Wie führt man eine Software für Montageplanung ein? [Checkliste]

Die Checkliste "Einführung von einer Software für Montageplanung für Handwerker in 3 Schritten"

Dich erwartet eine einfache, aber vollständige Checkliste, wie man eine Software für die Montageplanung aussucht und anschließend im Betrieb einführt. Zuerst wird der Anspruch an die Software für Montageplanung abgefragt. Dann werden die Punkte für den schnellen Praxistest genannt. Im letzten Schritt gibt es die wichtigen Punkte für die Einführung in der Firma.

Falls du dich fragst, warum du das Ganze überhaupt machen solltest, haben wir dir hier die Gründe zusammengeschrieben. 

Schritt 1 - Was ist dir wichtig für deine neue Software für Montageplanung

Bevor es richtig losgeht, nimm dir einmal 15 Minuten Zeit und überlege, was du wirklich brauchst. Als kleine Hilfe haben wir dir hier einige Punkte aufgeschrieben:

 Welche Angaben musst du in der Planung sehen? Kunde, Auftragsnummer, Stunden / Tage / Wochen / Monate aus?

 Möchtest du "nur" eine Montageplanung im Büro haben oder sollen die Mitarbeiter auf der Baustelle auch auf Infos zugreifen können

 Möchtest du, dass die Montageplanung automatisch mit deiner Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert ist?

 Welches Budget hast du zur Verfügung?

 Welche Art von Auswertungen benötigst du?

 Welche Regelungen gibt es bezüglich Arbeitszeiten in deinem Land oder Bundesland, die du beachten musst?

Diese Fragen kannst du sehr gut auch dem Vertriebler der Software deiner Wahl stellen! 

Schritt 2 - Der schnelle Test in der Praxis

So, jetzt hast du vielleicht 1-3 Tools dir rausgesucht, die für dich infrage kommen. Jetzt ist es das Wichtigste, die allgemeine Handhabe in der Praxis zu testen.

Nutze den Start der Testphase nicht für das Ausfüllen von Stammdaten, sondern versuche so schnell wie möglich mit der Planung einzelner Aufträge zu starten.

 Registriere dich bei der Software deiner Wahl und lege dich selbst als Mitarbeiter an

 Plane direkt den ersten Auftrag ein (am besten mit echten Daten)

 Fazit: Hat es geklappt oder war es sehr umständlich?

Jetzt ist ein Mitarbeiter dran. 

 Registriere einen Planer von dir

 Erkläre ihm die Software und lass ihn/sie einen Auftrag anlegen

 Fazit: Hat es geklappt oder war es sehr umständlich?

Wenn es zu lange gedauert hat, oder zu viel Zeit gekostet hat, kannst du den Test abbrechen und zur nächsten Software gehen. Keine Software ist perfekt und ein wenig Geduld musst du mitbringen, aber die Zeiten, in denen man Tage mit der Einführung von Software verbracht hat, sind vorbei. 

Schritt 3 - Die Einführung der Montageplanung für den gesamten Betrieb

Von der initialen Botschaft bis zur Umstellung sollten idealerweise nicht mehr als 2-4 Wochen liegen, damit die Anfangsmotivation nicht versickert.

 Bei der nächsten Betriebsversammlung oder per Email/Whatsapp: Erkläre die zeitnahe Einführung der neuen Montageplanung und zeige am Besten einen Bild von der neuen Planung

 Lege alle Mitarbeiter in der Software an

 Erstelle einen Termin für die Umstellung und weise daraufhin, die jeweilige App schonmal zu downloaden oder sich entsprechend einmal mit den Nutzerdaten anzumelden

 Im Termin: Erkläre nochmal, warum die Umstellung wichtig ist und hilf allen bei der Einrichtung (Sollten sich welche wirklich gegen die Umstellung sperren, kannst du die erstmal bei dem alten System belassen. Wenn es bei den anderen eine Zeit lang funktioniert, ist das Überzeugen deutlich einfacher.

Beispiele für die Umstellung:

• Weniger hinterhertelefonieren von verlorenen Zetteln. Weniger Stress für das Büro ist auch weniger Stress für die Leute draußen
  
• Viele Kundenunzufriedenheiten, die auch auf der Baustelle zu spüren ist, kommt über unzureichende Planung
• Zeige, dass es funktioniert: Nimm bei einem Mitarbeiter bei dem es schon geklappt hat als Vorbild
• Belohnung: Stelle ein gemeinsames Grillen oder eine Kiste Bier für jeden in Aussicht, wenn die Einführung geklappt hat

Glückwunsch, die Einführung ist abgeschlossen!

Wichtig ist nach der Einführung weiter Zeit für die neue Software einzuplanen. Es werden nicht alle auf Anhieb alles richtig machen. Da musst du ein wenig Geduld mitbringen, aber nach unserer Erfahrung läuft nach 2-3 Monaten die Sache dann rund.