16.10.2023

Aufträge planen und die Arbeitszeit für die Abrechnung dokumentieren - wie Craftboxx und lexoffice deinen Betrieb voranbringen

Viele Handwerker haben derzeit volle Auftragsbücher. Die viele Arbeit ist gut für den Betrieb. Erledigt werden muss sie aber auch. Hier kommt es auf die richtige Planung an. Das geht digital mit der richtigen Software oder App heute oft schneller und einfacher als früher.

Welche Rolle spielt die Dokumentation der Arbeitszeit im Handwerk?

Um viele Aufträge unter einen Hut zu bekommen, braucht es das richtige Zeitmanagement. Außerdem ist es bei der Abrechnung mit den Kunden wichtig, dass die Arbeitszeiten detailliert vorliegen. Hier geht es um bares Geld. Wenn es darum geht, die Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, gibt es außerdem gesetzliche Vorgaben, die du mit der passenden Software ganz einfach erfüllen kannst. Es gibt dafür viele Tools von unterschiedlichen Anbietern. Das Problem ist, die richtige Software in der Menge zu finden. Am besten fragst du dich im Vorfeld, was für eine Software du brauchst und machst dir eine Liste mit den wichtigsten Funktionen. Darüber hinaus haben wir noch ein paar andere Tipps, worauf du auch noch achten kannst.

Wie findest du die richtige Software?

Die richtige Handwerker-Software sollte im beschriebenen Fall auch über eine Zeiterfassung verfügen. Zudem helfen dir die folgenden vier Punkte dabei, eine Auswahl zu treffen.

Achte auf:

  • Benutzerfreundliche Software für Zeiterfassung

  • Sicherheit und Datenschutz bei der Zeiterfassung

  • Die Kosten einer Software zur Zeiterfassung

  • Support und Nachbetreuung

Benutzerfreundliche Zeiterfassung

Zeiterfassung muss einfach sein. Am besten sollte jeder Mitarbeiter in der Lage sein, sich mit einem einfachem Klick auf Start und Stopp in die Zeiterfassung einzuloggen bzw. diese zu starten. Bei so einer Funktion solltest du auch nicht extra Geld für eine Schulung ausgeben. Eine gute Software für die Erfassung der Arbeitszeit muss so übersichtlich programmiert sein, dass auch Laien sie bedienen können. Im besten Fall verfügt die Software außerdem über Schnittstellen zu anderen Programmen. Hier bietet sich beispielsweise eine Schnittstelle zu einem Buchhaltungsprogramm wie lexoffice an.

Sicherheit und Datenschutz

Ein weiteres wichtiges Thema bei Software ist der sichere Umgang mit Daten. Immerhin ist die Erfassung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber auch ein sensibles Thema. Durch die deutsche Gesetzgebung im Bereich Datenschutz haben Software-Anbieter einen Vorteil, deren Server in Deutschland stehen. Am besten fragst du bei den Anbietern nach. Viele informieren dich auch schon auf ihrer Website über diesen Punkt.

Die Kosten für eine Zeiterfassungs

Manche denken, dass es auch mit einer kostenlosen Zeiterfassungs-Software geht. Das hängt unter anderem von deinen Ansprüchen ab. Generell solltest du schauen, ob Betriebe davon profitieren, sich für bestimmte Zahlmodalitäten zu entscheiden. Kannst du monatlich kündigen? Erhältst du bei jährlicher Zahlung einen Rabatt? Solche Preismodelle sprechen für einen soliden Anbieter. Nicht zuletzt kannst du schauen, was hinter den Preisen steckt: Gibt es einen telefonischen Support? Und wird die Software auch noch weiterentwickelt? Ist das der Fall, weißt du, dass dein Geld gut investiert ist. Schau am besten auch, ob es wie bei unserer Craftboxx die Möglichkeit gibt, sich einen kostenlosen Testaccount zu erstellen.

Craftboxx und lexoffice kombiniert

Wenn der Test dich überzeugt, kann unsere lexoffice-Schnittstelle eine Idee für dich sein. Die Software lexoffice ist für die Buchhaltung von Gründern und Selbstständigen sowie Freiberuflern und Kleinbetrieben gedacht. Hier kommt die Craftboxx ins Spiel. Wenn du beide Programme kombinierst, verbindest du deine Buchhaltung mit Dokumentation und effizienter Planung. Durch die Verbindung beider Plattformen eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

Ein besonderes Highlight ist die Übertragung von Kunden, die in lexoffice angelegt wurden. Diese Daten werden automatisch in die Craftboxx importiert, wodurch ein aufwendiges Übertragen von Kundendaten entfällt. Du kannst Termine und Dokumentationen außerdem direkt aus unserer Software an lexoffice übermitteln. Mit nur einem Klick überträgst du die Informationen nahtlos und unkompliziert. Das erleichtert die Dokumentation der geleisteten Arbeit und spart Zeit und Aufwand.

Craftboxx und lexoffice gemeinsam nutzen

Es lässt sich inbesondere der Terminplaner der Craftboxx mit lexoffice nutzen. Zunächst legst du die Termine an und ziehst diese dann mit der Maus direkt auf den gewünschten Mitarbeiter. Dadurch wird schnell und einfach erkennbar, ob es Doppelbelegungen gibt und du wirst gewarnt, falls Ressourcen bereits vergeben wurden. Ein weiteres praktisches Feature ist der Reiter mit allen ungeplanten Terminen. Hier werden alle noch nicht geplanten Termine übersichtlich aufgelistet, sodass nichts übersehen wird und sie zeitnah eingeplant werden können.

Wenn die Termine erfolgreich abgeschlossen sind, können die fertigen Dokumentationen direkt an lexoffice übermittelt werden. Dort können sie dann als Rechnungsentwurf dienen. Durch diese nahtlose Integration sparst du Zeit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.


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