Stundenzettel im Handwerk: Gesetzliche Pflichten, Inhalte und Digitalisierung

Zentrale Inhalte

• Rechtslage: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) (2022) und des Urteils Europäischen Gerichtshofes (EuGH) (2019) ist die systematische Arbeitszeiterfassung Pflicht.

• Inhalt: Zwingend erforderlich sind Datum, Start-/Endzeit, Dauer, Arbeitsort und Name.

• Fristen: Mindestaufbewahrung 2 Jahre (ArbZG), empfohlen 10 Jahre (steuerliche Relevanz).

• Format: Der Trend geht zur digitalen Zeiterfassung, da analoge Stundenzettel z. B. im Handwerk fehleranfällig und verwaltungsintensiv ist.

Gesetzliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung

Nach aktueller Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sind Betriebe verpflichtet, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Basis für den Arbeitsschutz. Zwei Gerichtsurteile haben die Anforderungen an die Dokumentation verschärft:

1. EuGH-Urteil (2019): Arbeitgeber in der EU müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen.

2. BAG-Beschluss (2022): Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Pflicht zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit (nicht nur der Überstunden).

Dies gilt auch für flexible Arbeitszeiten und Außendiensteinsätze im Handwerk. Betriebe, die keine systematische Erfassung von Stundenzetteln (elektronisch oder händisch) durchführen, handeln rechtswidrig.

Pflichtangaben: Was muss auf dem Stundenzettel stehen?

Ein rechtskonformer Stundenzettel muss sechs spezifische Mindestangaben enthalten, um behördlichen Prüfungen standzuhalten.

Damit die Dokumentation nachvollziehbar und lückenlos ist (z. B. für Zollkontrollen oder Schwarzarbeitsbekämpfung), sind folgende Daten zwingend:

• Identifikation: Name der Person oder Personalnummer.

• Datum: Tag der Leistungserbringung.

• Arbeitsbeginn: Uhrzeit (z. B. 07:00 Uhr).

• Arbeitsende: Uhrzeit (z. B. 16:30 Uhr).

• Dauer: Summe der geleisteten Stunden (abzüglich der Pausen).

• Arbeitsort: Baustelle oder Einsatzort.

Optionale Angaben für interne Zwecke:

• Projekt- oder Auftragsnummer (für die Rechnungsstellung).

• Beschreibung der Tätigkeit.

• Unterschriften (Arbeitnehmer/Arbeitgeber) zur Bestätigung.

Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel

Die gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre, steuerrechtliche Aspekte erfordern oft jedoch eine Speicherung von bis zu zehn Jahren.

Die Fristen ergeben sich aus unterschiedlichen Gesetzesgrundlagen:

Empfehlung: Aufgrund der Überschneidung mit steuerrelevanten Unterlagen sollten Betriebe analoge und digitale Stundenzettel 10 Jahre archivieren. Digitale Systeme erleichtern diese Langzeitarchivierung ohne physischen Platzbedarf.

Wer kümmert sich wann und wie um die Zeiterfassung?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist Aufgabe des Arbeitgebers, kann aber delegiert werden. Die Zeit für das Ausfüllen gilt demnach als Arbeitszeit.

Wer ist zuständig?
Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung. In der Praxis delegieren Handwerksbetriebe die Durchführung an die Angestellten (Selbstaufschreibung) oder nutzen digitale Systeme zur automatischen Erfassung.

Ist Zeiterfassung Arbeitszeit?
Wenn der Arbeitgeber das Ausfüllen von Stundenzetteln anordnet, ist diese Tätigkeit vergütungspflichtige Arbeitszeit. Das Erstellen der Dokumentation darf nicht unbezahlt in die Freizeit verlagert werden.

Wie läuft die Prüfung der Angaben?
Betriebe müssen regelmäßig prüfen, ob die Aufzeichnungen vollständig und plausibel sind.

Vergleich: Papier-Stundenzettel vs. Digitale Zeiterfassung

Digitale Lösungen sind Papier-Stundenzetteln in Bezug auf Effizienz, Fehlerquote und Rechtssicherheit überlegen.

Papier verursacht nicht nur Anschaffungskosten, es entstehen auch hohe Folgekosten durch manuellen Übertragungsaufwand und Lagerbedarf.

Schrittweise Umstellung auf digitale Zeiterfassung

Der Wechsel von analog zu digital gelingt am besten durch einen stufenweisen Prozess; beziehe dein Team dabei ein.

1. Wie läuft es bisher?
   Excel taugt als Zwischenschritt, um handschriftliche Fehler zu reduzieren. Aber vollständig manipulationssicher und rechtskonform ist die Tabellenkalkulation meistens nicht.

2. Welche digitale Lösung gibt es?
   Nutze branchenspezifische Lösungen fürs Handwerk (z. B. die Handwerkersoftware Craftboxx). Deren integrierte Zeiterfasungs-Systeme sind meist besser für deinen Betrieb geeignet als allgemeine Lösungen.

3. Wie setzt du es um?
   Nimm das Team mit, kommuniziere die Umstellung rechtzeitig, biete Schulungen zur Bedienung von Tools und Apps an und setze die elektronische Zeiterfassung konsequent um .

Funktionen spezialisierter Handwerkersoftware

Lösungen wie Craftboxx verbinden Zeiterfassung direkt mit Einsatzplanung und Dokumentation.

Im Gegensatz zu generischen Tools (z. B. Excel oder puren Zeiterfassungen) bietet spezialisierte Handwerkersoftware:

• Optimale Integration: Zeiten werden direkt Projekten zugeordnet.

• Echte Synchronisation: Daten sind gleichzeitig im Büro (für Planung/Abrechnung) und auf der Baustelle (App) verfügbar.

• Echte Rechtssicherheit: Datenschutzkonforme Speicherung (DSGVO) und manipulationssichere Historie.

• Nützliche Zusatzfunktionen: Fotodokumentation, digitale Abnahme und Materialerfassung im gleichen Workflow.

FAQ – Häufige Fragen zum Thema Stundenzettel

Ist die elektronische Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Ja, basierend auf dem BAG-Urteil von 2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit vorhalten. Eine gesetzliche Detailregelung zur ausschließlich elektronischen Form ist in Arbeit, aber faktisch ist sie der Standard für eine rechtskonforme Umsetzung.

Darf der Arbeitgeber den Stundenzettel nachträglich ändern?

Nein, einseitige Änderungen an den dokumentierten Zeiten sind nicht zulässig und können den Tatbestand der Urkundenfälschung erfüllen. Korrekturen müssen transparent und in Absprache erfolgen.

Was passiert, wenn Stundenzettel verloren gehen?

Bei Papierverlust drohen Beweisprobleme bei Lohnstreitigkeiten oder Prüfungen (beim Zoll/beim Finanzamt). Der Betrieb verletzt damit seine Aufbewahrungspflicht. Digitale Cloud-Backups verhindern dieses Risiko erheblich.

Nächster Schritt für Handwerksbetriebe

Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten birgt ein vermeidbares Risiko und ist ein Kostentreiber. Nutze spezialisierte Software, um Rechtssicherheit herzustellen.

Handlungsempfehlung: Teste die digitale Zeiterfassung von Craftboxx 14 Tage kostenlos, um den Aufwand im Büro und auf der Baustelle direkt zu vergleichen.