Die Outlook-Alternative: Warum Projektplanung mit spezieller Handwerker-Software besser ist

Projektplanung im Handwerk hat viele Gesichter. Während nach wie vor viele Betriebe auf analoge Absprachen setzen, entdecken zeitgleich immer mehr, dass digitale Lösungen nicht nur effizienter, sondern langfristig betrachtet auch ressourcenschonender sind. Ein Liebling, der vielen Handwerkern bei ihrer Planung treue Dienste erweist, ist Outlook. Doch so praktisch das E-Mail-Programm auch sein mag, es weist ein paar Schwachstellen auf, die du mit anderen Lösungen clever umgehen kannst.

In aller Kürze:

• Viele Handwerker nutzen Outlook nicht nur für ihren E-Mail-Verkehr, sondern auch für die Auftragsplanung
• Grundsätzlich gute (weil digitale) Herangehensweise, allerdings weist Outlook einige Schwachstellen auf
• Sinnvolle Alternative: Spezielle Software zur Auftragsplanung für Handwerker

Outlook zur Projektplanung: Kann man machen, muss man aber nicht

Projektplanung mit Outlook? Ja! Das Microsoft-Programm ist erstaunlich vielseitig und längst nicht nur zum Versenden und Empfangen von E-Mails geeignet. Wenn du hierüber deine Projekte planen möchtest, hast du viele verschiedene Möglichkeiten – angefangen bei der Kategorisierung und Priorisierung über das Dokumentieren von Fortschritten bis hin zu einer genauen Terminsetzung.

Klingt soweit alles super? Durchaus. Doch lass uns dir anhand von vier Schwachstellen verraten, warum Outlook trotzdem nur so semi für die Projektplanung im Handwerk geeignet ist.

Schwachstelle #1: Mangelnde Synchronisation

Das wohl größte Problem von Outlook ist, dass die Aufträge, die du vielleicht im Büro anlegst, nicht automatisch bei deinen Mitarbeitern auf der Baustelle „ankommen“. Im Fachjargon spricht man auch von fehlender Synchronisation.

Das Resultat: Deine Leute auf dem Bau können weder die kompletten Informationen über den Auftrag lesen, noch eigene Ergänzungen – zum Beispiel über zusätzlichen Aufwand, verwendete Materialien, Abnahmen und Co. – machen. Das wiederum führt zu zusätzlichen Absprachen innerhalb des Teams und auch zwischen dir und der Kundschaft.

Ein solcher Bruch in der Kommunikation bedeutet nicht nur nervigen Mehraufwand, sondern ist auch der ideale Nährboden für Fehler und Missverständnisse, die ihr eigentlich vermeiden könntet.

Exkurs: 5 Gründe, warum Synchronisation bei der Nutzung von Handwerker-Software so wichtig ist

1. Jeder muss zu jeder Zeit Zugriff auf alle Informationen haben können.
2. Die Kundschaft muss stets über alles informiert werden können – sowohl auf der Baustelle als auch bei einem Anruf im Büro.
3. Synchronisation vermeidet Fehler und Mehraufwand.
4. Durch synchronisierte Abläufe tretet ihr insgesamt professioneller als Unternehmen auf.
5. Synchronisation ermöglicht flüssiges Arbeiten.

Schwachstelle #2: Fehlende Zeiterfassung

Warum für jeden Arbeitsschritt ein anderes Programm nutzen, wenn man auch alles in einem erledigen kann?

Wenn du bereits Outlook zur Projektplanung genutzt hast und nun auf der Suche nach einer Alternative für deinen Betrieb bist, dann hat dich vielleicht gestört, dass du hiermit keine Arbeitszeiten erfassen kannst und somit wiederum ein erheblicher Mehraufwand bei der Abrechnung entsteht.

Die gute Nachricht: Du musst dir deinen Arbeitsalltag nicht noch schwerer als ohnehin schon machen! Nutz‘ doch einfach eine Software zur Projektplanung, bei der die Zeiterfassung schon integriert ist – beispielsweise die CRAFTBOXX!

Auf diese Weise haben deine Mitarbeiter wirklich alles, was sie brauchen, an einem Ort:

• alle Informationen zum Auftrag und zur Kundschaft
• die Möglichkeit, eigene Ergänzungen zu machen
• die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit schnell und unkompliziert zu dokumentieren

Schwachstelle #3: Unzureichende Zusatz-Funktionen

Dass deine Mitarbeiter auf der Baustelle nur schwer auf die Projekt-Informationen zugreifen können, haben wir bereits im Abschnitt zur Synchronisation geklärt. Doch selbst wenn es anders ist, stoßen sie vermutlich schnell an ihre Grenzen, weil oftmals einfach die Zeit fehlt, um beispielsweise lange Texte über einen Fehler oder eine Beschädigung zu schreiben.

Wäre es in diesem Fall nicht so viel genialer, einfach schnell ein Foto mit dem Smartphone zu schießen und es dem Auftrag hinzuzufügen?

Mit zusätzlichen Funktionen dieser Art kann Outlook leider nicht dienen – Alternativen wie spezielle Handwerker-Software dafür schon. Ein Grund mehr also, dich mal genauer mit dieser Thematik auseinanderzusetzen.

Schwachstelle #4: Mangelhafte Darstellung der Projekte

Auch wenn Outlook sozusagen sein Bestes gibt und dir einige Möglichkeiten bietet, deine Projekte optisch ansprechend darzustellen, muss an dieser Stelle einfach auch gesagt werden: Das reicht ab einem gewissen Grad nicht mehr aus.

Gerade dann, wenn sich Aufträge überschneiden, deine Leute zwischen Baustelle A und Baustelle B hin- und herfahren müssen und unterschiedliche Werkzeuge brauchen oder du selbst einen Überblick über eure aktuelle Auslastung brauchst, kommt das Microsoft-Programm schnell an sein Limit.

Wir wiederholen uns nur ungern, doch auch hier gilt: Nutze lieber eine Outlook-Alternative beziehungsweise ein spezielles Programm zur Auftragsplanung für Handwerker. Du wirst es nicht bereuen. Mit der richtigen Software kannst du deine Projekte nicht nur viel effizienter planen, du erhältst auch eine Übersicht, die endlich dem allgemeinen (Zettel-)Chaos ein Ende bereitet.

Fassen wir am Ende des Beitrags noch einmal zusammen: Outlook zur Projektplanung zu nutzen ist keinesfalls eine schlechte Idee – aber es gibt durchaus noch bessere. Wenn du auf der Suche nach einer Alternative für deinen Handwerksbetrieb bist, dann solltest du dir unbedingt Softwares wie die CRAFTBOXX anschauen. Diese speziellen Programme kommen nicht nur mit deutlich mehr Funktionen daher, sondern sind auch perfekt auf deine Ansprüche als Handwerker abgestimmt.