Die App für die Zeiterfassung im Handwerk

Für fast alles gibt es heute eine App. Selbstverständlich auch für die Zeiterfassung. Im Zuge des zentralen Urteils des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) von 2019 kommen Betriebe sowieso kaum um die Zeiterfassung herum. Wer also noch analog unterwegs ist, steigt am besten zeitig auf eine digitale Zeiterfassung um.

Vorteile der Zeiterfassung für Betriebe

Obwohl mit der Zeiterfassung bürokratische Herausforderungen verbunden sind, hat sie auch Vorteile für dich im Betrieb. Zum Beispiel für die interne Abrechnung von Lohnzeiten und extern im Austausch mit der Kundschaft. Dafür musst du Arbeitszeiten bzw. Auftragszeiten akribisch erfassen. Die Transparenz verhindert nicht bloß rechtliche Probleme, sondern kann auch beim Gespräch mit dem Kunden helfen.

Herausforderungen der Zeiterfassung

Damit das alles klappt, ist von den Beschäftigten eine korrekte Erfassung der Stunden gefordert. Und die entsprechenden Informationen müssen am Ende des Tages dann auch in der Buchhaltung landen. Dabei kann auch schon einmal etwas verloren gehen. Das gilt vor allem dort, wo die Zeiterfassung noch auf Papier erfolgt.

Die Zettelwirtschaft und die Papierberge auf vielen Schreibtischen haben allerdings immer weniger Fans. Heute geht vieles digital. Noch besser: Mit der passenden App ist die Zeiterfassung ganz einfach mobil möglich. Und die Daten landen bei einer Cloudsoftware auch sofort im Büro.

Dein Weg zur richtigen App

Die Arbeitszeit zu erfassen ist mit unterschiedlichen Apps möglich. Aber welche Zeiterfassung ist speziell fürs Handwerk geeignet? Die folgenden Fragen samt Antworten helfen dir dabei, die richtige Software für deinen Betrieb zu finden.

• Welche Arbeitszeiten willst Du erfassen?

  • Arbeitszeit vor Ort?

  • Arbeitszeit im Betrieb?

  • Fahrtzeiten?

  • Arbeitszeiten in unterschiedlichen Bereichen?

• Welches Betriebssystem nutzt du auf deinen Geräten?

  • Brauchst du eine Zeiterfassungs-App für Android?

  • Suchst du eine Zeiterfassung fürs iPhone?

  • Nutzt du Windows auf deinen Geräten und suchst die passende App?

• Welche weiteren Funktionen soll die App bieten?

• Was für ein Design wünschst du dir?

• Was ist dir bei der Bedienung der App sonst noch wichtig?

Welche Arbeitszeit willst du erfassen?

Was zur Arbeitszeit zählt, hängt vom rechtlichen Rahmen und den Vereinbarungen in deinem Betrieb ab. Deshalb ist eine App sinnvoll, die es dir erlaubt, entsprechende Unterscheidungen zwischen Arbeitszeit und z. B. Fahrtzeit zu treffen.

Die korrekte Zeiterfassung kann außerdem dabei helfen, Zeitfresser im Betriebsablauf zu bestimmen. Dann macht es schon einen Unterschied, ob Beschäftigte ihre Arbeitszeit im Betrieb mit Aufgaben verbracht haben oder beim Kunden waren.

Ein Beispiel für die Zeiterfassung:

Handwerksmeister Müller hat jede Menge Kundschaft, aber verteilt im ganzen Stadtgebiet. Die Mitarbeiter/innen haben meistens alles dabei, sodass sie die meisten Aufträge erledigen können, ohne in den Betrieb zurückzufahren.

Nach einigen Wochen mit der neuen Zeiterfassung fällt nun auf, dass die separat erfasste Fahrtzeit einen großen Anteil an der Arbeitszeit hat. Deshalb überlegt Handwerksmeister Müller, die Termine vor Ort besser zusammenzulegen, damit die Wege zwischen den Arbeitsstätten kürzer werden. Ohne die Zeiterfassung wäre das vielleicht gar nicht so schnell aufgefallen.

Welches Betriebssystem nutzt du?

Weil es manche Apps nur fürs iPhone und andere nur für Android gibt, solltest du das bei der Entscheidung mitbedenken. Obwohl viele Apps heute für alle Betriebssysteme verfügbar sind, ist es wichtig, das vorher klären. Stell dir vor, du findest eine perfekt passende App für dich - und dann funktioniert sie auf deinen Geräten nicht. Je nach Größe deines Betriebs kannst du nicht mal eben alle mobilen Geräte austauschen.

Welche weiteren Funktionen brauchst du?

Du planst die Einführung einer Zeiterfassung in deinem Betrieb? Je nach App kannst du prüfen, ob deine Arbeitsabläufe noch von weiteren Funktionen profitieren. Mit einigen Apps ist eine umfassende Einsatzplanung möglich. Wichtig fürs Handwerk kann auch eine Funktion zur Dokumentation sein. Oder wie sieht es mit einer digitalen Abnahme aus? In einer Zeit, wo alles digital wird, macht sowas auch bei der Kundschaft einen guten Eindruck.

Was für ein Design wünschst du dir?

Wie die App aussieht, ist doch völlig egal? Sicher: Die Funktionen sind wichtiger. Was bringt dir eine schicke App, wenn nichts funktioniert. Aber viele Mitarbeiter/innen lassen sich am besten dazu motivieren, etwas Neues zu benutzen, wenn es auch Spaß macht. Hier kann das Design schon eine Rolle spielen.

Trotzdem sollte das Design nicht überfrachtet sein, richtig? Auf der Baustelle brauchst du keine Zeiterfassung mit blinkenden Knöpfen, sondern eine, die übersichtlich ist und gut funktioniert. Einfache Menüs und gute Import- und Export-Funktionen sind meistens wichtiger.

Was ist dir sonst noch wichtig?

Was ist dir beim Einsatz einer Zeiterfassungs-App fürs Handwerk noch wichtig? Soll die App kostenlos sein? Wie hoch ist dein Budget? Bei kostenlosen Apps gilt für die Zeiterfassung das gleiche wie bei anderen Apps auch: Eine gute Entwicklung kostet Geld. Gleiches gilt für einen engagierten Support. Wenn du also ein Unternehmen mit konkreter Ansprechperson möchtest, lohnt sich eine kleine monatliche Investition für eine gute App.

Und wie funktioniert das mit der App nun?

Nachdem du alle wichtigen Fragen geklärt hast, ist alles andere ein Kinderspiel. Das digitale Timetracking – also die Zeiterfassung mit einer App fürs Smartphone und andere Endgeräte – ist kein Hexenwerk. Wenn du und deine Mitarbeiter/innen das Prinzip erst einmal verinnerlicht habt, wird die Arbeitszeiterfassung schon bald zur Selbstverständlichkeit.

Die meisten Apps für die Zeiterfassung im Handwerk bieten zwei Möglichkeiten für das Erfassen der Arbeitszeit.

• die Zeiterfassung in der App mithilfe von Start-, Pausen- und Stopp-Knopf

• die Arbeitszeiterfassung mithilfe einer manuellen Eingabe von Arbeitszeitbeginn und -ende

Das klingt nicht nur theoretisch einfach, sondern ist es auch ganz praktisch: Denn nur so kann die Zeiterfassung optimal in den hektischen Arbeitsalltag im Handwerk eingebunden werden – eine ganz grundlegende Voraussetzung dafür, dass die App auch tatsächlich genutzt wird.

Arbeitszeiten, die mithilfe der App aufgezeichnet wurden, werden dann normalerweise im Anschluss automatisch ans Büro übermittelt und können dort direkt für die Lohn- und Projektabrechnung verwendet werden.

Zeiterfassung im Handwerk - easy per App

Die Zeiterfassung im Handwerk per App ist entscheidend für die interne und externe Abrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Digitale Stechuhren und Zeiterfassungs-Apps bieten eine moderne Lösung, indem sie die Datenerfassung vereinfachen, Papierchaos reduzieren und eine direkte Übertragung der Arbeitszeiten ans Büro ermöglichen, was zu einer effizienteren und rechtssicheren Abwicklung führt.