Stundenzettel im Handwerk - was muss drauf?

Kurz zusammengefasst

Seit 2019 verlangt ein EuGH-Urteil die elektronische Zeiterfassung im Handwerk. Stundenzettel müssen Datum, Arbeitszeiten, Arbeitsort und Personendaten enthalten. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre nach Arbeitszeitgesetz.

Was fordert das Gesetz bei der Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung im Handwerk gibt es einiges zu beachten. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) umfasst über 5.000 Wörter an Regelungen. 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) zur Zeiterfassung. 2022 folgte das Bundesarbeitsgericht (BAG) diesem Urteil.

Demnach muss die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmer/innen elektronisch aufgezeichnet werden. Das gilt auch bei flexiblen Arbeitszeiten.

Bei der Systemauswahl hilft der Blick auf die Anforderungen an den klassischen Stundenzettel. Betriebe, die jetzt noch zögern, riskieren rechtliche Probleme. Die Umstellung ist aber meist einfacher als gedacht.

„Die gesetzlichen Vorgaben werden immer konkreter. Wer jetzt handelt, ist später entspannt."

Louisa B., Leidenschaftliche Hobby-Juristin im Team Craftboxx

Was macht einen guten Stundenzettel aus?

Mit einem gut geführten Stundenzettel sind alle auf der sicheren Seite: Mitarbeitende, Betriebe und Kunden. Im Handwerk hilft der Stundenzettel auch dabei, die Leistungen korrekt abzurechnen. Ein korrekter Stundenzettel schützt vor rechtlichen Problemen und ermöglicht eine faire Abrechnung.

Für Betriebe bedeutet das Planungssicherheit und Transparenz bei Arbeitszeiten. Kunden profitieren von nachvollziehbaren Abrechnungen. Schlecht geführte Stundenzettel können dagegen zu Streitigkeiten führen. Die Investition in ein gutes System zahlt sich schnell aus. Moderne digitale Lösungen machen die Dokumentation deutlich einfacher als früher.

Welche Angaben müssen auf jeden Stundenzettel?

Die wichtigsten Informationen auf einem Stundenzettel betreffen die Zeit selbst. Diese Angaben dürfen nicht fehlen, wenn du die gesetzlichen Vorgaben erfüllen möchtest. Ohne diese Mindestangaben ist der Stundenzettel rechtlich wertlos. Die Dokumentation muss lückenlos und nachvollziehbar sein. Bei Kontrollen prüfen Behörden genau diese Punkte.

Pflichtangaben für Stundenzettel:

• Das genaue Datum

• Der Arbeitsbeginn

• Das Arbeitsende

• Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden

• Der Arbeitsort

• Name oder Personalnummer der Person

Optionale Ergänzungen:

• Projekt- oder Auftragsnummer

• Unterschrift des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin

• Unterschrift des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin

Diese zusätzlichen Angaben können die Dokumentation verbessern und bei der Projektabrechnung helfen. Viele Betriebe nutzen sie für interne Zwecke. Rechtlich vorgeschrieben sind sie aber nicht.

Wie lange müssen Betriebe Stundenzettel aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln beträgt zwei Jahre. Hier greift § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Betriebe können sich auch an § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) orientieren. Diese Gesetze regeln längere Aufbewahrungsfristen für bestimmte Geschäftsunterlagen.

Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen oft zehn Jahre aufbewahrt werden. Im Zweifel solltest du dich an der längeren Frist orientieren. Digitale Aufbewahrung ist meist praktischer und platzsparender. Wichtig ist, dass die Daten jederzeit abrufbar bleiben.

Wer ist für das Ausfüllen des Stundenzettels zuständig?

Um einen Stundenzettel auszustellen, arbeiten Arbeitgeber/innen und Arbeitnehmer/innen zusammen. Je nach Regelung notieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten und geben diese an die Buchhaltung weiter. Alternativ lassen Vorgesetzte die Arbeitszeit mit einer Software erfassen. Beide Seiten müssen sich auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung verständigen.

Klare Regeln von Anfang an vermeiden spätere Diskussionen. Die Verantwortung liegt letztendlich beim Arbeitgeber. Dieser muss sicherstellen, dass die Erfassung ordnungsgemäß erfolgt. Schulungen von Mitarbeitenden sind oft hilfreich. Regelmäßige Kontrollen sorgen für Qualität bei der Dokumentation.

„Klare Regeln von Anfang an sparen später viel Diskussionen und Ärger."

Sandra M., Personalverantwortliche bei Craftboxx

Zählt das Ausfüllen des Stundenzettels zur Arbeitszeit?

Das kommt auf die Regelung im Betrieb und die Arbeitszeitmodelle an. Bei Homeoffice oder mobilem Arbeiten muss die Zeiterfassung oft durch Arbeitnehmer/innen selbst erfolgen. Erteilen Vorgesetzte die Anweisung zur Erfassung der Arbeitszeit, ist die Pflege des Stundenzettels Teil der regulären Arbeitszeit.

Du kannst Mitarbeitende nicht dazu verpflichten, die Dokumentation in ihrer Freizeit vorzunehmen. Diese Regel ist rechtlich eindeutig. Bei Verstößen drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen. Moderne Software macht die Erfassung allerdings so schnell, dass der Zeitaufwand minimal ist. Die meisten Mitarbeitenden gewöhnen sich außerdem schnell an digitale Lösungen.

Welche Vor- und Nachteile haben Papier-Stundenzettel?

An einer elektronischen Zeiterfassung führt für die meisten Firmen kein Weg vorbei. Falls sie bei dir noch nicht Standard ist, solltest du die Zeiterfassung bald einführen. Derzeit nutzen viele Betriebe eine dieser Varianten: Stundenzettel auf Papier, Dokumentation per Excel oder Zeiterfassung mit digitalen Software-Lösungen wie der Craftboxx. Viele halten die Arbeitszeiterfassung auf Papier für die einfachste Variante. Doch die Nachteile überwiegen meist deutlich. Der Aufwand für Archivierung und Übertragung ist erheblich. Fehlerquellen sind zahlreich und schwer zu vermeiden.

Was spricht für Papier-Stundenzettel?

Stundenzettel auf Papier sind einfach auszufüllen und kommen ohne Strom und Internet aus. Mitarbeitende benötigen keine Software-Schulung für die Bedienung. Es fallen keine Kosten für Software-Lizenzen an. Die Stundenzettel können einfach vor Ort archiviert werden. Handschriftliche Einträge wirken manchmal vertrauensvoller. Bei technischen Problemen funktioniert Papier immer. Die Anschaffungskosten sind minimal. Für sehr kleine Betriebe kann Papier anfangs praktisch sein. Doch mittelfristig entstehen hohe Folgekosten durch den Arbeitsaufwand.

Was spricht gegen Papier-Stundenzettel?

Die Erfassung der Arbeitszeit auf Papier dauert oft länger als mit einer Software. Müssen die Daten für die Buchhaltung übertragen werden, entstehen häufig Fehler. Der zusätzliche Schritt für die Übertragung benötigt extra Arbeitszeit. Von Stundenzetteln auf Papier gibt es oft nur ein Exemplar, was bei Verlust zum Problem wird.

Abhängig von der Betriebsgröße erhöhen Stundenzettel den Papierverbrauch enorm. Die Archivierung braucht viel Platz und Ordnung. Nachträgliche Änderungen sind schwer nachvollziehbar. Bei Prüfungen wirken Papierunterlagen oft unprofessionell. Die Auswertung ist oft mühsam.

„Ich habe schon Betriebe gesehen, die ganze Aktenschränke voller Stundenzettel hatten – das ist heute nicht mehr zeitgemäß." Boris P., Digitalisierungsberater bei Craftboxx

Wie steigst du auf digitale Stundenzettel um?

Manche Betriebe zögern noch mit der Umstellung ihrer Zeiterfassung auf eine digitale Lösung.

Häufige Fragen sind:

• Funktioniert eine digitale Lösung ohne Unterbrechung?

• Wie schnell lernen Mitarbeitende die Bedienung?

Besonders kleine Handwerksbetriebe fragen sich:

• Wie viel Geld muss ich für eine digitale Zeiterfassung ausgeben?

Diese Sorgen sind meist unbegründet. Die meisten modernen Lösungen sind sehr stabil und benutzerfreundlich. Die Lernkurve ist flacher als gedacht. Die Kostenersparnis durch weniger Arbeitsaufwand rechtfertigt die Investition schnell. Ein schrittweiser Umstieg reduziert das Risiko.

Schritt-für-Schritt Umstellung:

1. Excel als Zwischenschritt Ein erster Schritt könnte der Umstieg von Papier auf Excel sein. So müssen Zeitangaben nicht mehr umständlich übertragen werden. Das spart Papier und Arbeitszeit. Excel ist den meisten bekannt und kostet nichts extra, wenn bereits die Office-suite in Gebrauch ist.

2. Professionelle Software wählen

Noch komfortabler ist eine Software mit spezieller Zeiterfassungs-Funktion. Diese bietet mehr Sicherheit und Automatisierung. Die Auswertungsmöglichkeiten sind deutlich besser.

3. Team schulen und einführen Moderne Software ist meist intuitiv bedienbar. Die meisten Mitarbeitenden lernen den Umgang schnell. Schulungen reduzieren die Hemmschwelle zusätzlich.

Welche digitale Lösung eignet sich fürs Handwerk?

Mit der Craftboxx hast du Zugriff auf eine der besten Alternativen zum Papier-Stundenzettel. Die Zeitangaben lassen sich als Excel oder PDF exportieren, sodass die Lohnbuchhaltung einfach mit den Informationen arbeiten kann. Die Software wurde speziell für die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben entwickelt. Sie berücksichtigt mobile Arbeit, wechselnde Einsatzorte und Projektbezug. Integration mit anderen Geschäftsprozessen ist nahtlos möglich. Updates und Support sind inklusive. Die Cloud-Technologie sorgt für hohe Verfügbarkeit. Datenschutz und Datensicherheit entsprechen deutschen Standards.

Weitere Funktionen der Software:

• Einsatzplanung

• Dokumentation

• Informationsverwaltung

• Cloud-Funktion

• Digitale Abnahme

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen Büro und Baustelle?

Die Mitarbeitenden im Büro nutzen die Craftboxx als Planer für die Terminkoordination. Unterwegs nutzen die Mitarbeitenden im Außendienst die App auf ihrem Smartphone. Durch die Cloud-Funktion können alle jederzeit auf dieselben Informationen zugreifen. Das ermöglicht ein perfektes Zusammenspiel zwischen Baustelle und Büro. Änderungen werden sofort synchronisiert. Konflikte bei der Terminplanung werden vermieden. Die Kommunikation wird deutlich effizienter. Kunden können schneller über Verzögerungen informiert werden. Die Projektübersicht bleibt immer aktuell.

„Unsere Kunden sind überrascht, wie einfach der Wechsel von Papier zur App ist. Die meisten haben es in wenigen Minuten drauf."

Anna M., Support-Mitarbeiterin im Craftboxx-Team

Mit der Registrierung für den kostenlosen Test kannst du alle Funktionen kennenlernen und dich vom Support überzeugen.

Was solltest du bei der Zeiterfassung beachten?

Im Handwerk haben alle Beteiligten ein berechtigtes Interesse an korrekter Zeiterfassung: Mitarbeitende, Betriebe und Kunden. Der Gesetzgeber lässt wenig Spielraum bei den Anforderungen. Von den Arbeitsstunden über Pausen und Ruhezeiten bis hin zu Überstunden musst du alles dokumentieren.

Diese Vollständigkeit sichert alle Beteiligten rechtlich ab. Unvollständige Dokumentation kann teure Nachforderungen zur Folge haben. Regelmäßige Kontrollen der Datenqualität sind wichtig. Mitarbeitende sollten über die Bedeutung ordnungsgemäßer Erfassung informiert werden. Transparenz schafft Vertrauen und Akzeptanz. Die Investition in ein gutes System amortisiert sich durch gesparte Arbeitszeit und vermiedene Probleme.

Falls du das noch mit Stift und Papier erledigst, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf eine digitale Lösung. Office-Programme wie Excel wirken wie eine einfache Alternative, sind aber nicht fürs Handwerk optimiert.

Warum ist spezialisierte Handwerkersoftware die beste Lösung?

Handwerkersoftware wie der Auftragsplaner Craftboxx wurde für das Handwerk und mit dem Handwerk zusammen entwickelt. Das Tool passt perfekt in deine Einsatzplanung und berücksichtigt die Besonderheiten der Branche. Spezialisierte Software versteht die besonderen Anforderungen: mobile Arbeit, wechselnde Einsatzorte, Projektbezug und Kundenabrechnung.

Standard-Office-Programme können diese Komplexität nicht abbilden. Die Bedienoberfläche ist auf Handwerker/innen zugeschnitten. Branchenspezifische Features sparen Zeit und Nerven. Der Support kennt die typischen Herausforderungen. Updates berücksichtigen neue Gesetze und Regelungen. Die Integration mit anderen Handwerker-Tools funktioniert reibungslos.

„Wir haben die Software gemeinsam mit Handwerksbetrieben entwickelt. Deshalb passt sie so gut zu den täglichen Abläufen."

Armir H., Senior-Entwickler bei Craftboxx

FAQ

Muss ich als Handwerker/in Arbeitszeiten elektronisch erfassen?

Ja, seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der Bestätigung durch das BAG 2022 ist die elektronische Zeiterfassung verpflichtend. Papier-Stundenzettel reichen nicht mehr aus.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre nach § 16 Arbeitszeitgesetz. Für steuerliche Zwecke können längere Fristen gelten.

Welche Angaben gehören zwingend auf den Stundenzettel?

Pflichtangaben sind: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, geleistete Stunden, Arbeitsort und Personendaten (Name/Personalnummer). Optional sind Projektnummern und Unterschriften.

Müssen Mitarbeitende die Zeiterfassung in ihrer Freizeit machen?

Nein, wenn der Arbeitgeber die Zeiterfassung anordnet, gehört diese zur Arbeitszeit. Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden, dies in ihrer Freizeit zu erledigen.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung fürs Handwerk?

Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Viele Lösungen bieten kostenlose Testphasen. Die Investition rechnet sich meist schnell durch gesparte Arbeitszeit.

Kann ich Excel für die Zeiterfassung nutzen?

Excel kann als Zwischenschritt von Papier zur digitalen Lösung dienen, ist aber nicht optimal fürs Handwerk. Spezialisierte Software bietet mehr Funktionen und Rechtssicherheit.

Bereit für die digitale Zeiterfassung?

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