook - warum das besser geht

Projektplanung mit Outlook? Das Microsoft-Programm ist erstaunlich vielseitig und längst nicht nur zum Versenden und Empfangen von E-Mails geeignet. Wenn du darin deine Projekte planen möchtest, hast du viele verschiedene Möglichkeiten – angefangen bei der Kategorisierung und Priorisierung über das Dokumentieren von Fortschritten bis hin zu einer genauen Terminsetzung.

Klingt super? Stimmt. Doch im Vergleich mit anderer spezieller Handwerker-Software hat Outlook einige Schwächen.

Schwachstelle #1: Mangelnde Synchronisation

Das wohl größte Problem von Outlook ist, dass die Aufträge, die du vielleicht im Büro anlegst, nicht automatisch bei deinen Mitarbeitern auf der Baustelle ankommen. Im Fachjargon spricht man auch von fehlender Synchronisation.

Das Resultat: Deine Leute auf dem Bau können weder die kompletten Informationen über den Auftrag lesen, noch eigene Ergänzungen – zum Beispiel über zusätzlichen Aufwand, verwendete Materialien, Abnahmen und Co. – machen. Das wiederum führt zu zusätzlichen Absprachen innerhalb des Teams und auch zwischen dir und der Kundschaft.

Ein solcher Bruch in der Kommunikation bedeutet nicht nur nervigen Mehraufwand, sondern ist auch der ideale Nährboden für Fehler und Missverständnisse, die ihr eigentlich vermeiden könntet.

Exkurs: 5 Gründe, warum Synchronisation bei der Nutzung von Handwerker-Software so wichtig ist

  1. Alle im Betrieb sollten zu jeder Zeit Zugriff auf alle Informationen haben können.

  2. Die Kundschaft sollte stets über alles informiert werden können – sowohl auf der Baustelle als auch bei einem Anruf im Büro.

  3. Synchronisation vermeidet Fehler und Mehraufwand.

  4. Durch synchronisierte Abläufe tretet ihr insgesamt professioneller auf.

  5. Synchronisation ermöglicht flüssiges Arbeiten.

Schwachstelle #2: Fehlende Zeiterfassung

Warum für jeden Arbeitsschritt ein anderes Programm nutzen, wenn man auch alles in einem erledigen kann?

Wenn du bereits Outlook zur Projektplanung genutzt hast und nun auf der Suche nach einer Alternative für deinen Betrieb bist, dann hat dich vielleicht gestört, dass du hiermit keine Arbeitszeiten erfassen kannst und somit wiederum ein erheblicher Mehraufwand bei der Abrechnung entsteht.

Die gute Nachricht: Du musst dir deinen Arbeitsalltag nicht noch schwerer als ohnehin schon machen! Nutz doch einfach eine Projektplanungs-Software fürs Handwerk, bei der die Zeiterfassung schon integriert ist. Auf diese Weise haben deine Mitarbeitenden wirklich alles, was sie brauchen, an einem Ort:

  • alle Informationen zum Auftrag und zur Kundschaft

  • die Möglichkeit, eigene Ergänzungen zu machen

  • die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit schnell und unkompliziert zu dokumentieren

Schwachstelle #3: Unzureichende Zusatz-Funktionen

Dass deine Mitarbeitenden auf der Baustelle nur schwer auf die Projekt-Informationen zugreifen können, haben wir bereits im Abschnitt zur Synchronisation geklärt. Doch selbst wenn es anders ist, stoßen sie vermutlich schnell an ihre Grenzen, weil oftmals einfach die Zeit fehlt, um beispielsweise lange Texte über einen Fehler oder eine Beschädigung zu schreiben.

Wäre es in diesem Fall nicht so viel besser, einfach schnell ein Foto mit dem Smartphone zu schießen und es dem Auftrag hinzuzufügen? Mit zusätzlichen Funktionen dieser Art kann Outlook leider nicht punkten – Alternativen wie spezielle Handwerker-Software dafür schon. Ein Grund mehr also, dich mal genauer mit dieser Thematik auseinanderzusetzen.

Schwachstelle #4: Mangelhafte Darstellung der Projekte

Obwohl Outlook dir einige Möglichkeiten bietet, deine Projekte optisch ansprechend darzustellen, muss an dieser Stelle trotzdem gesagt werden: Das reicht ab einem gewissen Grad nicht mehr aus.

Gerade dann, wenn sich Aufträge überschneiden, deine Leute zwischen Baustelle A und Baustelle B hin- und herfahren müssen und unterschiedliche Werkzeuge brauchen oder du selbst einen Überblick über eure aktuelle Auslastung brauchst, kommt das Microsoft-Programm schnell an seine Grenzen.

Nutze für die Projektplanung im Handwerk besser ein spezielles Programm. Du wirst es nicht bereuen. Mit der richtigen Software kannst du deine Projekte nicht nur viel effizienter planen, du erhältst auch eine Übersicht, die endlich dem allgemeinen (Zettel-)Chaos ein Ende bereitet.

Die Alternative: Craftboxx - dein Handwerker-Tool

Outlook zur Projektplanung zu nutzen ist keine schlechte Idee – aber es gibt durchaus noch bessere. So einfach wie Outlook - oder noch einfacher: Das war unser Anspruch bei der Entwicklung unserer Handwerker-Software Craftboxx. Alles im Blick von der Einsatzplanung über die Dokumentation und die Zeiterfassung bis zur Integration mit anderen Software-Lösungen wie sevDesk oder lexoffice. Das machen wir für unsere Kundschaft möglich. Wenn du möchtest, kannst du die Software einfach, kostenlos und unverbindlich ausprobieren. Melde dich dafür doch jetzt direkt zum Test an.

Zusammenfassung

Während viele Handwerksbetriebe ihre Planung noch auf Papier erledigen, nutzen einige Handwerker:innen Programme wie Outlook für ihre Projektplanung. Das ist schon ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung, doch Outlook weist in der Einsatzplanung für Handwerker:innen auch einige Schwächen auf: mangelnde Synchronisation, fehlende Zeiterfassung und unzureichende Zusatzfunktionen. Eine bessere Alternative bietet spezielle Handwerkersoftware, die eine umfassende, effiziente und benutzerfreundliche Lösung für Projektmanagement im Handwerk darstellt.

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