Tipps zu einer sauberen Fotodokumentation auf der Baustelle

Eine Frage, die heute eigentlich nicht mehr auf der Baustelle und während der Montage gestellt wird, ist: “Warum eigentlich dokumentieren?” Die Vorteile liegen auf der Hand. Aber warum gibt es heute so wenig Betriebe, die sauber dokumentieren und keine Probleme haben, mit unberechtigten Reklamationen und Kunden, die geleistete Arbeiten einfach nicht bezahlen?

Oft liegt es daran, dass die Fotodokumentation von geleisteter Arbeit direkt beim Kunden (z.b. bei einem Serviceauftrag oder auf dem Bau) zu kompliziert gemacht wird.

Da werden beispielsweise per Whatsapp oder E-Mail Bilder hin und her geschickt, die man dann im Büro einsortiert (oder auch nicht). Oder Bilder, die über den Tag gemacht wurden, werden händisch auf einen Computer übertragen. Dazu kommt noch der Aufwand für eine vernünftige Beschriftung oder Einordnung, damit man es im Fall der Fälle schnell wiederfinden kann. Etc. (Falls du es anders machst, aber auch nicht zufrieden bist, schreibe uns gerne eine E-Mail).

Also entweder man ist viel mit dem Ordnen beschäftigt oder man findet so schnell nichts mehr wieder.

Also wollen wir uns hier um ein paar Fragen der Umsetzung kümmern:

Wie bekommt man die Mitarbeiter motiviert zu einer sauberen Fotodokumentation?

Vorher bei der Planung im Büro eine klare aber unkomplizierte Struktur vorgeben

Unserer Erfahrung nach ist es wichtig, eine klare Struktur für den mobilen Mitarbeiter vorzugeben, damit er weiß, was zu tun ist. Trotzdem darf es auch nicht zu starr sein (oft stoßen Schritt-für-Schritt Apps für Fotodokumentation da an ihre Grenzen), damit flexibel auf Umstände beim Serviceauftrag oder auf dem Bau reagieren werden kann.

Eine einfache Lösung vor einem angeblichen Alleskönner bevorzugen

Mach es nicht zu kompliziert! Oft reicht eine kleinere Lösung aus, mit der man zwar nicht alle Geschäftsprozesse abdeckt, aber dafür schnell loslegen kann. Auch raten wir darauf zu achten, dass besonders die mobile Lösung einfach ist und wenn es kompliziert werden soll, es lieber im Büro zu machen, wo ein großer Bildschirm zur Verfügung steht.

Worauf soll man bei einer Fotodokumentation achten?

Weiterverwertung der Dokumentation

Wichtig wird es auch sein, dass man die Dokumentation auch anschließend vernünftig weiterverarbeiten kann. D.h. eine Fotodokumentation ist schön und gut, aber kann man diese auch bestimmten Kunden und Zeiten zuordnen und entsprechend ablegen? Da ist es schon gut, wenn man alles in z. b. in einem PDF bündeln kann und auch schnell wieder findet.

Was ist der erste Schritt?

Probieren geht über Studieren

Nimm dir einfach mal die Zeit und probiere einfach ein paar Lösungen aus. Wichtig dabei ist, dass du schaust, wie es im Büro und für den Monteur unterwegs aussieht. Und beziehe am besten gleich die Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen, so früh wie möglich mit ein.

Und so haben wir die Fotodokumentation für die Baustelle gelöst.