31.01.2024

Finde die richtige Buchhaltungssoftware für dein Handwerk

Rechnungen schreiben und Zeiten erfassen. Ausgaben verwalten und Einnahmen dokumentieren. Löhne korrekt berechnen. Ohne eine funktionierende Buchhaltung ist dein Betrieb bestenfalls im Blindflug unterwegs, schlimmstenfalls fährt er gegen die Wand. Mit der richtigen Buchhaltung verschaffst du dir regelmäßig einen Überblick über deine wichtigsten Zahlen. Damit das einfach, sicher und komfortabel ist, empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware. Das spart Papier und jede Menge Nerven.

Was macht eine gute Buchhaltungssoftware aus?

Wenn es um Finanzen geht, kann es schnell sehr kompliziert werden. Genau das brauchst du als Handwerker:in nicht. Die Buchhaltung soll sich optimal in deinen Arbeitsalltag einfügen und nicht umgekehrt. Dafür muss eine gute Buchhaltungssoftware im Handwerk vor allem die folgenden Faktoren berücksichtigen bzw. bedienen.

  • Effektives Arbeiten

  • Benutzerfreundlichkeit

  • Rechtssicherheit

Egal, welche Funktion du benötigst: Am Ende muss die Software reibungslos funktionieren und dir dauerhaft ein effektives Arbeiten ermöglichen. Ständige Fehlermeldungen oder unnötige Updates sind Gift für eine gute Arbeitsplanung. So sind sicherheitsrelevante Updates sehr sinnvoll, Veränderungen der Benutzeroberfläche sollten nur sehr sparsam stattfinden. Am besten fragst du in deinem Umfeld, falls du jemanden kennst, bei dem die entsprechende Buchhaltungssoftware aus deiner Vorauswahl schon länger im Einsatz ist. Auf diese Weise bekommst du Erfahrungen aus erster Hand.

Eng damit zusammen hängt eine gute Benutzerfreundlichkeit. Je einfacher das Tool von Anfang an ist, desto besser. Eine lange Einarbeitung oder gar Schulung verringert den Nutzen der Software. Deshalb sind viele Funktionen nicht unbedingt ein Gewinn, weil das zu Lasten der Übersichtlichkeit gehen kann. Technisch kann eine hohe Anzahl an Funktionen auch dafür sorgen, dass die Software anfälliger für z. B. Verlangsamungen oder Fehler ist. Das kommt allerdings auf den Einzelfall an.

Nicht zuletzt muss die Software nach allen erdenklichen Kriterien rechtssicher sein. Du musst dich bei Rechnungsstellung und Lohnzahlungen darauf verlassen können, dass du juristisch auf der sicheren Seite bist. Das gilt umso mehr, wenn du nicht über eine interne Rechtsabteilung verfügst. In diesem Fall sind Software-Lösungen interessant, deren Entwicklung bereits eine regelmäßige Prüfung auf gesetzliche Änderungen beinhaltet.

Buchhaltungssoftware im Handwerk und ihr Funktionsumfang

Es gibt eine große Bandbreite an Buchhaltungssoftware. Einige Software-Firmen haben sich auf die Buchhaltung von Selbständigen oder Kleinbetrieben spezialisiert, andere haben Angebote konkret für das Handwerk. Du solltest im Vorfeld klären, was genau du suchst. So bekommst du den richtigen Funktionsumfang, ohne dafür zu viel zu bezahlen.

  • Angebote schreiben

  • Rechnungserstellung

  • Lohnabrechnung

  • Vorlagen anlegen

  • Reisekostenabrechnung

  • Getrennte Kosten

  • Schnittstellen

  • u. a.

Zu den regelmäßigen Aufgaben im Handwerksbetrieb gehört das Schreiben von Angeboten. Hier kommt es auf konkrete und vollständige Informationen an. Gleiches gilt für die Rechnungserstellung, weil Fehler hier bares Geld kosten können. Zu den wiederkehrenden Aufgaben gehört auch das Erstellen von Lohnabrechnungen. Eine große Unterstützung in diesen Bereich kann es sein, wenn die Software dir erlaubt, Vorlagen zu definieren. Wenn du Kundschaft, Produkte und Dienstleistungen im Programm hinterlegen kannst, musst du diese nur noch per Knopfdruck in das jeweilige Dokument überführen.

Daneben gibt es zusätzliche Funktionen, die abhängig von deinem Bedarf sinnvoll sein können. Hast du beispielsweise oft berufliche Reisen im Team, ist es gut, eine Software zu haben, die dich dabei unterstützt, eine Reisekostenabrechnung vorzunehmen. Hilfreich ist es auch, Lohn- und Materialkosten gesondert ausweisen zu können. Standardmäßig sollten die meisten Software-Angebote dazu in der Lage sein.

Ein nützliches Feature bietet Buchhaltungssoftware, die über Schnittstellen zu anderen Programmen verfügt. Eine Verknüpfung von Handwerkersoftware wie Craftboxx mit einer Buchhaltungssoftware bietet mehrere Vorteile. So kannst du beispielsweise Kundschaft oder Daten aus der Zeiterfassung direkt übertragen. Damit ergibt sich aus den Software-Lösungen zusammen ein viel besserer Arbeitsablauf, der am Ende des Tages jede Menge Zeit spart.

Fazit: Digitale Buchhaltung als Einstieg ins digitale Handwerk

Buchhaltung macht nicht unbedingt Spaß. Sie ist allerdings notwendig und sorgt dafür, dass du den Überblick hast, was eigentlich in der Kasse landet und was nicht. Bestimmte Qualitätsmerkmale sollte jede Buchhaltungssoftware fürs Handwerk aufweisen. Darüber hinaus kommt es vor allem auf deinen Bedarf an - welche Funktionen brauchst du wirklich? Denk hierbei auch langfristig, sodass du zusätzliche Funktionen ggf. dazubuchen kannst. Hältst du dir diese Möglichkeit offen und entscheidest dich außerdem für eine Software mit Schnittstellen, ist die Digitalisierung deiner Buchhaltung dein Einstieg ins digitale Handwerk.



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