27.11.2023

So sparst du Steuern bei den Betriebsausgaben im Handwerk

Wer im Handwerk Gewinne erzielt, muss diese auch versteuern. Dabei sollten Handwerker:innen allerdings darauf achten, nicht mehr Steuern zu zahlen als nötig. So lassen sich beispielsweise Ausgaben steuerlich geltend machen, um zu einer angemesseneren Steuerlast zu kommen. Im Folgenden haben wir einige einfache und praktische Tipps für Handwerksbetriebe zusammengetragen. Beachte dabei bitte, dass der Text zu deiner ersten Information dient und einen Termin bei einer Steuerberatung nicht ersetzen kann.

Grundlagen der Besteuerung für Handwerker

Als Handwerker:in wirst du mit verschiedenen Steuerarten konfrontiert (Auswahl).

  • Einkommensteuer

  • Gewerbesteuer

  • Umsatzsteuer für Handwerker:innen

Die Einkommensteuer basiert auf deinem persönlichen Einkommen, während die Gewerbesteuer für deinen Handwerksbetrieb gilt. Umsatzsteuer, oft Mehrwertsteuer genannt, berechnest du auf deine verkauften Waren und Dienstleistungen. Es ist wichtig, diese Steuern nicht nur zu kennen, sondern auch zu verstehen, wie sie sich auf deine Finanzen auswirken.

Jede dieser Steuern hat ihre eigenen Regeln und Fristen. Die Einkommensteuer wird jährlich auf dein gesamtes Einkommen erhoben, einschließlich dessen, was du mit deinem Handwerk verdienst. Die Gewerbesteuer richtet sich nach dem Gewinn deines Unternehmens und variiert je nach Standort deines Betriebs. Bei der Umsatzsteuer geht es für Handwerker:innen um den Verkauf bzw. die ausgestellte Rechnung auf eine Dienstleistung: Für jede Rechnung, die du ausstellst, musst du diese Steuer berechnen und abführen. Dies beeinflusst, wie du deine Preise kalkulierst und deine Buchhaltung führst.

Um als Handwerker:in finanziell erfolgreich zu sein, solltest du Fehler bei der Steuererklärung vermeiden, weil diese zu hohen Nachzahlungen oder Strafen führen können. Durch geschickte Planung und Investitionen kannst du allerdings deine steuerliche Belastung mindern und dein Unternehmen wachsen lassen.

Steuerliche Absetzbarkeit im Handwerk

Steuerlich absetzbar im Handwerk sind bestimmte Ausgaben, die während deiner beruflichen Tätigkeit anfallen. Diese Kosten können dein zu versteuerndes Einkommen mindern. Zu den absetzbaren Posten gehören beispielsweise Kosten für Werkzeuge, Materialien und sogar bestimmte Fahrzeugkosten. Indem du diese Ausgaben von deinem Gewinn abziehst, reduzierst du für deinen Gewinn letztlich die Höhe der Steuern, die du an das Finanzamt zahlen musst.

Zu den häufigsten absetzbaren Betriebsausgaben bei der Steuer im Handwerk zählen neben Werkzeugen und Materialien auch Ausgaben für die Instandhaltung deiner Betriebsstätte sowie Fortbildungen und Fachliteratur. Ein wichtiger Posten kann im Zuge der Digitalisierung von Arbeitsprozessen auch der Einsatz einer Software-Lösung sein. So kannst du unter Umständen den Einsatz einer Handwerkersoftware wie der Craftboxx noch in diesem Jahr bei der Steuer geltend machen. Wenn du dich bis Anfang Dezember für die kostenlose Testphase anmeldest, bleibt ausreichend Zeit, die Software vor der Buchung auszuprobieren.

Selbst kleinere Ausgaben wie Büromaterial oder Fahrtkosten zu Baustellen sind absetzbar. Wichtig ist, dass du für alle Ausgaben vollständige und nachvollziehbare Belege sammelst, denn das Finanzamt kann einen Nachweis verlangen.

Durch das Nutzen der steuerlichen Absetzbarkeit kannst du als Handwerker:in erheblich Steuern sparen. Es lohnt sich, alle möglichen Ausgaben zu erfassen. Viele Handwerker:innen unterschätzen, wie viele ihrer täglichen Ausgaben tatsächlich steuerlich absetzbar sind. Eine detaillierte und genaue Buchführung anhand solcher Steuertipps ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Schlüssel zu finanziellen Einsparungen.

Nutzung aller absetzbaren Posten bei den Betriebsausgaben

Handwerker:innen können erheblich sparen, indem sie Werkzeug- und Materialkosten vollständig absetzen. Ob Schraubenschlüssel, Hammer, Nägel oder Farbe – all diese Anschaffungen sind für deine Arbeit unverzichtbar und daher steuerlich absetzbar. Wichtig ist, dass du für jedes gekaufte Werkzeug und Material einen Beleg oder eine Rechnung aufbewahrst, um diese Ausgaben in deiner Steuererklärung geltend zu machen.

Deine Fahrten zur Baustelle oder zu Kund:innen sind ebenfalls absetzbar. Du kannst entweder die tatsächlichen Kosten für das Betriebsfahrzeug absetzen oder eine Kilometerpauschale geltend machen. Auch die Kosten für Versicherung, Wartung und Reparaturen deines Fahrzeugs kannst du bei der Steuererklärung angeben. Es lohnt sich, ein detailliertes Fahrtenbuch zu führen, um alle Fahrten genau zu dokumentieren.

Fortbildungen und Schulungen sind nicht nur für deine fachliche Entwicklung wichtig, sondern ebenfalls steuerlich absetzbar. Dies umfasst nicht nur die Kursgebühren, sondern auch Reisekosten und eventuelle Übernachtungskosten. Durch das Absetzen von Weiterbildungskosten investierst du also nicht nur in dein Know-how, sondern schonst auch deinen Geldbeutel.

Vorteile der elektronischen Buchführung

Ein wichtiges Hilfsmittel, um die hier formulierten Steuertipps als Unternehmen umzusetzen, ist die elektronische Buchführung. Die Umstellung auf elektronische Buchführung bietet Handwerker:innen eine erhebliche Zeitersparnis. Statt Quittungen und Rechnungen manuell zu sortieren und zu verbuchen, ermöglicht Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk eine schnelle, automatisierte Verarbeitung dieser Dokumente. Dies führt zu einer effizienteren Finanzverwaltung, da du mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben als Handwerker:in hast.

Elektronische Buchführungssysteme reduzieren Fehler, die bei manueller Buchhaltung häufiger auftreten können. Sie bieten außerdem den Vorteil, dass finanzielle Daten jederzeit und überall abrufbar sind, was besonders nützlich ist, wenn du oft unterwegs bist. Die digitale Verwaltung deiner Finanzen sorgt für mehr Genauigkeit und Transparenz in deinem Handwerksbetrieb.

Mit einer elektronischen Buchführung wird die Steuererklärung zum Kinderspiel. Da alle finanziellen Transaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet und kategorisiert sind, ist die Zusammenstellung der benötigten Unterlagen für die Steuer wesentlich einfacher. Viele Buchhaltungsprogramme bieten zudem Funktionen, die speziell auf die Anforderungen von Handwerksbetrieben zugeschnitten sind, was die Steuerplanung und -dokumentation zusätzlich erleichtert.

Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen nutzen

Investitionsabzugsbeträge ermöglichen es Handwerker:innen, einen Teil der Kosten für geplante Anschaffungen schon vor dem Kauf steuerlich geltend zu machen. Dies bedeutet, dass du bis zu 40 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten für neue Maschinen oder Fahrzeuge von deinem Gewinn abziehen kannst, bevor diese tatsächlich gekauft werden. Dieser Abzug senkt deine Steuerlast im Jahr der Planung und bietet dir finanzielle Spielräume für zukünftige Investitionen.

Sonderabschreibungen bieten eine weitere Möglichkeit, größere Investitionen steuerlich abzusetzen. Nach der Anschaffung kannst du neben der normalen Abschreibung zusätzliche Sonderabschreibungen in Anspruch nehmen. Dies führt zu einer höheren Gesamtabschreibung in den ersten Jahren nach dem Kauf, was deine Steuerlast in dieser Zeit reduziert. Für Handwerker:innen ist das besonders attraktiv, da es die Liquidität im Betrieb in den ersten Jahren nach der Investition erhöht.

Die Kombination von Investitionsabzugsbeträgen und Sonderabschreibungen kann ein mächtiges Werkzeug für Handwerksbetriebe sein, um die Steuerlast effektiv zu minimieren. Wichtig ist, dass du die geplanten Investitionen sorgfältig planst und rechtzeitig beantragst. Hierbei kann der Gang zu einer Steuerberatung sehr hilfreich sein, um die maximalen steuerlichen Vorteile zu erzielen und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Umsatzsteuervoranmeldung und Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Prozess, bei dem Handwerker:innen dem Finanzamt regelmäßig melden, wie viel Umsatzsteuer sie von ihren Kund:innen eingenommen und wie viel Vorsteuer sie selbst gezahlt haben. Diese Voranmeldung erfolgt meist monatlich oder vierteljährlich und ist wichtig, weil sie dem Finanzamt zeigt, wie viel Umsatzsteuer du insgesamt schuldest. Für Handwerker:innen ist dies ein zentraler Teil der Steuerverwaltung, da sie regelmäßig Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellen.

Der Vorsteuerabzug ist ein wesentlicher Vorteil für Handwerksbetriebe. Wenn du als Handwerker:in Waren oder Dienstleistungen kaufst, zahlst du darauf Umsatzsteuer. Diese kannst du als Vorsteuer von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Das bedeutet, dass du nur die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der bezahlten Vorsteuer an das Finanzamt abführen musst. Dieser Mechanismus verhindert eine Doppelbesteuerung und hilft, die Liquidität deines Betriebs zu verbessern.

Die Umsatzsteuervoranmeldung und der Vorsteuerabzug bieten finanzielle Vorteile, erfordern aber auch eine genaue Buchführung und rechtzeitige Meldungen. Regelmäßige und korrekte Voranmeldungen stellen sicher, dass du nur die Steuerbeträge abführst, die du wirklich schuldest, und helfen dir, Überraschungen bei der jährlichen Steuererklärung zu vermeiden. Eine ordnungsgemäße Handhabung dieser Prozesse sorgt für einen reibungslosen Finanzfluss und kann langfristig zur Stabilität deiner Betriebsausgaben beitragen.

Rückstellungen richtig bilden

Rückstellungen sind eine wichtige Komponente der Finanzplanung in Handwerksbetrieben. Sie dienen dazu, Geld für zukünftige, bereits absehbare, aber noch nicht exakt quantifizierbare Ausgaben zurückzulegen. Dies kann für Dinge wie erwartete Reparaturen, Garantieleistungen oder mögliche Steuernachzahlungen sein. Durch das Bilden von Rückstellungen stellst du sicher, dass dein Betrieb finanziell auf unerwartete Ausgaben vorbereitet ist, ohne dass es zu unangenehmen Überraschungen kommt.

Um Rückstellungen zu bilden, musst du zunächst die potenziellen zukünftigen Ausgaben identifizieren und schätzen. Diese Schätzung sollte realistisch und nachvollziehbar sein. Die Rückstellung wird dann in deiner Buchhaltung als Verbindlichkeit geführt. Es ist wichtig, dass du diese Rückstellungen regelmäßig überprüfst und anpasst, falls sich die Einschätzungen ändern.

Rückstellungen helfen nicht nur bei der Risikovorsorge, sondern können auch steuerliche Vorteile bringen. Da Rückstellungen als Betriebsausgaben gelten, reduzieren sie deinen zu versteuernden Gewinn im Geschäftsjahr ihrer Bildung. Dies kann deine Steuerlast mindern und dir mehr finanziellen Spielraum verschaffen. Allerdings solltest du darauf achten, Rückstellungen korrekt und in angemessenem Umfang zu bilden, um steuerrechtliche Probleme zu vermeiden.

Mitarbeiterbeteiligung und Lohnnebenkosten

Mitarbeiterbeteiligungen sind eine effektive Methode, um Mitarbeiter:innen am Erfolg deines Handwerksbetriebs zu beteiligen. Diese Beteiligungen können z. B. in Form von Aktienoptionen oder Gewinnbeteiligungen erfolgen. Sie dienen nicht nur als Motivationsanreiz für deine Mitarbeiter:innen, sondern können auch steuerliche Vorteile für dich mit sich bringen. Derartige Beteiligungen gelten oft als zusätzliche Vergütungen und können steuerlich anders behandelt werden als reguläres Gehalt.

Zusätzliche Leistungen wie Betriebsrenten, Gesundheitsförderung oder Jobtickets bieten sowohl für Angestellte als auch den Betrieb steuerliche Vorteile. Für Angestellte reduzieren diese Leistungen oft die zu versteuernde Einkommenshöhe, während sie für den Betrieb als Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Diese Zusatzleistungen sind daher nicht nur ein Mittel zur Mitarbeiterbindung, sondern auch eine Strategie, um die Gesamtsteuerlast des Unternehmens zu senken.

Die sorgfältige Planung und Strukturierung von Lohnnebenkosten kann erheblich zur Steueroptimierung beitragen. Dazu gehört das Ausnutzen aller steuerfreien oder steuerbegünstigten Vergütungsbestandteile. Durch solche Maßnahmen können Handwerksbetriebe ihre Attraktivität steigern und gleichzeitig finanzielle Vorteile realisieren. Wichtig ist, die geltenden steuerlichen Regelungen genau zu kennen und im Einklang mit ihnen zu handeln.

Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Die Steuerberatung kann bei der Steuererklärung sehr hilfreich sein. Für Handwerksbetriebe kann sie bei allen steuerlichen und finanziellen Fragen zu Rate gezogen werden. Das Personal kennt die spezifischen Herausforderungen und Chancen bei der steuerlichen Berechnung von Betriebsausgaben und kann individuelle Strategien zur Steueroptimierung entwickeln. Eine gute Steuerberatung bleibt stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und kann somit sicherstellen, dass dein Betrieb alle steuerlichen Vorteile ausschöpft.

Langfristige Steuerplanung ist entscheidend für den finanziellen Erfolg deines Handwerksbetriebs. Eine Steuerberatung kann dabei helfen, die Steuerlast zu minimieren und das Vermögen deines Unternehmens zu schützen. Sie unterstützt bei der Planung von Investitionen, der Nutzung von Abschreibungen und bei der strategischen Gestaltung der Gehälter und Lohnnebenkosten. Durch ihre Expertise kann sie auch helfen, steuerliche Risiken zu minimieren.

Die Investition in eine qualifizierte Steuerberatung kann sich langfristig auszahlen. Sie hilft nicht nur dabei, Fehler in der Steuererklärung zu vermeiden, sondern eröffnet auch Möglichkeiten zur Steuerersparnis, die du alleine vielleicht nicht erkennen würdest. Darüber hinaus kann sie wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens geben und dich bei wichtigen geschäftlichen Entscheidungen beraten.

Zusammenfassung

Handwerker:innen sollten Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer richtig verwalten und können Betriebsausgaben für Werkzeuge und Materialien oft steuerlich absetzen. Mit einer elektronischen Buchführung und einer verlässlichen Steuerberatung ist meistens schon viel gewonnen.

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