11.12.2023
Wie digitale Lösungen für die Auftragsverwaltung Handwerksbetriebe voranbringen
Beim aktuell hohen Auftragsvolumen fällt es vielen Betrieben auf: Die Auftragsverwaltung auf Papier ist längst zu einem Hindernis geworden, wenn es darum geht, Aufträge schnell und gut zu erledigen. Die naheliegende Lösung für viele ist das Übertragen von Aktenordnern und neuen Aufträgen in Excel-Listen. Das bestätigen die vielen Suchanfragen bei Google jeden Monat. Excel- und PDF-Vorlagen erfreuen sich großer Beliebtheit und die meisten haben Windows ohnehin auf ihrem Firmen-Computer installiert. Das kann aber leider auch schnell zur Flickschusterei werden. Auf dem Computer ist Unordnung genauso möglich wie im Aktenschrank. Was hilft? Eine App und/oder eine Software-Lösung fürs Handwerk.
Auftragsverwaltung im Handwerk -
welche Software suchst du?
Die Ansprüche im Handwerk, was eine Software-Lösung betrifft, sind sehr verschieden. Das hängt auch damit zusammen, wie sehr die Arbeitsabläufe im Betrieb digitalisiert werden sollen. Während Kleinbetriebe im Handwerk eine Digitalisierung mit Augenmaß suchen, wollen andere ein Rund-um-sorglos-Paket. Während manche Handwerker:innen vor allem nach einer Software suchen, die ihnen übersichtlich Kernfunktionen bietet, wollen andere die große Projektmanagement-Lösung.
Eine umfassende Auftragsmanagement-Software im Handwerk kann von der Angebotserstellung bis zur Buchhaltung eine breite Palette an Funktionen bieten. Andere Software-Lösungen setzen vor allem auf die einfache Bedienung durch alle Mitarbeiter:innen und konzentrieren sich auf die Auftragsverwaltung bzw. Auftragserledigung.
Zu den wichtigsten Funktionen solcher Software-Varianten gehört eine digitale Einsatzplanung inklusive Plantafel. Außerdem sollte die Software es dir erlauben, Arbeitsfortschritte oder Probleme per Foto zu dokumentieren. Damit alles auf Papier erledigt werden kann, ist die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift durch die Kund:innen sehr wichtig. Gleiches gilt für die Zeiterfassung. Und um wirklich Arbeitsabläufe zu verbessern, sollte die Software über eine integrierte Cloud-Funktion verfügen. Das bedeutet nichts anderes, als dass alle Mitarbeiter:innen online auf dieselben Daten und Informationen zugreifen können. Wenn Mitarbeiter:innen z. B. auf der Baustelle ihre Arbeitszeiten erfasst haben, können die Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung diese Informationen direkt einsehen und damit arbeiten.
Wie du siehst, ist für die meisten Betriebe im Handwerk eine Software-Lösung optimal, die sich auf die wichtigsten Funktionen konzentriert, die als Handwerker:in wichtig sind. Der Verzicht auf unnötige Zusatzfunktionen spart zudem Geld und Einarbeitungszeit. Ideal ist eine Software, die deine Mitarbeiter:innen vom ersten Tag intuitiv nutzen können.
Effiziente Auftragsverwaltung durch bessere Arbeitsabläufe
Die Auftragsorganisation lebt davon, dass Aufgaben, Prozesse und Zielsetzungen schriftlich fixiert sind. Auf dieser Grundlage können deine Mitarbeiter:innen auf der Baustelle dann umsetzen, was vereinbart worden ist. Lange Zeit sind diese ganzen Informationen auf Papier festgehalten worden. Die zaghaften Schritte Richtung Digitalisierung beschränkten sich oft auf E-Mails und Fotos. Teilweise arbeiten Betriebe im Handwerk heute mit einer Mischung aus E-Mail, Excel und WhatsApp.
Daraus ergeben sich folgende Probleme:
Informationen befinden sich an unterschiedlichen Orten
wichtige Daten liegen in unterschiedlichen Formaten vor
zusammengehörende Projektbestandteile sind nicht beeinander
Wo Betriebe so arbeiten, kann schnell etwas durcheinander geraten oder Informationen gehen verloren. Hier haben Software-Lösungen einen Vorteil. Am besten ist eine Handwerkersoftware kombiniert mit einer App-Lösung. Durch diese Kombination aus Bürosoftware und Handwerker-App vor Ort lassen sich Arbeitsabläufe wirklich verbessern.
Anhand der typischen Arbeitsschritte, wie sie mit einer digitalen Lösung im Handwerk möglich sind, erkennst du schnell die Vorteile davon, für die Auftragsverwaltung im Betrieb eine Software einzusetzen.
Die Mitarbeiter:innen im Büro erstellen eine Art digitale Auftragsmappe im Büro. Darin finden sich alle Infos zu Anforderungen, Vorgaben, Vereinbarungen. Außerdem kannst du darin erfassen, wie viel Material nötig ist bzw. vorliegt, welche Werkzeuge die Mitarbeiter:innen brauchen und was sonst noch so wichtig ist.
Diese digitale Mappe befindet sich dann auf einem Server und dient der Auftragsverwaltung von jedem Ort aus. Über diese Cloud-Lösung lassen sich die Infos von unterschiedlichen Personen an unterschiedlichen Orten bearbeiten.
Wenn Mitarbeiter:innen dann bei Kund:innen sind, können sie den Materialverbrauch in der App erfassen, sie können per Foto Mängel und Arbeitsergebnisse dokumentieren und
sie können am Ende der Arbeiten die Unterschrift digital erfassen, die dann noch in derselben Minute für die Mitarbeiter:innen im Büro einsehbar ist.
Am Ende können die Daten abgelegt werden oder sie werden weiterverarbeitet. Verfügt die Software z. B. über die nötigen Schnittstellen, kannst du die Daten aus der Zeiterfassung an deine Buchhaltungssoftware übermitteln.
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