All-in-One gibt es nicht – Schnittstellen-Strategien für moderne Handwerksbetriebe

Viele Handwerksbetriebe stehen genau jetzt vor einer Richtungsentscheidung: Vermeintliche Komplettlösung oder Profi-Lösung mit Schnittstellen? Geht es nach manchen Anbietern, wirkt die selbsterklärte All-in-One-Lösung im Handwerk verlockend: ein Anbieter, ein Vertrag, ein Login – fertig.

In der Realität prallen jedoch unterschiedliche Anforderungen aus dem Büro und von der Baustelle aufeinander: Angebote und Rechnungen, Aufmaß, Einsatzplanung, Dokumentation, Abnahmen und Zeiterfassung. Wer alles verspricht, entpuppt sich im Alltag häufig als überladen, teuer und schwerfällig.

Was All-in-One-Lösungen versprechen

All-in-one-Lösungen im Software-Bereich gibt es einige. Von Hubspot im Bereich der Business Suites über Monday im Projektmanagement bis hin zu Microsoft 365 im Office-Bereich. Auch in Handwerkersoftware-Vergleichen finden sich häufig solche Programme, die von der Einsatzplanung über die Dokumentation und Zeiterfassung bis zum Aufmaß, zu Angeboten und Rechnungen alles versprechen.

Die Werbung verspricht: Alles aus einer Hand. Doch die Wirklichkeit ist komplizierter.

Oft handelt es sich bei solcher Software um solide Lösungen. Gleichzeitig steckt der Teufel häufig im Detail. Während eine Funktion absolut überzeugt, fällt die andere durch Probleme auf. Immer wieder müssen Firmen ihre internen Prozesse zunächst anpassen, damit sie eine Software nutzen können.

Warum „All-in-One" in Wahrheit oft „Stand-alone" ist

Wer eine Software nutzt und irgendwann von einer besseren erfährt, findet sich oft in einer Insellösung gefangen. Denn nur die Einsatzplanung oder die Zeiterfassung oder die Buchhaltung zu wechseln, ist schwer genug. Alle Prozesse auf einmal anzupassen, kann kleine und mittlere Betriebe schnell an ihre Kapazitätsgrenzen bringen.

Die Realität: All-in-One-Software im Handwerk versucht, viele Gewerke gleichzeitig zu bedienen - und landet häufig bei viel Breite und wenig Tiefe. Wenn jemand behauptet, alles zu können, kann er selten etwas richtig.

Und so sieht die Praxis dann aus:

• Kosten: All-in-One-Pakete bündeln Funktionen, die du gar nicht brauchst.

• Überladung: „Kann alles" bedeutet für Monteur/innen auf der Baustelle oft: zu viele Menüs, zu wenig Tempo.

• Geringe Flexibilität: Dein Fortschritt hängt an der Roadmap eines einzigen Herstellers.

All-in-One ist in vielem „okay" - aber selten wirklich exzellent. Du bekommst solide Standardfunktionen, aber in den kritischen Prozessschritten, die für deinen Betrieb den Unterschied machen, liefern All-in-One-Tools nur bedingt ab.

Die Alternative: Schnittstellen-Strategie für dein Handwerk

Im Software-Bereich gibt es als Alternative zu so genannten All-in-One-Lösungen den Best-of-Breed-Ansatz. Das heißt: Für jede Kernaufgabe nutzt du die beste Profi-Lösung; und verbindest sie über Schnittstellen. So entsteht ein schlankes Gesamtsystem, das genau zu deinen Prozessen passt.

So kombinierst du Profi-Lösungen, die in ihrem Kernbereich richtig stark sind:

• Einsatzplanung anhand deiner betrieblichen Prozesse

• Dokumentation mit einfachen Mitteln

• Zeiterfassung im Offline-Modus bei schlechtem Empfang

• Buchhaltung über Schnittstellen zu sevdesk, Lexware Office, bexio, Sage Active und Co.

Der Effekt: Statt Standardkoffer stellst du dir deinen Werkzeugkoffer selbst zusammen - in der Qualität, die du brauchst.

Vorteile der Schnittstellen-Strategie

Flexibilität & Zukunftssicherheit

Dein Tool-Mix passt sich Gewerken, Teamgrößen und neuen Anforderungen an. Ändert sich etwas, tauschst du bloß Bausteine aus, nicht das ganze System. So verhinderst du “Lock-in-Effekte”. Der Preis, der Support und die Leistung - alles bleibt verhandelbar, weil du immer Alternativen hast.

Spezialisierung = Exzellenz statt Kompromiss

Spezielle Profi-Lösungen sind praxisnäher: Auf der Baustelle braucht es gute Prozesse, klare Oberflächen und offline-taugliche Workflows und nicht 300 Funktionen. Profi-Programme lösen reale Baustellen-Probleme besser, weil sie genau dafür entwickelt wurden.

Keine Hersteller-Abhängigkeit

Du behältst die Wahlfreiheit. Wenn ein Baustein nicht mehr passt, ersetzt du ihn und die restliche Umgebung läuft weiter.

Bestehendes weiter nutzen

Nutzt du schon Buchhaltungsprogramme wie sevdesk oder Lexware Office? Deine bewährten Systeme bleiben erhalten und werden kinderleicht angebunden, statt sie zwangsweise zu ersetzen.

Skalierbarkeit

Kleine und mittlere Betriebe, die sich irgendwann vergrößern wollen, können mit der Schnittstellen-Strategie immer noch skalieren. Und das ohne ausufernde Kosten. Starte schlank, erweitere bei Wachstum und vermeide exponenziell steigende Kosten.

Handwerkersoftware-Vergleich: All-in-One vs. Best-of-Breed

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammen:

Kurzfazit:
All-in-One reduziert Komplexität auf dem Papier. Best-of-Breed reduziert Komplexität im Alltag.

Häufige Bedenken – und wie es wirklich ist

„Mehrere Tools sind doch komplizierter." Gute Schnittstellen vereinfachen: klare Datenflüsse ohne Doppelpflege. Komplex wird es erst, wenn Schnittstellen fehlen oder als unnötig gelten – dann entstehen manuelle Workarounds oder Lock-in-Effekte. Mit klaren Datenflüssen entsteht ein durchgängiger Prozess ohne Mehraufwand für Monteur/innen und Büro.

„Wir wollen nur eine Ansprechperson." Verständlich. Doch bei komplexen All-in-One-Lösungen steigt selbst der Support nicht immer sofort durch, wenn es Probleme gibt. Profi-Lösungen haben meistens auch Profis im Support.

„Ist Best-of-Breed am Ende teurer?" Nicht, wenn du nur bezahlst, was du nutzt. Du vermeidest teure „Alles-drin-Pakete" und kannst Kosten präzise skalieren - abhängig von deinem Personal und den wirklich benötigten Funktionen.

Umsetzung in drei Schritten

1) Prozesse kartieren Vom Auftragseingang über die Disposition und Baustellenplanung bis zu Abrechnung & Buchhaltung. Markiere deine Schmerzpunkte (z. B. fehlende Nachweise, langsame Datenerfassung).

2) Kernsystem festlegen Beginne mit einem Kernprozess (z. B. eine digitale Plantafel + Dokumentation + Zeiterfassung), sorge für saubere Stammdaten, binde die Buchhaltung an (Export/API) und erweitere Schritt für Schritt. Wähle das Tool, das die meiste „Gravitation" hat (oft Dokumentation/Einsatzplanung). Dieses System wird der Dreh- und Angelpunkt für die Integration.

3) Schnittstellen prüfen & testen Achte auf offene APIs, Webhooks und gängige Exportformate. Frage aktiv nach Exportmöglichkeiten und wie ein Bausteinwechsel unterstützt wird. Definiere Datenflüsse (Kunden, Projekte, Leistungen, Zeiten, Fotos, Belege). Teste mit einem echten Auftrag.

Praxisbeispiel: Craftboxx

Bei der Craftboxx handelt es sich um eine Software mit Schnittstellen-Ansatz: Im Kern stehen Baustellen-Dokumentation, digitale Abnahmen und Einsatzplanung. Über Schnittstellen lässt sich die Software um eine Buchhaltung für Angebote und Rechnungen erweitern.

Fazit: Modulare Lösungen fürs moderne Handwerk

All-in-One-Lösungen wirken bequem, enden im Handwerk aber oft als Insellösung mit hohen Wechselbarrieren. Sie machen Betriebe langfristig unflexibel und du riskierst einen Lock-in-Effekt, der in kritischen Bereichen heikel werden kann.

Best-of-Breed mit Schnittstellen ist der modernere, zukunftssichere Ansatz: Du bleibst flexibel, erhöhst die Effizienz auf der Baustelle und sicherst dir echte Wahlfreiheit. Exzellente Tools, saubere Übergaben, echte Wahlfreiheit. So digitalisierst du handwerksgerecht – robust, mobil, skalierbar.

Interesse an echten Lösungen? Lass uns über deinen Werkzeugkasten sprechen. Wir zeigen dir das optimale Schnittstellen-Set-up für deinen Betrieb. Lieber machen statt schnacken? Dann teste die Craftboxx direkt selbst.