3 Nov 2023

Zeiterfassung im Handwerk - ganz einfach per App

Die Zeiterfassung gehört zu den wichtigsten Aufgaben in Handwerksbetrieben. Nicht nur aus gesetzlichen Gründen. Auch für die interne Abrechnung von Lohnzeiten wie extern im Austausch mit der Kundschaft musst du Arbeitszeiten bzw. Auftragszeiten akribisch erfassen. Das erfordert aufseiten der Mitarbeitenden, dass sie alle Stunden ganz genau notieren und an die Kolleginnen und Kollegen im Büro weitergeben. Hier müssen dann die Abläufe stimmen, um die Zeiten in die Buchhaltung zu übermitteln. Das gilt vor allem überall dort, wo die Zeiterfassung noch auf Papier erfolgt. 

Weil Papier aber nicht sehr komfortabel ist und im stressigen Alltag andere Dinge wichtig sind, kann es schon mal passieren, dass jemand vergisst, die Arbeitsstunden zu notieren. Ein Problem für die Abrechnung und auch juristisch heikel. Außerdem häufen sich die Zettel auf dem Schreibtisch und diese Papierflut nimmt mit der Zeit immer mehr Überhand. Eine mittlerweile weit verbreitete Lösung? Die digitale Stempeluhr. Mit einer digitalen Stechuhr - am besten als Handy-App - können deine Mitarbeitenden komfortabel und schnell ihre Zeiten eintragen. In vielen Fällen überträgt eine App zur Zeiterfassung die Daten dann direkt ans Büro. Hier können die Informationen in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. 

Digitale Stechuhr - welche Zeiterfassungs-App ist geeignet?

Die Arbeitszeit zu erfassen ist mit unterschiedlichen Apps möglich. Aber welche Zeiterfassung ist speziell für Handwerker geeignet? Die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro und die Arbeit auf der Baustelle erfordern für die Zeiterfassung eine App, die einfach bedienbar und am besten über eine Cloud-Funktion vernetzt ist. Darüber hinaus gibt es noch andere Fragen im Vorfeld zu klären, die dir die Auswahl der richtigen Arbeitszeiterfassung erleichtern. 

Mobile Zeiterfassung im Handwerk - Fragen zum richtigen Tool 

Die richtige App für deine Zeiterfassung kannst du auf unterschiedlichen Wegen finden. Eine Möglichkeit ist es, einfach mal zu googeln und Apps auszuprobieren, die einen kostenlosen Test bieten. Hier besteht allerdings die Gefahr, sich in den Funktionen zu verlieren und immer wieder Neues zu entdecken - was du vielleicht gar nicht brauchst. Du kannst dir vorher aber auch etwas Zeit nehmen und wichtige Fragen klären. So stellst du für dich sicher, was eine Zeiterfassungs-App auf jeden Fall bieten muss und was dir weniger wichtig ist. Wir haben dazu ein paar Fragen zusammengestellt, die ein großer Teil unserer Kundschaft sich vorher auch schon gestellt hat. 

Fragen:

  • Welche Arbeitszeiten willst Du erfassen?

    • Arbeitszeit vor Ort?

    • Arbeitszeit im Betrieb?

    • Fahrzeiten?

    • Arbeitszeiten in unterschiedlichen Bereichen?

  • Welches Betriebssystem nutzt du auf deinen Geräten?

    • Brauchst Du eine Zeiterfassungs-App für Android?

    • Suchst Du eine Handwerker-Zeiterfassung fürs iPhone?

    • Nutzt du Windows auf deinen Geräten und suchst die passende App?

  • Ist dir eine Unterteilung in Auftragszeiten und Lohnzeiten wichtig?

  • Welche weiteren Funktionen soll die App bieten?

  • Was für ein Design wünschst du dir?

  • Was ist dir bei der Bedienung der Zeiterfassung in der App sonst noch wichtig?


Welche Arbeitszeit willst du mit der App erfassen?

Die Frage nach Arbeitsort und Arbeitszeit im Handwerk kann sich vor dem Hintergrund unterschiedlicher Überlegungen ergeben. Ein gutes Beispiel ist der Wunsch, die internen Abläufe zu verbessern. Auch im Handwerk ist der Fachkräftemangel ein Problem. Deshalb möchtest du sicher mit den verfügbaren Mitarbeitenden so viel Arbeit wie möglich gut erledigen. Und dann kann es einen Unterschied machen, ob die Arbeit bei der Kundschaft oder im Betrieb stattfindet. Ein wichtiges Thema sind auch die Fahrzeiten, die in vielen Fällen zur Arbeitszeit gehören. 

Ein Beispiel:
Handwerksmeister Müller hat jede Menge Kundschaft, aber verteilt im ganzen Stadtgebiet. Die Mitarbeitenden des Betriebs verfügen jeweils über die Ausstattung, um die meisten Aufträge erledigen zu können, ohne in den Betrieb zurückzufahren. Nach einigen Wochen mit der neuen Zeiterfassung fällt nun auf, dass die separat erfasste Fahrtzeit einen großen Anteil an der Arbeitszeit hat. Deshalb überlegt Handwerksmeister Müller nun, die Termine vor Ort besser zusammenzulegen, damit die Wege zwischen den Arbeitsstätten kürzer werden. Ohne die Zeiterfassung wäre das vielleicht gar nicht so schnell aufgefallen. 

Für welches Betriebssystem benötigst du eine Zeiterfassungs-App?

Auch die Frage nach der vorhandenen Technik ist wichtig. Immerhin gibt es manche Apps nur fürs iPhone und andere nur für Android. Das ist zwar insgesamt gesehen selten der Fall. Trotzdem ist es wichtig, diese Frage vorher zu klären. Stell dir vor, du findest eine perfekt passende App für dich - und dann funktioniert sie auf deinen Geräten nicht. Je nach Größe deines Betriebs kannst du nicht mal eben alle mobilen Geräte austauschen.

Ist dir eine Unterteilung in Auftragszeiten und Lohnzeiten wichtig?

Im Handwerk kann eine Zeiterfassung sinnvoll sein, die eine Aufteilung und Auswertung bei Lohnzeiten und Auftragszeiten erlaubt. Lohnzeiten umfassen die Arbeitsstunden deiner Mitarbeitenden, während die Auftragszeit sich auf den reinen Arbeitsaufwand bezieht. Dieser kann der Kundschaft dann problemlos in Rechnung gestellt werden. 

Welche weiteren Funktionen soll die App bieten?

Du planst die Einführung einer Zeiterfassung in deinem Betrieb? Je nach App kannst du prüfen, ob deine Arbeitsabläufe noch von weiteren Funktionen profitieren. Mit einigen Apps ist eine umfassende Einsatzplanung möglich. Wichtig fürs Handwerk kann auch eine Funktion zur Dokumentation sein. Fotos von der Baustelle direkt im Büro? Oder wie sieht es mit einer digitalen Abnahme aus? In einer Zeit, wo alles digital wird, macht sowas auch bei der Kundschaft einen guten Eindruck. 

Was für ein Design wünschst du dir?

Wie die App aussieht, ist doch völlig egal? Sicher: Die Funktionen sind wichtiger. Was bringt dir eine schicke App, wenn nichts funktioniert. Aber viele Mitarbeitende lassen sich am besten dazu motivieren, etwas Neues zu benutzen, wenn es auch Spaß macht. Hier kann das Design schon eine Rolle spielen. 

Trotzdem sollte das Design nicht überfrachtet sein, richtig? Auf der Baustelle brauchst du keine Zeiterfassung mit blinkenden Knöpfen, sondern eine, die übersichtlich ist und gut funktioniert. Einfache Menüs und gute Import- und Export-Funktionen sind da sicherlich wichtiger. 

Was ist dir bei der Bedienung der Zeiterfassung in der App sonst noch wichtig?

Was ist dir beim Einsatz einer Zeiterfassungs-App als Handwerker noch wichtig? Soll die App kostenlos sein? Wie hoch ist dein Budget? Bei kostenlosen Apps gilt für die Zeiterfassung das gleiche wie bei anderen Apps auch: Eine gute Entwicklung kostet Geld. Gleiches gilt für einen engagierten Support. Wenn du also ein Unternehmen mit konkreter Ansprechperson möchtest, lohnt sich eine kleine monatliche Investition für eine gute App. 

Und wie funktioniert die Zeiterfassung per App nun?

Nachdem du alle wichtigen Fragen geklärt hast, ist alles andere ein Kinderspiel. Das digitale Timetracking – also die Zeiterfassung mit einer App fürs Smartphone und andere Endgeräte – ist kein Hexenwerk. Wenn du und deine Mitarbeiter das Prinzip erst einmal verinnerlicht habt, wird die Arbeitszeiterfassung schon bald zur Selbstverständlichkeit, über die niemand mehr nachdenken muss.

Die meisten Apps für die Zeiterfassung im Handwerk bieten zwei Möglichkeiten für das Erfassen der Arbeitszeit.

  • die Zeiterfassung in der App mithilfe von Start-, Pausen- und Stop-Knopf

  • die Arbeitszeiterfassung mithilfe einer manuellen Eingabe von Arbeitszeitbeginn und -ende

Das klingt nicht nur theoretisch einfach, sondern ist es auch ganz praktisch: Handwerker-Apps, mit denen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen können, kommen häufig bewusst schnörkellos und selbsterklärend daher. Denn nur so können sie auch garantiert perfekt in den hektischen Arbeitsalltag eines Handwerkers eingebunden werden – eine ganz grundlegende Voraussetzung dafür, dass die App auch tatsächlich genutzt wird.

Arbeitszeiten, die mithilfe der App aufgezeichnet wurden, werden dann normalerweise im Anschluss automatisch ans Büro übermittelt und können dort insbesondere direkt für die Lohn- und Projektabrechnung verwendet werden.

7 Vorteile der Zeiterfassung via App

Falls du noch immer nicht überzeugt bist, kommen hier unsere 7 Vorteile einer Zeiterfassungs-App für Handwerksbetriebe. Am Ende des Textes erfährst du auch noch, wie du ganz einfach und unverbindlich kostenlos ausprobieren kannst, ob du mit einer digitalen Stechuhr gut fährst. 

Dass die Zeiterfassung mittels App Vorteile für das Handwerk mit sich bringt, sollte nun klar sein – warum sonst gibt es inzwischen so viele verschiedene Anbieter? Damit du dir jedoch ganz sicher sein kannst, dass sich die Umstellung vom analogen Zettelchaos zur digitalen Stempeluhr lohnt, möchten wir dir hier nochmal im Detail zeigen, warum die Arbeitszeiterfassung im Handwerk mit einer App so sinnvoll ist.

Vorteil #1: verbesserter Betriebsüberblick

Eine App für die Zeiterfassung in deinem Betrieb verschafft dir einen besseren Überblick über Arbeitsabläufe und die Art, wie Zeit genutzt wird. So kannst du prüfen, ob schon alles so läuft, wie du es dir wünschst, oder ob es etwas gibt, was du verbessern möchtest. Auch in der Buchhaltung lassen sich dadurch Abläufe optimieren. 

Vorteil #2: rechtssichere Zeiterfassung

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig und ab „Stunde 0“ dokumentieren müssen. Eine entsprechende Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes wird wohl in absehbarer Zukunft kommen.

Indem du jetzt schon mit einer digitalen Stempeluhr auf die digitale Zeiterfassung via App umsattelst, ist dein Betrieb bestens auf die Änderungen vorbereitet und kann sich – während alle anderen Handwerker in Panik ausbrechen – weiterhin dem Wesentlichen widmen: den Aufträgen.

Vorteil #3: gesenkte Fehlerquote

Sicherlich hast du es schon etliche Male erlebt, dass deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle lückenhaft oder auch gar nicht dokumentiert haben. So etwas ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch zu ziemlich nervigen Fehlern bei der Abrechnung führen. Beim Notieren von Arbeitszeiten auf Papier kann das allerdings schnell passieren. 

Um dir dieses Szenario in Zukunft zu ersparen, solltest du auf eine digitale Zeiterfassung mit einer App umstellen. So können deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit nicht nur lückenlos tracken - dank der automatischen Datenübertragung ans Büro wird auch die Fehlerquote sinken.

Das freut nicht nur deinen Steuerberater, sondern auch die Kundschaft.

Vorteil #4: echte Zeitersparnis

Nie wieder Stundenzettel suchen, nie wieder die „Sauklaue“ dieses einen Mitarbeiters entziffern, nie wieder rätseln, zu welchem Auftrag die erfasste Arbeitszeit gehört! Stattdessen: Projekt- und Lohnabrechnung innerhalb weniger Minuten und endlich wieder mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Klingt doch ziemlich gut, oder?

Vorteil #5: mehr Transparenz

Eine detaillierte Zeiterfassung kann extrem aufschlussreich sein und dir zum Beispiel genau vor Augen führen:

  • wie viel Zeit deine Mitarbeiter schon auf einer Baustelle verbracht haben

  • wie ihr im Zeitplan liegt

  • wie viel Zeit für welche Teilbereiche draufgeht

  • an welchen Stellen unerwarteter Mehraufwand entstanden ist

  • wo ihr euch zeitlich verschätzt habt

Das schafft Transparenz und liefert dir wichtige Informationen z. B. zur Nachkalkulation.

Vorteil #6: verbesserte Projektplanung

Jeder Handwerker kennt es: Egal, wie gründlich du ein Angebot kalkulierst – am Ende passiert es trotzdem hin und wieder, dass du dich verschätzt und der Arbeitsaufwand höher ist als gedacht. Wenn zuvor schon ein Festpreis mit dem Kunden vereinbart wurde, ist das nicht nur ärgerlich, sondern ein wirtschaftlicher Fehltritt.

Um sowas in Zukunft zu vermeiden, kann es hilfreich sein, Zeiten gewissenhaft und differenziert zu erfassen und auszuwerten. Auf diese Weise kannst du genau überprüfen, wie viel Zeit deine Mitarbeiter für welchen Arbeitsschritt brauchen – und das wiederum ist extrem wertvolles Wissen für deine nächste Projektplanung beziehungsweise Angebotskalkulation.

Vorteil #7: optimierte Arbeitsabläufe

Auch abseits der Arbeit mit Kunden kann die genaue Zeiterfassung mithilfe einer App spannende Erkenntnisse liefern. Die App kann sehr schnell zeigen, ob deine Mitarbeitenden zu lange Fahrzeiten haben und so kannst du dich im nächsten Schritt fragen, wie du die Routen noch besser planen kannst, um wertvolle Zeit rauszuholen. Oftmals reichen schon kleine Veränderungen aus, um große Effekte zu erzielen.

Digitale Stechuhr? Probier’s kostenlos aus!

Eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Lösungen ist unter Handwerkern nach wie vor weit verbreitet und teilweise auch angebracht. Zur gleichen Zeit entscheiden sich immer mehr Betriebe für digitale Werkzeuge. Eines davon kannst du 14 Tage lang kostenlos ausprobieren: die Craftboxx. Mach den kostenlosen Test und ziehe echte Erfahrungen aus der Nutzung! 

Zusammenfassung

Die Zeiterfassung in Handwerksbetrieben ist entscheidend für die interne und externe Abrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Digitale Stechuhren und Zeiterfassungs-Apps bieten eine moderne Lösung, indem sie die Datenerfassung vereinfachen, Papierchaos reduzieren und eine direkte Übertragung der Arbeitszeiten ans Büro ermöglichen, was zu einer effizienteren und rechtssicheren Abwicklung führt.

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