Ratgeber: Fotodokumentation auf der Baustelle

Wochenlang auf der Baustelle geschuftet. Die Arbeit erledigt, der Kunde zufrieden - oder doch nicht? Manchmal gehen die Vorstellungen auseinander. Oder die Meinungen darüber, wie der Urzustand einer Anlage ausgesehen hat. Im Vorteil ist dann, wer wichtige Arbeitsschritte und Ergebnisse dokumentiert hat. Wie das einfach gelingt, beschreiben wir hier.

Warum eine Fotodokumentation auf der Baustelle?

Manchmal ist ein Kunde nach Auftragsabschluss nicht zufrieden. Oder er erinnert sich anders an den ursprünglichen Zustand eines Objekts. Schnell kann es da zu Vorwürfen kommen: Ist der Auftrag wie vereinbart umgesetzt worden?

Eine vollständige Fotodokumentation hilft dabei, solche Fragen zu klären. Du kannst Mängel feststellen und die vollständige Ausführung eines Auftrags dokumentieren. Darüber hinaus erleichtert die Fotodokumentation die Kommunikation mit Mitarbeiter/innen im Büro oder mit weiteren Beteiligten. Tatsächlich ist die Liste an Einsatzmöglichkeiten lang, eine Auswahl:

1. Eine gute Fotodokumentation kann rechtlichen Schutz bieten.

2. Mit einer Fotodokumentation der Arbeitsschritte auf der Baustelle sparst du viele Worte.

3. Auf Fotos lassen sich Gefahren festhalten, die du direkt mit Mitarbeiter/innen teilen kannst.

4. Bei interessierter Kundschaft kann eine Fotodokumentation die Rechnungsstellung erleichtern.

Kurz gesagt: Im Zweifelsfall ist es wichtig, die korrekte Ausführung der eigenen Arbeit dokumentieren zu können. Hierzu eignet sich eine Dokumentation per Foto am besten. Ein Bild sagt schließlich mehr als tausend Worte. Eine gute Fotodokumentation im Handwerk besitzt den Charakter eines Berichts, weil eine solide Fotodokumentation auch Beweiskraft im Falle von Mängeln besitzen kann.

Worauf solltest du dabei achten?

Eine gute Fotodokumentation zu erstellen gelingt am besten, indem du ein paar Hinweise beachtest. Am wichtigsten sind die technischen Voraussetzungen. Du kannst entweder eine Kamera dafür nutzen, die du ausschließlich für diesen Zweck besitzt. Oder du nutzt die Kameras deiner Betriebstelefone. Smartphone-Kameras sind heute oft gut genug für eine ausreichende Fotodokumentation.

1. Fotografiere am besten bei Tageslicht.

2. Finde die richtige Perspektive, um dein Motiv deutlich darzustellen.

3. Mache sowohl großwinklige Aufnahmen als auch Detailaufnahmen, sodass die Arbeit auch für Unbeteiligte nachvollziehbar wird.

4. Lege die Bilder ordentlich ab. Dazu gehört eine eindeutige Benennung der Dateien. Überlege dir dafür am besten ein Schema. Gute Dateinamen enthalten das Datum, eine Auftragsnummer und eine Information über das konkrete Motiv.

Welche Stolperfallen gibt es?

Eine solide Fotodokumentation ist nicht schwer. Trotzdem solltest du einige Stolperfallen im Blick haben, wenn du auf der Baustelle oder auch bei der Kundschaft fotografierst. Auch in Eile solltest du dich nicht mit einem verschwommenen oder verwackelten Foto zufriedengeben. Später kann dir genau dieses Foto fehlen. Du solltest sowieso mehr als ein Foto machen, um etwas Auswahl zu haben.

Fotografiere trotzdem nur, was wirklich wichtig ist. Ansonsten sind Mitarbeiter/innen im Büro lange damit beschäftigt, wichtige Fotos von unwichtigen Fotos zu trennen bzw. bei dir nachzufragen.

Achtung: Um rechtliche Probleme zu vermeiden, solltest du keine Personen oder personenbezogenen Motive in der Fotodokumentation erfassen. Auf der Baustelle passiert das wahrscheinlich nicht so schnell. In der Wohnung eines Kunden können aber Personen auf Fotos auftauchen. Auch Wandfotos vor Ort sollten nicht im Detail erkennbar sein. Besprich das gern mit dem Kunden vor Ort.

Experten-Tipps für die Fotodokumentation

Wir haben noch weitere Tipps für eine gute Fotodokumentation auf der Baustelle.

Steckdosen und Telefondosen

Durch die aufgesetzte Blende sind Fotos von außen bei Steckdosen oder Telefondosen nicht aussagekräftig genug. Hier ist es sinnvoll, auch die Verkabelung auf einem Foto zu dokumentieren. Bilder von der gesamten Vorher-Nachher-Situation sind besonders wichtig.

Der Sicherungskasten

Besonders bei Veränderungen kann es wichtig sein, den ursprünglichen Zustand des Sicherungskastens auf einem Foto zu dokumentieren. Achte darauf, dass die einzelnen Sicherungen und vor allem die Beschriftungen gut erkennbar sind.

Böden und Fenster und Türen und Wände

In vielen Wohnräumen ist schon lange nichts mehr an Böden und Wänden gemacht worden. Dokumentiere per Foto am besten frühestmöglich den Zustand, den du vorfindest. Wie sieht der aktuelle Fußboden aus und was für eine Qualität hat der Untergrund? Sind die Wände in gutem Zustand, oder enthalten die Wände Risse oder andere Mängel? Für Maler/innen kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Unebenheiten festzuhalten, die sich durch einen Anstrich allein nicht ausbessern lassen.

Schäden und Schimmel

Fotografiere bei Schäden oder Schimmel am besten sowohl im Detail als auch in der Totalen. Letzteres ist bei großflächigen Mängeln sinnvoll, um das Ausmaß vollständig zu erfassen. Bei Detailaufnahmen in der Fotodokumentation kann ein Zollstock im Bild helfen, die Ausbreitung zu erkennen.

Fotodokumentation per App

Viele Betriebe im Handwerk kümmern sich schon um eine Fotodokumentation oder müssen das sogar tun. Oft machen Mitarbeiter/innen Fotos mit ihren Handys und verschicken diese per E-Mail oder per Messenger wie Whatsapp. Das bringt einige Probleme mit sich.

• Wo werden die Bilder zentral und geordnet gesammelt?

• Wie sieht es mit Regelungen zum Datenschutz aus?

• Abgesehen vom Datenschutz: Was gibt es rechtlich sonst noch zu beachten?

Auf diese Weise kann die Fotodokumentation bei einem Auftrag also schnell ziemlich chaotisch werden. Doch wenn im Betrieb schon eine Fotodokumentation stattfindet, kann sie mit einfachen Hilfsmitteln auch noch professioneller werden. Viele Handwerksbetriebe nutzen dafür heute eine App.

Der Einsatz einer App zur Fotodokumentation hat einige Vorteile:

1. Die Dokumentation findet im selben Ökosystem statt.

2. Die App kann noch weitere Funktionen besitzen.

3. Mit einer Cloud-Funktion können alle Mitarbeiter/innen auf die Fotos zugreifen.

Fotodokumentation in einem Ökosystem

Wenn alle Mitarbeiter/innen dieselbe App nutzen, weißt du jederzeit, wo sich die Bilder aus der Fotodokumentation befinden. Also musst du nicht nach dem richtigen Whatsapp-Chat suchen, um ein Bild von der Baustelle zu finden.

Weitere Funktionen in einer Handwerker-App

Apps für die Fotodokumentation richten sich oft an Beschäftigte im Handwerk. Deshalb verfügen die meisten Handwerker-Apps über eine Fotodokumentation. Wenn du sowieso schon länger deine Arbeitsabläufe mit einer Software umstellen wolltest, bietet dir die Fotodokumentation dadurch vielleicht einen zusätzlichen Grund.

Fotodokumentation mit der Craftboxx

Mit Software-Lösungen wie der Craftboxx verfügst du über eine einfach zu nutzende Fotodokumentation. Deine Mitarbeiter/innen haben in der App permanent Einblick in ihre Aufträge. Diese sind wie in einem Ordner auf einem Computer abgelegt. Darin findest du dann alle Informationen, die du brauchst. Das verwendete Werkzeug, das zugeordnete Personal und die Bilder aus der Fotodokumentation.

Wenn du jetzt Lust hast, deine Fotodokumentation auf eine neue Lösung umzustellen, kannst du die Craftboxx-App 14 Tage lang kostenfrei zu testen. In dieser Zeit kannst du alle Funktionen mit deinen Mitarbeiter/innen ausprobieren.

Jetzt die Fotodokumentation professionalisieren

Die Fotodokumentation ist ein wesentliches Element im Handwerk, um die korrekte Ausführung von Arbeitsschritten zu belegen und eine Vertrauensbasis mit der Kundschaft aufzubauen. Fotos dokumentieren den ursprünglichen Zustand eines Objekts, den Fortschritt der Arbeiten und helfen bei der Beweisführung im Fall von Mängeln. Dadurch können sie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit weiteren Beteiligten erleichtern.