24.04.2024
Mitarbeitergespräche im Handwerk - durch Feedback und Offenheit zum besseren Betrieb
Viele Missverständnisse gibt es, weil wir zu wenig miteinander reden. Auch bei der Arbeit im Betrieb ist das ein Thema. Gerade zwischen Mitarbeitenden und dem Chef bzw. der Chefin sollte das Miteinander funktionieren. Wie gute Mitarbeitergespräche dazu beitragen können, was dabei hilft und welche Rolle eine digitale Planung dabei spielt, erfährst du in unserem Beitrag.
Mitarbeitergespräche - wer nicht redet, der rät
Für die meisten Betriebe sind Mitarbeitergespräche heute nicht mehr ungewöhnlich. Weil solche Gespräche wichtige Arbeitszeit brauchen, sind sie trotzdem noch nicht überall etabliert. Sie dienen dazu, Fragen zu beantworten, Stimmungen zu erfassen und Probleme zu lösen. In diesen Gesprächen kann sich für alle im Betrieb die Möglichkeit ergeben, Rückmeldungen in einer geschützten und ruhigen Atmosphäre zu erhalten. Ohne diese Gespräche kann es dazu kommen, dass du Vermutungen anstellst und buchstäblich rätst, was deine Mitarbeitenden denken. Und auch als Mitarbeiter:in kannst du eigentlich nur raten, wie dein Chef bzw. deine Chefin deine Arbeit sieht.
Warum sind Mitarbeitergespräche im Handwerk so wichtig?
Bei Aufträgen und Terminen geht das Zwischenmenschliche manchmal unter. Klar tauschst du dich in der Pause mit Kolleginnen und Kollegen aus. Manche erzählen gern aus ihrem privaten Leben und andere nicht. Einige erzählen dir, wie es ihnen im Betrieb geht und andere behalten das für sich. Ohne Mitarbeitergespräche hängt es vor allem von der Persönlichkeit ab, wie viel Mitarbeitende kommunizieren. Und auch dann ist es oft eher ziellos. Und das ist der Vorteil von guten Mitarbeitergesprächen. Sie haben Ziele und einen bestimmten Zweck.
Ziele von Mitarbeitergesprächen im Handwerk
Mitarbeitergespräche unterscheiden sich von Gesprächen im Alltag dadurch, dass vorher Ziele feststehen. Der Zweck solcher Gespräche ist es, Chef:in und Mitarbeiter:in die Möglichkeit zu geben, über die Arbeit im Betrieb und die eigene Stellung zu sprechen. Obwohl alle im Betrieb solche Gespräche generell frei gestalten könnten, gibt es bestimmte Fragen, die eigentlich immer sinnvoll sind.
Es ist auch möglich, dass dir während der Mitarbeitergespräche Themen einfallen. Wichtig ist, dass gelungene Mitarbeitergespräche eine gute Grundstruktur und einen klaren Ablauf haben. Das hilft, aus dem Gespräch Inhalte, Ziele und ggf. Veränderungen mitzunehmen. Ohne sich an einem Plan und an bestimmten Fragen zu orientieren, entwickelt sich das Gespräch bestenfalls zu einem Kaffeeklatsch und schlimmstenfalls zu einem Monolog.
Was macht ein gutes Mitarbeitergespräch im Handwerk aus?
Mitarbeitergespräche sind eine Herausforderung, weil Gespräche über die eigene Arbeit oder auch die Leistung im Betrieb schnell persönlich werden können. Mitarbeitende haben vielleicht die Sorge, dass ein:e Chef:in sie für unzureichende Leistung kritisiert. Oder sie nehmen es selbst als Gelegenheit, ihrem Frust Luft zu verschaffen. Um das abzufangen, hilft eine gute Struktur. Wenn der Ablauf klar ist, gibt es weniger Grund, sich Sorgen zu machen
Ablauf und Struktur von Mitarbeitergesprächen im Handwerk
Die Grundlage guter Mitarbeitergespräche im Handwerk ist die Vorbereitung. Dafür solltest du als Vorgesetzte:r frühere Beurteilungen sichten und ggf. Kundenfeedback prüfen. Schau dir an, worüber ihr beim vorherigen Mitarbeitergespräch gesprochen habt. Falls es noch keines gab, kannst du überlegen, was du bisher über die Probleme und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden weißt.
Ins Gespräch selbst steigst du am besten mit allgemeinen Themen ein. Es geht darum, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen. Mitarbeitende sollen sich wohlfühlen und bereit sein, offen zu sprechen. Ist das sichergestellt, könnt Ihr dazu übergehen, über Arbeitsergebnisse, Herausforderungen und Ziele zu sprechen. An dieser Stelle erfährst du meist schon sehr viel darüber, was die Arbeit von Mitarbeitenden erleichtert bzw. besser macht und damit auch für den Betrieb gut ist.
Wenn alles wichtige besprochen worden ist, geht es darum, einen gemeinsamen Ausblick zu entwickeln. Wohin geht es mit Mitarbeiten? Welche Ziele stehen an? Besprich am besten auch direkt, wann das nächste Mitarbeitergespräch stattfindet. Unabhängig davon, ob es alle zwei Wochen nur kurze Gespräche gibt oder du einmal pro Quartal ein längeres Mitarbeitergespräch durchführst, ist es sinnvoll, dass beide Seiten wissen, wann es wieder die Gelegenheit gibt, in einem solchen Rahmen zu sprechen.
Welche Herausforderungen kann es in Mitarbeitergesprächen geben?
Nicht immer laufen Mitarbeitergespräche so glatt. Auch die beste Struktur verhindert keine Missverständnisse. Und es kommt immer auf beide Seiten an und was sie an Gedanken und Gefühlen ins Gespräch mitbringen. Dabei gibt es bestimmte Mitarbeitertypen, an denen du dich zumindest grob orientieren kannst und das Gespräch so in eine gute Richtung bringst.
Der leistungsstarke Mitarbeiter
Leistungsstarke Mitarbeiter:innen haben Spaß an ihrer Arbeit und empfinden große Bestätigung durch gute Ergebnisse. Durch eine starke Feedbackkultur lassen sich diese Mitarbeitenden nachhaltig motivieren. Sinnvoll ist auch, ihnen Entwicklungsmöglichkeiten z. B. in Form von Weiterbildungen aufzuzeigen. Auf Wunsch können gemeinsam gesteckte Ziele festgehalten werden. Wichtig ist, dass solche Mitarbeitenden sich gesehen fühlen und sich in ihren Aufgaben nicht langweilen. Sofern es Aufstiegsmöglichkeiten in der Firma gibt, ist es sinnvoll, sich diese Personen schon mal gedanklich abzuspeichern.
Der abgelenkte Mitarbeiter
Ablenkung gibt es überall. Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen oder auch das Handy nehmen dabei Top-Positionen ein. Doch auch persönliche Sorgen können ein Grund für Ablenkung sein. Oft ist Ablenkung auch ein Hinweis auf private Gewohnheiten, die sich im Arbeitsalltag fortsetzen. Sollte die Ablenkung tatsächlich zu einer Verzögerung der Arbeit führen, ist es sinnvoll, das im Mitarbeitergespräch zu thematisieren. Klage dabei am besten nicht an, sondern versuche durch Fragen zu klären, woran es liegt. So erfährst du meistens schnell, ob im Privaten etwas im Argen liegt. Oder Mitarbeitende teilen dir mit, dass sie sich bei ihrer Aufgabe langweilen.
Beides sind keine schönen Antworten. Doch du kannst mit diesen Antworten z. B. Unterstützung anbieten oder neue Aufgabenfelder finden. Hinter vielen Ablenkungen stecken eigentlich produktive Charaktere.
Der routinierte Mitarbeiter
Routinierte Mitarbeiter:innen sind wichtig für einen gut laufenden Betrieb. Sie haben oft bereits jahrelang Erfahrung, kennen alle Abläufe und sind Ansprechpartner:innen bei Fragen. Besonders in ihrem jeweiligen Fachbereich haben sich diese Personen zu stabilen Säulen der Zusammenarbeit entwickelt. Gleichzeitig begegnen sie Veränderungen zunächst oft kritisch. Möglicherweise stellen sie infrage, ob Änderungen nötig sind und verharren etwas länger bei bisherigen Techniken und Abläufen. Am besten respektierst du ihre Erfahrung und beziehst sie aktiv in Veränderungsprozesse mit ein.
Der neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter:innen sind mangels Erfahrung oft noch sehr zurückhaltend. Andere preschen etwas mehr vor. Während die einen sich nicht trauen, Fragen zu stellen, tun die anderen so, als wüssten sie sowieso schon alles. Um den richtigen Umgang mit diesen Mitarbeiter:innen zu finden, ist es wichtig, sie schon früh zu erkennen. In jedem Fall hilft beiden Mitarbeiter:innen direktes Feedback. Dadurch lernen sie die Regeln im Betrieb kennen und integrieren sich schneller ins Team. Gerade unsicheren Mitarbeiter:innen kann es helfen, gemeinsame Ziele zu definieren, um schon früh sowohl Erfolgserlebnisse zu schaffen als auch Fehlern zu begegnen.
Der kreative Mitarbeiter
Hat ein Betrieb einige kreative Mitarbeiter:innen, ist das oft gut für die Weiterentwicklung. Kreative Menschen hinterfragen gängige Methoden, bieten allerdings auch neue an. Es kommt vor, dass die Kreativität etwas übersprudelt. Dadurch wirken solche Mitarbeiter:innen manchmal unstrukturiert und hängen in der Luft. Der beste Weg, besonders kreative Mitarbeiter:innen einzubinden, ist es, ihnen spezielle Projekte anzuvertrauen, in denen sie strukturiert und mit klarem Ziel Lösungen finden sollen.
Der konfliktscheue Mitarbeiter
Im Betrieb kann es auch schon mal zwei Meinungen geben. Konfliktscheue Mitarbeiter:innen gehen solchen Situationen aus dem Weg. Oft schließen sie sich einer Mehrheitsmeinung an. Viele halten ihre eigenen Ideen zurück. Wenn erfahrene Mitarbeiter:innen so handeln, die eigentlich gute Vorschläge machen könnten, ist das schlecht für die Zusammenarbeit. Es ist wichtig, alle Mitarbeiter:innen im Betrieb zu einer offenen Kommunikation zu ermutigen. Auch eine positive Streitkultur ist wichtig. Ganz umgehen lassen sich Diskussionen schließlich manchmal nicht. Aber du kannst im Betrieb dafür sorgen, dass sich alle trotz anderer Meinung wohlfühlen.
Der soziale Mitarbeiter
Besonders soziale und kommunikative Mitarbeiter:innen können den Zusammenhalt im Team fördern. Oft haben diese Personen zu vielen im Betrieb ein gutes Verhältnis, können Konflikte abmildern und Kritik in sinnvolle Bahnen lenken. Wenn du die sozialen Fähigkeiten solcher Mitarbeiter:innen nutzt, kannst du das Wir-Gefühl im Team stärken und eine noch bessere Arbeitsatmosphäre schaffen. Es ist dir natürlich unbenommen, im konstruktiven Feedback auch Kritik zu äußern, wenn der Kaffeeklatsch im Betrieb etwas überhand nimmt.
Verschiedene Mitarbeiter haben verschiedene Bedürfnisse
Es gibt viele verschiedene Mitarbeiter:innen in jedem Betrieb. Und einige vereinen mehrere Rollen in sich. Da ist z. B. der kreative abgelenkte Mitarbeiter, der schon seit Jahren im Betrieb ist, oder die neue leistungsstarke Mitarbeiterin, die vor einem Monat angefangen hat. Wichtig ist, dass du Mitarbeiter:innen mit einer gesunden Portion Menschenkenntnis begegnest und weißt, wie du mit ihnen umgehst. Ganz so leicht lassen sich viele Menschen natürlich nicht in Schubladen stecken. Mit einem guten Blick für andere Menschen kannst du aber eine gute erste Einschätzung treffen und dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit mit allen klappt. Mitarbeitergespräche sind eine der besten Möglichkeiten, den unterschiedlichen Menschen jeweils auf die beste Art zu begegnen. Denn hier kannst du offener sprechen als mitten in der Mannschaft.
Der Ton macht die Musik
Ganz zentral in Mitarbeitergesprächen ist der richtige Ton. Bleib immer ehrlich, aber transportiere das, was du sagen willst, so, dass es auch wirklich ankommt und Gesprächspartner:innen es nicht ablehnen. Gerade bei Kritik ist das wichtig. Beachte am besten die folgenden Kriterien einer guten Gesprächsführung:
Begegne Mitarbeiter:innen in einem ruhigen Tonfall.
Nachfragen stellen ist besser als Urteile fällen.
Schilderst du eine Wahrnehmung, mach auch deutlich, dass es erst einmal nur deine Wahrnehmung ist.
Lass dein Gegenüber ausreden und fordere das auch selbst ein.
Höre aktiv zu, indem du von Mitarbeiter:innen Gesagtes in deiner Reaktion wieder aufgreifst.
Mit diesen Tipps und einem guten Gespür fürs zwischenmenschliche Miteinander gehen beide Seite gern ins Gespräch und kommen auch zufrieden wieder raus. Wenn du Kritik an Mitarbeiter:innen hast, sprich das unbedingt an, aber nutze diese Hinweise, damit es um die Sache geht und nicht persönlich wird.
7 empfehlenswerte Fragen in Mitarbeitergesprächen
Obwohl es vor allem darauf ankommt, was du und deine Mitarbeiter:innen sich aus entsprechenden Gesprächen erhoffen, gibt es einige empfehlenswerte Fragen in Mitarbeitergesprächen, die sich immer anbieten können.
Welche aktuellen Aufgaben bearbeitest du gerade?
Diese Frage ergibt vor allem in großen Betrieben und/oder komplexen Projekten Sinn. Du zeigst dadurch Interesse an Mitarbeiter:innen und ihren Tätigkeiten und verschaffst dir gleichzeitig einen Überblick über den Stand von Aufgaben und Aufträgen. Ob diese Frage bei dir im Betrieb sinnvoll ist, kannst du am besten einschätzen.
Bei welchen Aufgaben hat es Probleme gegeben?
Nicht immer ist es direkt klar, wenn gerade etwas schiefläuft. Und Mitarbeiter:innen laufen auch nicht bei allen Herausforderungen zu dir. Meistens ist das auch nicht nötig. Mitarbeitergespräche sind trotzdem eine gute Gelegenheit, einmal zu schauen, ob momentan etwas Wichtiges im Argen liegt und du gegebenenfalls unterstützen kannst. Das führt zur nächsten wichtigen Frage.
Wie kann ich dich unterstützen und ist das gewünscht?
Viele Menschen nehmen ungern Hilfe an. Andere wissen noch gar nicht, ob Unterstützung durch andere sinnvoll ist. Durch die Frage bietest du Mitarbeiter:innen eine gute Gelegenheit, einmal in sich hineinzuhorchen, um für sich zu klären, ob sie Unterstützung von dir wünschen, um ihre Arbeit gut oder sogar noch besser zu erledigen.
Bist du zufrieden mit deiner Arbeitssituation bzw. hast du Spaß bei der Arbeit?
Vielleicht macht dir diese Frage Angst, denn die Antwort könnte auch negativ ausfallen. Aber egal, ob die Antwort dir gefällt oder nicht, sie ist wahrscheinlich gut für deinen Betrieb. Denn entweder erhältst du bestärkendes Feedback über eine gute Betriebskultur und Betriebsführung, oder du erfährst, wo du etwas verbessern kannst. Außerdem ermöglicht es beiden Seiten offen mit den eigenen Ansprüchen umzugehen.
Brauchst du mehr Feedback?
Frage deine Mitarbeiter:innen auch gern, ob sie sich mehr Feedback wünschen. Die einen brauchen eigentlich gar kein Feedback, weil sie ihre Arbeit gern machen und eine gute Selbsteinschätzung haben. Andere wünschen sich schon deine Meinung zu ihrer Arbeit und ihrer Leistung. Statt zu vermuten, wer welche Bedürfnisse hat, kannst du sehr gut einfach fragen.
Welche Ziele hast du im Betrieb?
Mitarbeitergespräche sind oft auch Entwicklungsgespräche. Gerade mit leistungsstarken und kreativen Mitarbeiter:innen kann es sinnvoll sein, Ziele zu definieren. Möchten Mitarbeiter:innen vielleicht Fortbildungen machen? Gibt es Fertigkeiten, die deinen Betrieb voranbringen können? Nimm diese Frage als Ausgangspunkt, um Mitarbeiter:innen zu Komplizinnen und Komplizen des Erfolgs im Betrieb zu machen.
Welche Erwartungen hast du an deine:n Vorgesetze:n?
Es kann sinnvoll sein, auch ganz konkret noch mal nach Feedback zu deiner Rolle zu fragen. Auch hier gilt wie bei der Arbeitszufriedenheit, dass die Antworten auch negativ sein können. Und wie offen und ehrlich Mitarbeiter:innen wirklich antworten, kannst du nicht steuern. Trotzdem kann es helfen, die Betriebstemperatur durch solche Fragen zumindest näherungsweise zu messen.
Die richtige Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen
Wenn Mitarbeitergespräche stattfinden, brauchen diese auch eine gute Nachbereitung. Wichtige Informationen und Absprachen müssen von und für beide Seiten schriftlich festgehalten werden. Im Anschluss kannst du ein entsprechendes Protokoll rumschicken und ergänzende Hinweise aufnehmen. Ein wichtiger Punkt im Protokoll sind gemeinsam vereinbarte Ziele bzw. Veränderungen. Indem ihr diese gemeinsam festhaltet, lassen sie sich im Nachhinein überprüfen.
Wie kann eine digitale Lösung beim Thema Mitarbeitergespräche helfen?
Gute Mitarbeitergespräche haben ein paar Bedingungen. Dazu zählen ausreichend Zeit, Überblick über Aufgaben und Projekte und im besten Fall eine gewisse Grundzufriedenheit unter deinen Mitarbeiter:innen. Um das zu erreichen, kommt es darauf an, einen gut laufenden Betrieb mit logischen Abläufen zu haben, in dem überall dort Zeit eingespart wird, wo das auch möglich ist.
Ein großer Zeitsparer in vielen Handwerksbetrieben ist die Digitalisierung. Allein der Umgang mit Papier braucht oft viele Extrastunden. Dokumente müssen ausgedruckt und abgeheftet, Ordner müssen gesucht oder einsortiert werden. Nicht nur Papier kostet Zeit. Auch ständige Telefonate zwischen den Kolleginnen und Kollegen im Büro und auf der Baustelle sind wahre Zeitfresser. Es gibt mittlerweile sehr gute Software-Lösungen, die für beide Herausforderungen Lösungen bieten. Die richtige Handwerkersoftware erleichtert schon etlichen Handwerksbetrieben ihren Arbeitsalltag. Mit einer digitalen Plantafel und einer integrierten Zeiterfassung gehören Stundenzettel und Stift der Vergangenheit an. Das führt zu besseren Prozessen, zufriedenen Mitarbeiter:innen und ausreichend Zeit für Mitarbeitergespräche. Wenn du das selbst einmal ausprobieren möchtest, kannst du die Craftboxx mit allen Funktionen direkt und kostenlos testen. Die Handwerkersoftware überzeugt bereits jetzt hunderte Handwerksbetriebe und erleichtert ihnen ihre Arbeit.
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