05.02.2024
Das papierlose Büro im Handwerk
Immer mehr Unternehmen setzen auf ein papierloses Büro. Auch im Handwerk. Papierlose Büros verzichten überwiegend oder sogar vollständig auf den Gebrauch von Papier. Um das zu erreichen, digitalisieren Firmen ihre bisherigen Arbeitsabläufe und lösen die anfallenden Aufgaben zum Beispiel mit einer passenden Handwerkersoftware.
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren?
Firmen und Betriebe können eigentlich alle denkbaren Arbeitsabläufe digitalisieren. Dazu zählen zum Beispiel:
Rechnungen schreiben
Dienstpläne aufsetzen
Dienstpläne verteilen
Aufträge erstellen
Angebote schreiben
usw.
Übrig bleiben dann die Aufgaben, die sich nicht digitalisieren lassen. In der Regel handelt es sich gerade im Handwerk um die Aufgaben, um die es im Kern eigentlich geht.
Das papierlose Büro im Handwerk
Ein papierloses Büro im Handwerk bedeutet vor allem, organisatorische Aufgaben und die Einsatzplanung zu digitalisieren. Als Faustregel gilt: Aufgaben, die ohnehin im Büro erledigt werden können, lassen sich auch digitalisieren.
Vorteile des papierlosen Büros
Was sind die konkreten Vorteile der Digitalisierung im Handwerksbetrieb? Digitalisierung aus Prinzip ergibt wenig Sinn. Deshalb herrscht im Handwerk teilweise die Haltung vor, dass ein Betrieb bisher funktionierende Prozesse nicht verändern sollte. Auch hier gibt es eine einfache Faustregel, die sich die Verantwortlichen in jedem Betrieb vornehmen können: Wenn die Digitalisierung von Prozessen auch mittelfristig keinen Gewinn verspricht, sollten sie den ursprünglichen Prozess beibehalten. In den vielen anderen Fällen hat die Umstellung auf Software-Lösungen allerdings große Vorteile.
Effizienz und Produktivität steigern
Durch die Umstellung auf digitale Lösungen kannst du in deinem Betrieb massiv deine Effizienz steigern. In einem digitalisierten Büro sind nämlich alle Informationen und Unterlagen von jedem Ort aus zugänglich, sofern es sich um eine Software mit Cloud-Funktion handelt. Digitalisierte Betriebe sind auch deshalb in aller Regel produktivere Betriebe. Ein paar einfache Beispiele verdeutlichen das:
Beispiel 1: Der verlorene Adresse
Firma Mustermax aus Hannover hat volle Aufragsbücher. Gut für den Betrieb. Um alles zu schaffen, kommt es allerdings buchstäblich auf jede Minute an. Da ist es gut, dass Elektriker Müller einen Termin heute früher abschließen konnte. Er ruft im Büro durch und bittet um die Adresse von einem Kunden, der zwar für heute nicht eingeplant war, aber signalisiert hat, dass auch ein spontaner Termin für ihn drin sei. Im Büro beginnt nun hektisches Treiben. Zwar führt die Firma Mustermax gut organisierte Aktenordner. Aber irgendjemand hat sich die Akte des Kunden genommen und nicht Bescheid gegeben. Eigentlich kein Problem, weil er heute nicht dran gewesen wäre. Doch jetzt liegt der Fall anders: Was tun?
Mit der passenden Software-Lösung wäre der spontane Kunde schon als Auftrag hinterlegt gewesen. Einen festen Termin hätte er auch da noch nicht gehabt. Aber die Mitarbeiter:innen von Mustermax hätten alle jederzeit in den Auftrag schauen und ihn dann terminieren können. Software-Lösungen wie z. B. Craftboxx haben für genau solche Fälle einen Bereich.
Beispiel 2: Zeit ist Geld
Die Personalabteilung des Betriebs Handwerk-Zeitgeld ist wirklich nicht zu beneiden. Die Mitarbeiter:innen geben zwar ihr Bestes und geben zum Feierabend täglich ihre Stundenzettel rein. Soweit klappt das alles. Aber die Stundenzettel sind halt alle per Hand ausgefüllt. Abhängig von der Schrift klappt das mal besser und mal schlechter. Trotzdem muss die Personalabteilung die Stunden vollständig und korrekt erfassen. Die Personalerin nutzt dafür zwar schon Excel-Tabellen, damit alles mit einem Mal und sauber als Datensatz vorliegt. Aber das muss doch auch besser gehen, oder?
Geht es: Wegen rechtlicher Vorschriften und auch, weil Zeit einfach mal bares Geld ist, setzen immer mehr Handwerksbetriebe auf eine digitale Zeiterfassung. Wie das funktioniert? Entweder haben alle Mitarbeiter:innen ein Programm auf ihrem Gerät, das nur die Arbeitszeiten erfasst und diese dann digital an die Personalabteilung überträgt. Oder der Betrieb nutzt eine integrierte Software-Lösung wie eine Handwerkersoftware mit integrierter Zeiterfassung. Dadurch lassen sich gleich mehrere Fliegen auf einen Streich erschlagen: Zeiterfassung, Dokumentation, Einsatzplanung - was auch immer du brauchst.
Schon diese Beispiele zeigen, wie viel Arbeit du sparen kannst, wenn du Aufgaben digital erledigst. Oft ist die digitale Variante schneller. Fast immer ist sie einfacher und hilft, tägliche Probleme wie verlegte Zettel zu vermeiden.
Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Papierlose Büros retten buchstäblich Bäume. Eine möglichst weitgehende Umstellung auf digitale Prozesse reduziert den Papierverbrauch massiv. Das spart das Material an sich, aber auch die gesamte Kette, die noch mit an der Papierbestellung hängt: Die Verarbeitung von Holz zu Papier und die Lieferung mit einem möglicherweise nicht umweltfreundlichen Fahrzeug sind nur die offensichtlichen Beispiele.
Kostenersparnisse und wirtschaftliche Vorteile
Wenn Du Ressourcen einsparen kannst, dann sparst du meistens auch Geld. Das ist ein weiterer guter Grund für die Umstellung deiner Arbeitsabläufe auf ein papierloses Büro. Dazu kommt noch die Arbeitszeit für die Bestellung oder die Annahme von Lieferungen. Vereinzelt an einem Tag macht das sprichwörtlich den Kohl nicht fett. Anders sieht das aus, wenn du es auf ein Jahr hochrechnest.
Nachteile und Herausforderungen des papierlosen Büros
Die Digitalisierung ist kein heiliger Gral. Auch damit bleiben im Handwerk noch einige Herausforderungen.
Ohne Strom und Internet bist du oft aufgeschmissen.
Für die Umstellung musst du Mitarbeiter:innen eventuell erst schulen.
Die Anschaffung von Geräten oder Software kostet erst einmal Geld.
Digital erfasste Daten können theoretisch auch verloren gehen.
Das sind reale Herausforderungen. Allerdings lösen sich die meisten davon beim genaueren Hinsehen auf. Stell dir zum Beispiel die Frage, wann jemals wirklich der Strom oder das Internet komplett weg ist. Und Internetausfall allein ist für viele Software-Lösungen längst kein Problem mehr, so lange er vorübergehend ist. Ob deine Mitarbeiter:innen wirklich eine spezielle Schulung brauchen, hängt davon ab, wie einfach die Software sich bedienen lässt - und wie gut der Support ist.
Anbieter wie Craftboxx fokussieren sich deshalb unter anderem auf die Bereiche Benutzerfreundlichkeit und Support. Für eine digitale Lösung musst du übrigens oft deutlich weniger Geld in die Hand nehmen als für die Papierberge, die du ansonsten brauchst. Zuletzt bleibt der Datenverlust: Kann passieren. Viele Unternehmen sind dagegen aber abgesichert. Und im Vergleich zum Papier ist die Sicherheit trotzdem sehr hoch.
Rechtskräftigkeit digitaler Dokumente und rechtliche Überlegungen
Beim Umstieg auf digitale Prozesse spielen auch rechtliche Fragen eine Rolle. Zentral ist dabei die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). So lange du dich daran hältst, bist du zumindest in Deutschland und in Europa in der richtigen Richtung unterwegs.
Darüber hinaus sieht das deutsche Recht Vertragsfreiheit vor, sodass Verträge noch nicht einmal zwingend schriftlich abgefasst sein müssen. Hiervon gibt es allerdings Ausnahmen. Und in diesem Zusammenhang solltest du insbesondere beim Thema digitale Unterschriften darauf achten, welcher Standard für deinen Betrieb richtig ist.
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Disclaimer: Unsere Blog-Beiträge dienen der einführenden Information und können Ausgangspunkt für vertiefende Auseinandersetzungen sein. In unseren Blog-Beiträgen findet eine Rechtsberatung allerdings nicht statt. Trotz umfassender Recherche können wir außerdem nicht für eine vollständig fehlerfreie Darstellung garantieren. Wir empfehlen gegebenenfalls den Gang zu einer Anwaltskanzlei.
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Digitalisierung im Handwerk: Praktische Beispiele
Immer mehr Unternehmen erleichtern sich die Arbeit durch digitale Lösungen. Bei unseren Erfahrungsberichten findest du mehrere Betriebe, die auf die Craftboxx umgestiegen.
Einige haben früher noch alles auf Papier erledigt.
Andere haben mit Excel-Tabellen und Outlook-Kalender angefangen.
Alle arbeiten heute effizienter und produktiver.
Es kommt nicht auf die Größe deines Betriebs an. Die Craftboxx nutzen Betriebe mit bis zu 10 und über 50 Mitarbeiter:innen. Seit sie Richtung papierloses Büro gegangen sind, sparen sie Zeit für telefonische Rückfragen und Geld für Papier. Nicht nur die Chef:innen sind überzeugt, sondern auch viele beschäftigte Handwerker:innen wollen nicht mehr ohne eine Handwerkersoftware arbeiten. Die Einführung gelingt meistens sehr schnell und schon sehr früh hatten alle diese eine Lieblingsfunktion, die vieles vereinfacht hat.
Extra: Die optimale digitale Ordnerstruktur und Dokumentenverwaltung
Wie hilfreich eine digitale Arbeitsumgebung ist, hängt sowohl von deiner eigenen Organisation und Struktur als auch den Möglichkeiten ab, die die entsprechende Software-Lösung bietet. Möchtest du für deine Übersicht beispielsweise eine sinnvolle Ordnerstruktur etablieren, solltest du auf logisch abgegrenzte Bereiche achten.
Die Bereiche
Mitarbeiterverwaltung
Zeitauswertung
Fahrzeuge
Werkzeuge
Einsatzplanung
sollten jeweils für sich stehen. Eine gute Handwerkersoftware ist bereits von sich aus vorstrukturiert, sodass du die wichtigsten Daten immer genau dort findest, wo sie sein sollen.
Falls du einmal digitale Dokumente irgendwo abspeichern willst, achte am besten auf eine eindeutige, einfache und nachvollziehbare Benennung. Dabei kann es helfen, sich ein Schema zu überlegen. Was für ein Schema genau du nimmst, ist weniger wichtig. Du solltest die Dateien danach allerdings einheitlich betiteln.
Zum Beispiel:
2024-03-25-Protokoll-Baustelle-Peters
2024-Mrz-25-Protoktoll-Baustelle-Peters
Die Benennung nach dem Schema Jahr-Monat-Tag-Inhalt erleichtert es dir, auf den ersten Blick zu erkennen, zu welchem Kunden oder welchem Projekt ein Dokument gehört. Eine weitere Unterstützung kann ein eigener Unterordner für jede:n Kundin bzw. Kunden sein. Dadurch kannst du alle Dokumente, die zu einem Auftrag gehören, an einem Punkt zusammenführen.
Umzug ins digitale Büro: Schritte zur Umsetzung
Der Übergang zu einem digitalen Büro beginnt mit der Auswahl der richtigen Software. Für Handwerksbetriebe bedeutet das, Lösungen zu finden, die speziell für ihre Bedürfnisse entwickelt wurden – von Projektmanagement bis zur Buchhaltung. Wichtige Faktoren sind Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit an spezifische Prozesse im Handwerk und die Integration mit anderen Tools. Die Umsetzung sollte schrittweise erfolgen, beginnend mit den Bereichen, die den größten Nutzen versprechen. Schulungen für Mitarbeiter:innen und ein starker Fokus auf Datensicherheit sind dabei unerlässlich.
Arbeit 4.0: Integration von Mitarbeiter-Apps und Collaboration Tools
Die moderne Arbeitswelt im Handwerk, also das Handwerk 4.0, erfordert eine neue Art der Zusammenarbeit. Apps und Collaboration-Tools ermöglichen es Teams, effizienter zu kommunizieren und Projekte effektiver zu managen. Im Handwerk kann das die Koordination zwischen Büro und Baustelle deutlich verbessern. Wichtig ist die Auswahl von Tools, die mobile Zugriffe unterstützen, intuitiv bedienbar sind und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Die Förderung einer Kultur der digitalen Zusammenarbeit ist dabei ebenso entscheidend wie die technische Umsetzung. Um sicher in die richtige Richtung zu gehen, hilft ein Blick in unsere wichtigen Fragen und Antworten.
Fragen und Antworten zum Thema papierloses Büro
Ist ein papierloses Büro im Handwerk wirklich umsetzbar?
Ja, mit den richtigen digitalen Tools und einer Anpassung der internen Prozesse kann nahezu jeder Handwerksbetrieb auf ein papierloses Büro umstellen.
Wie sicher sind digitale Dokumente im Vergleich zu Papierdokumenten?
Digitale Dokumente können durch Verschlüsselung und sichere Speicherung oft ähnlich sicher sein wie Papierdokumente. Nicht zu vergessen ist, dass Papierdokumente leicht verloren gehen oder beschädigt werden können.
Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für digitale Dokumente?
Die gesetzlichen Anforderungen für Aufbewahrung und Datenschutz bei digitalen Dokumenten entsprechen in vielen Fällen denen von Papierdokumenten oder sind ihnen zumindest ähnlich.
Kann ich Rechnungen und Verträge digital signieren?
Ja, digitale Unterschriften sind in vielen Fällen rechtskräftig und können für Rechnungen, Verträge und andere offizielle Dokumente verwendet werden.
Wie beginne ich den Umstieg auf ein papierloses Büro?
Beginne mit der Digitalisierung der am häufigsten genutzten Dokumente und implementiere schrittweise Software-Lösungen für spezifische Arbeitsabläufe.
Welche Kosten sind mit der Umstellung verbunden?
Die anfänglichen Kosten können je nach gewählter Software und benötigter Hardware variieren, langfristig spart ein papierloses Büro fast immer Kosten ein.
Wie überzeuge ich mein Team von der Umstellung?
Schulungen und die Demonstration der Vorteile und Effizienzsteigerungen können helfen, die Akzeptanz im Team zu erhöhen. Wichtig ist, das Team bei jedem Schritt mitzunehmen und offen zu kommunizieren. Auch eine offene Feedback-Kultur erleichtert die Einführung.
Welche Software eignet sich für ein papierloses Büro im Handwerk?
Es gibt unterschiedliche Varianten an Handwerkersoftware. Die Craftboxx umfasst die zentralen Funktionen, die für jeden Handwerksbetrieb unerlässlich sind. Andere Software-Lösungen bieten zusätzliche Funktionen und umfassendere Menüs. Falls hier eine Schulung notwendig ist, übernehmen die Anbieter das teilweise auch selbst.
Wie gehe ich mit dem Datenschutz um?
Wählen Sie Software-Lösungen, die DSGVO-konform sind, und sorgen Sie für eine sichere Speicherung und Verarbeitung der Daten.
Was passiert bei einem Systemausfall oder Datenverlust?
Eine regelmäßige Datensicherung und die Wahl einer Software mit zuverlässigem Support können Risiken minimieren und eine schnelle Wiederherstellung gewährleisten.
Fazit: Zukunft des papierlosen Büros im Handwerk
Die Zukunft des papierlosen Büros im Handwerk sieht vielversprechend aus. Durch die Fortschritte in der digitalen Technologie und eine zunehmende Akzeptanz in der Branche können Betriebe ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre ökologische Bilanz verbessern. Die erfolgreiche Implementierung hängt jedoch von der Auswahl der richtigen Tools, der Einbindung der Mitarbeiter:innen und der kontinuierlichen Anpassung an neue Entwicklungen ab. Ein papierloses Büro ist nicht nur ein Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern auch ein Beitrag zum nachhaltigen Wirtschaften im Handwerk.
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