Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb: So einfach funktioniert der digitale Stundenzettel

Das Handwerk stöhnt auf. Nachdem die meisten Betriebe endlich einen Weg gefunden haben, mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umzugehen, kommt nun die nächste bürokratische Hürde. Anlass hierfür ist ein Urteil vom Europäischen Gerichtshof, das im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen wohl einiges verändern wird.

In aller Kürze:

• Europäischer Gerichtshof entschied im Mai 2019, dass Arbeitgeber Arbeitszeiten der Mitarbeiter vollständig dokumentieren müssen
• Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes ist in Arbeit
• Viele Handwerksbetriebe fürchten zusätzlichen bürokratischen Aufwand und neue datenschutzrechtliche Herausforderungen
• Die Lösung für das Problem: der digitale Stundenzettel für Handwerker

Arbeitszeiterfassung in Unternehmen: Gesetzesänderung in Arbeit

Galt bisher die Regel, dass nur Überstunden und Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden müssen, ist nun laut EuGH eine Zeiterfassung ab „Stunde 0“ vorgesehen. Ziel dieser neuen Regelung soll es sein, Arbeitswochen auf maximal 48 Stunden zu begrenzen und somit dem „Flatrate-Arbeiten“ einen Riegel vorzuschieben, so der Deutsche Gewerkschaftsbund.

Auch wenn die entsprechende Gesetzesänderung noch nicht durchgedrückt wurde, solltest du als cleverer Handwerker schon jetzt darüber nachdenken, wie du in Zukunft mit der Thematik umgehst. Auf welche Weise die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst und dokumentiert wird, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Laut EuGH muss das System, für das du dich letztlich entscheidest, aber auf jeden Fall verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein.

Zettelchaos und Mehraufwand bei klassischer Zeiterfassung vorprogrammiert

Ob nun aber der „gute, alte“ Stundenzettel in Papierform oder die Excel-Tabelle die richtige Wahl wären, ist fraglich. Viele Betriebe fürchten sich vor dem erwarteten Mehraufwand, der mit der vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Kollegen einhergehen könnten.

Zurecht, denn vor allem klassische Lösungen wie die gerade genannten können kaum als Entlastung bezeichnet werden, sondern drohen mit noch mehr Schreibtischarbeit als ohnehin schon. Wenn du dann noch über den Aspekt Datenschutz nachdenkst, ist es kein Wunder, wenn du erst einmal schwarz siehst.

Doch warum kompliziert denken, wenn es auch ganz einfach geht?

---

Hier geht es zu einer Checkliste für die Einführung von einer mobilen Zeiterfassung

---

Die Lösung für smarte Handwerker: Der digitale Stundenzettel

Dass der moderne Stundenzettel auch (und gerade!) in Handwerksbetrieben digital sein muss, ist genau genommen genauso selbstverständlich wie die Zwiebeln auf dem Mettbrötchen. Denn sind wir mal ehrlich: Welcher deiner Mitarbeiter hat schon Lust, seine Arbeitszeiten auf ein Blatt Papier zu kritzeln, wenn er von einer Baustelle zur nächsten springt und den Kopf voller Dinge hat, die – Hand aufs Herz! – einfach wichtiger sind?

Wäre es da nicht viel einfacher, schnell das Smartphone zu zücken, die digitale Zeiterfassung mit nur einem Klick in der entsprechenden App zu starten und mit der Arbeit zu beginnen? Keine zerknitterten Zettel, keine krakelige Schrift, die am Ende niemand mehr entziffern kann; stattdessen eine übersichtliche Lösung, die alle Informationen zuverlässig erfasst und sich perfekt in euren Arbeitsalltag integrieren lässt – das ist die digitale Arbeitszeiterfassung via App.

Gut zu wissen: Eine Excel-Tabelle ist übrigens kein digitaler Stundenzettel, da auch hier alle Arbeitszeiten händisch eintragen werden müsstest. Dieses System wäre zwar zweifelsfrei übersichtlicher als Papier-Lösungen und via Speicherung in einer Datencloud auch auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphone, Tablet und PC abrufbar. Doch in der Praxis wirst du vermutlich schnell feststellen, dass das Eintragen und die Pflege der Daten viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Die Sache mit dem Datenschutz: DSGVO-konforme Zeiterfassung

Es ist absolut nachvollziehbar, dass du dich jetzt fragst, wie es sich bei den digitalen Stundenzetteln mit dem Datenschutz verhält – schließlich ist das Thema nach wie vor auch im Handwerk relevant und sollte auf keinen Fall in Vergessenheit geraten.

An dieser Stelle trennt sich vermutlich die Spreu vom Weizen. Wenn du einen digitalen Stundenzettel in deinem Betrieb einführen willst und noch auf der Suche nach dem passenden Anbieter bist, solltest du ganz genau unter die Lupe nehmen, ob dieser auch wirklich eine DSGVO-konforme Zeiterfassung anbietet. Das bedeutet unter anderem, dass die Anwendung:

• Keine Standortdaten deiner Mitarbeiter aufzeichnet und speichert
• Zugriffsrechte auf die Daten deiner Kollegen ganz genau definiert
• Nur die personenbezogenen Daten verlangt, die auch wirklich für die Zeiterfassung notwendig sind (Finger weg von Datenkraken!)
• Einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dir abschließt
• Allgemeine Sicherheitsstandards erfüllt (SSL-Verschlüsselung, Hosting in Europa, etc.)

Gut zu wissen: Digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung sollten auf keinen Fall kategorisch verteufelt werden. Wenn du einen seriösen Anbieter gefunden hast, der verantwortungsbewusst mit den Daten deiner Mitarbeiter umgeht, ist das viel eher im Sinne der DSGVO als lose umherfliegende Zettel auf deinem Schreibtisch.

Keine Frage: Dass Unternehmen im Handwerk und in allen anderen Branchen zukünftig die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfassen müssen, ist nicht nur lästig, sondern stellt einen großen Mehraufwand dar. Umso wichtiger ist es, dass du dich nicht nur auf die Neuerungen vorbereitest, sondern dir auch von Anfang an im Klaren darüber bist: Es kann auch einfach und vor allem ganz ohne Zettelchaos auf dem Schreibtisch funktionieren.

Wir hätten da eine Lösung, die dir dabei behilflich sein kann – die CRAFTBOXX. Wenn du mehr über unseren digitalen Stundenzettel für Handwerker erfahren möchtest, dann klick doch einfach mal hier: