05.09.2025
Zeiterfassung im Handwerk einführen – so gelingt es
Kurz zusammengefasst
Im Handwerk Arbeitszeiten zu erfassen, zielt nicht nur auf einen gesetzeskonformen Umgang mit dem Thema, sondern schützt auch vor Konflikten. Denn spätestens seit der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht in den vergangenen Jahren ist klar: Die Zeiterfassung ist Pflicht; am besten digital. Was Betriebe bei der Einführung beachten sollten, erfährst du hier.
Was verlangen Gesetz und Rechtsprechung zur Zeiterfassung?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht neu – wurde aber durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (C-55/18) und einen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21) neu bewertet. In Deutschland verlangt § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes schon lange, dass Überstunden dokumentiert werden müssen.
Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Die Erfassungspflicht besteht auch, wenn im Betrieb Vertrauensarbeitszeit gilt. Entscheidend ist nicht, ob die Arbeitszeit flexibel ist – sondern ob sie objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert wird.
"Transparente Zeiterfassung schützt beide Seiten – das Unternehmen und die Mitarbeitenden."
Louisa B., Leidenschaftliche Hobby-Juristin im Team Craftboxx
Warum ist es sinnvoll, frühzeitig auf elektronische Lösungen zu setzen?
Auch wenn die konkrete Ausgestaltung der Pflicht durch den Gesetzgeber weiterhin aussteht, zeichnet sich der Trend klar ab: Die Zeiterfassung soll elektronisch erfolgen. Wer jetzt schon eine passende Lösung nutzt, spart später Zeit und Aufwand.
Welche Schritte führen zu einer funktionierenden Zeiterfassung?
Eine neue Lösung einzuführen, braucht Planung. Damit der Umstieg im Betrieb gelingt, sollten Anforderungen geklärt, Technik geprüft und Beschäftigte eingebunden werden. Wichtig: Eine Testphase hilft, Fehler zu vermeiden.
Welche Anforderungen sollte die Software erfüllen?
Nicht jede Lösung passt zum Handwerk. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:
Welche Zeiten sollen erfasst werden – Beginn, Ende, Pausen, Überstunden?
Sollen auch Krankheit und Urlaub dokumentiert werden?
Ist eine Verbindung zur Buchhaltung sinnvoll?
Gibt es eine Schnittstelle zu bestehenden Programmen wie lexoffice oder sevdesk?
Auch das Thema Datenschutz sollte geprüft werden – etwa bei der Speicherung sensibler Personaldaten.
Welche Ausstattung braucht es für die Nutzung?
Während installierte Software gewisse Systemanforderungen mitbringt, laufen cloudbasierte Programme direkt im Browser. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung; kurzzeitige Aussetzer verkraften viele Lösungen problemlos.
"Cloud-Lösungen entlasten Betriebe: Sie aktualisieren sich selbst und sind überall nutzbar."
Armir H., Senior-Entwickler bei Craftboxx
Welche Vorteile bieten browserbasierte Lösungen?
Sie benötigen keine Installation
Sie funktionieren auf den meisten Endgeräten
Sie sind standortunabhängig nutzbar
Updates erfolgen automatisch
Die Kosten sind oft transparenter
Tipp: Wer alte Smartphones oder PCs nutzt, sollte auf Software-Kompatibilität achten. Veraltete Geräte können für kleine und mittlere Unternehmen ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Kann ich eine digitale Zeiterfassungs-Lösung vorab testen?
Viele Anbieter ermöglichen einen kostenlosen Test ohne weitere Verpflichtungen. Das lohnt sich: So lässt sich ausprobieren, wie gut die Software zum Betrieb passt.
Checkliste für den Test:
Kostenlos registrieren und erste Mitarbeitende anlegen
Zeiten für ein, zwei Tage erfassen
Feedback im Team einholen
Entscheidung treffen
Wie gelingt der Roll-out im gesamten Betrieb?
Sind Auswahl und Testphase abgeschlossen, folgt der nächste Schritt: die Einführung. Dabei ist es wichtig, alle in der Firma über die neue Software zu informationen. Eine kleine Betriebsversammlung oder eine E-Mail genügt meist. Wichtig ist, Mitarbeitende mitzunehmen, denn manche stehen Neuerungen zunächst skeptisch gegenüber.
"Transparenz sorgt für Akzeptanz. Wer die Vorteile zeigt, gewinnt das Vertrauen von Mitarbeitenden."
Philipp L., Geschäftsführer bei Craftboxx
Welche Vorteile solltest du in der Kommunikation besonders betonen?
Arbeitsabläufe werden effizienter
Die Datenlage wird nachvollziehbarer
Mitarbeitende wissen, woran sie sind
Aufwand für Nachkalkulationen sinkt
Wer Verbesserungsvorschläge im Team ernst nimmt, erhöht die Akzeptanz langfristig. Einige Lösungen bieten sogar die Möglichkeit, Nutzerfeedback aktiv einzureichen.
FAQ
Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Ja. Die Pflicht ergibt sich aus § 16 ArbZG sowie Urteilen des EuGH und BAG. Auch bei Vertrauensarbeitszeit ist sie verpflichtend.
Welche Form der Zeiterfassung schreiben die Gerichte vor?
Aktuell genügt eine verlässliche Dokumentation; die künftige gesetzliche Regelung wird voraussichtlich eine elektronische Lösung vorgeben.
Kann ich Lösungen für die Zeiterfassung kostenlos testen?
Ja. Die meisten Anbieter stellen Testzugänge zur Verfügung. Damit lässt sich im Alltag prüfen, ob die Lösung zum Betrieb passt.
Was spricht für eine Cloud-Lösung?
Cloud-Systeme benötigen keine Installation, sind wartungsarm und flexibel nutzbar. Besonders für kleinere Betriebe ein enormer Vorteil.
Was tun bei Bedenken im Team?
Offene Kommunikation, ein schrittweises Vorgehen und konkrete Vorteile schaffen Vertrauen. Das Team sollte früh eingebunden werden.
Und jetzt?
Wer im Handwerksbetrieb für Digitalisierung verantwortlich ist, kommt an der elektronischen Zeiterfassung nicht vorbei. Wer frühzeitig eine passende Lösung einführt, sichert sich Rechtssicherheit und verbessert zugleich Abläufe im Alltag.
Redaktionstipp: Nutzen Sie eine kostenlose Testphase, sprechen Sie mit Ihrem Team und planen Sie den Roll-out mit Augenmaß. Dann wird die Einführung zum Erfolg.
