Zeiterfassung via App: Wie das Handwerk von den digitalen Lösungen profitiert

Die genaue Zeiterfassung spielt im Handwerk eine große Rolle. Doch obwohl sie so wichtig ist und Lohnarbeits- sowie Auftragsarbeitszeiten stets akribisch erfasst werden müssten, sieht die Realität in etlichen Betrieben oft anders aus. 

Im stressigen Alltag vergessen viele Mitarbeiter auf dem Sprung zwischen Firmengelände, Baustelle und Nachhauseweg schlichtweg, dass sie ihre Arbeitszeit notieren müssen, um später eine problemlose Abrechnung zu gewährleisten. 

Außerdem häufen sich die Zettel auf dem Schreibtisch und der Papierflut nimmt mit der Zeit immer mehr Überhand. Die Lösung dieses Problems, das in allen Gewerken beobachtet werden kann: Die „digitale Stechuhr“ in Form einer praktischen App zur Zeiterfassung.

In aller Kürze:

• Zeiterfassung via App funktioniert einfach, schnell und intuitiv
• dadurch lassen sich die Anwendungen sehr gut in den stressigen Handwerker-Alltag integrieren
• die Auswahl an entsprechenden Apps zur Zeiterfassung ist groß
• Apps unterscheiden sich teils stark voneinander
• wichtig bei der Auswahl: genau wissen, was man braucht
• Vorteile der Zeiterfassung mittels App sind vielfältig und überzeugend

Wie funktioniert Zeiterfassung via App?

Das digitale Timetracking – also die Zeiterfassung mithilfe einer entsprechenden App fürs Smartphone und andere Endgeräte – ist kein Hexenwerk. Wenn du und deine Mitarbeiter das Prinzip erst einmal verinnerlicht habt, wird die Arbeitszeiterfassung schon bald zur Selbstverständlichkeit, über die niemand mehr nachdenken muss.

Die meisten Apps für Handwerker bieten zwei Möglichkeiten für das Erfassen der Arbeitszeit an:

• mithilfe von Start-, Pausen- und Stop-Knopf
• mithilfe einer manuellen Eingabe von Arbeitszeitbeginn und -ende

Was in der Theorie ziemlich einfach und intuitiv klingt, erweist sich auch in der Praxis als genau das: Handwerker-Apps, mit denen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen können, kommen in der Regel bewusst schnörkellos und selbsterklärend daher. Denn nur so können sie auch garantiert perfekt in den hektischen Arbeitsalltag eines Handwerkers eingebunden werden – eine ganz grundlegende Voraussetzung dafür, dass die App auch tatsächlich genutzt wird.

Arbeitszeiten, die mithilfe der App aufgezeichnet wurden, werden im Anschluss automatisch ans Büro übermittelt und können dort insbesondere direkt für die Lohn- und Projektabrechnung verwendet werden.

Darauf musst du bei der Auswahl der perfekten App achten

Wenn du dich erst einmal mit dem Thema „Apps zur Zeiterfassung“ beschäftigst, wirst du schnell feststellen: An Anbietern mangelt es nicht. In Anbetracht der schieren Masse an Auswahlmöglichkeiten kann einem sogar ein bisschen schwindelig werden. Wohl dem also, der genau weiß, wonach er sucht.

Um die ideale App für deinen Betrieb zu finden, solltest du dich zunächst fragen, was genau du brauchst. Möchtest du einfach nur ganz „stupide“ Start- und Stopp-Zeiten erfassen oder darf es etwas differenzierter sein? Soll die App für Android, iOS oder beide Betriebssysteme verfügbar sein? Wünschst du dir eine Unterteilung der Zeiten in Auftrags- und Lohnarbeitszeit oder ist dir das egal?

Je genauer du weißt, worauf es dir bei einer Zeiterfassungs-App für deinen Handwerksbetrieb ankommt, desto gezielter kannst du suchen und desto schneller wirst du am Ende fündig. Diese Herangehensweise spart nicht nur viel Zeit, sondern wird auch deine Nerven merklich schonen. Denn so schön es auch sein mag, neue Sachen (oder in diesem Fall Apps) auszuprobieren, irgendwann wirst du einfach nur froh sein, endlich die ideale Anwendung gefunden zu haben.

Gut zu wissen: Viele Apps, mit denen Handwerker ihre Personalzeiterfassung durchführen können, weisen auch weitere Funktionen auf, die dir sowohl im Büro als auch auf der Baustelle behilflich sind. Die Palette ist breit gefächert und reicht von der Projektplanung über die Erfassung von Kunden- und Mitarbeiterdaten bis hin zur Dokumentation von Schäden und Fehlern in Text- und Bildform. Wenn du dich also für zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten einer Handwerks-App interessierst, lohnt es sich, unterschiedliche Anbieter genauer unter die Lupe zu nehmen. Ein gutes Beispiel für eine umfassende Handwerker-App ist die CRAFTBOXX.

Hier noch ein kleiner Fragenkatalog, der dir bei deiner Suche helfen soll:

• Reicht dir eine simple Zeiterfassung oder möchtest du gern verschiedene „Zeit-Kategorien“ tracken können (bspw. Arbeitszeit auf Baustelle, Fahrtzeit, Arbeitszeit auf Firmengelände, Arbeitsbereich A, Arbeitsbereich B, …)
• Soll die App für Android, iOS oder beide Betriebssysteme verfügbar sein?
• Soll eine Unterteilung in Auftragsarbeits- und Lohnarbeitszeit möglich sein?
• Wünschst du dir zusätzliche Funktionen von der App?
• Ist dir ein ansprechendes Design wichtig?
• Worauf legst du Wert im Hinblick auf die Bedienung der App?

7 Vorteile der Zeiterfassung via App

Dass die Zeiterfassung mittels App Vorteile für das Handwerk mit sich bringen, sollte klar sein – warum sonst gibt es inzwischen so viele verschiedene Anbieter? Damit du dir jedoch ganz sicher sein kannst, dass sich die Umstellung vom analogen Zettelchaos zur digitalen Stempeluhr lohnt, möchten wir dir hier nochmal im Detail vor Augen führen, warum die Personalzeiterfassung via App so sinnvoll ist.

Vorteil #1: verbesserter Betriebsüberblick

Ganz allgemein kann gesagt werden, dass dir eine App zur Zeiterfassung dabei helfen wird, einen besseren Überblick über deinen Betrieb zu erlangen. Mithilfe der digitalen Anwendung, die sowohl im Büro als auch auf der Baustelle zum Einsatz kommen kann, kannst du beispielsweise Abläufe überprüfen, unterschiedliche Zeiten erfassen und deine Buchhaltung optimieren.

Vorteil #2: rechtssichere Zeiterfassung

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig und ab „Stunde 0“ dokumentieren müssen. Eine entsprechende Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes wird wohl in absehbarer Zukunft kommen. (Blogeintrag: Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb)

Indem du jetzt schon auf die digitale Zeiterfassung via App umsattelst, ist dein Betrieb bestens auf die Änderung vorbereitet und kann sich – während alle anderen Handwerker in Panik ausbrechen – weiterhin dem Wesentlichen widmen: euren Aufträgen.

Vorteil #3: gesenkte Fehlerquote

Sicherlich hast du es schon etliche Male erlebt, dass deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle lückenhaft oder auch gar nicht dokumentiert haben. So etwas ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch zu ziemlich nervigen Fehlern bei der Abrechnung führen.

Um dir dieses Szenario in Zukunft zu ersparen, solltest du auf die Zeiterfassung via App umsatteln. Denn hiermit können deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht nur lückenlos tracken, dank der automatischen Datenübertragung ans Büro wird auch die Fehlerquote sinken.

Das freut nicht nur deinen Steuerberater, sondern auch deine Kunden.

Vorteil #4: Zeitersparnis

Nie wieder Stundenzettel suchen, nie wieder die „Sauklaue“ dieses einen Mitarbeiters entziffern, nie wieder rätseln, zu welchem Auftrag die erfasste Arbeitszeit gehört! Stattdessen: Projekt- und Lohnabrechnung innerhalb weniger Minuten und endlich wieder mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Klingt doch ziemlich gut, oder?

Vorteil #5: mehr Transparenz

Eine detaillierte Zeiterfassung kann extrem aufschlussreich sein und dir zum Beispiel genau vor Augen führen:

• wie viel Zeit deine Mitarbeiter schon auf einer Baustelle verbracht haben
• wie ihr im Zeitplan liegt
• wie viel Zeit für welche Teilbereiche draufgeht
• an welchen Stellen unerwarteter Mehraufwand entstanden ist
• wo ihr euch zeitlich verschätzt habt

Das schafft Transparenz und liefert dir wichtige Informationen, die uns wiederum zu Vorteil #6 bringen.

Vorteil #6: verbesserte Projektplanung

Jeder Handwerker kennt es: Egal, wie gründlich du ein Angebot kalkulierst – am Ende passiert es trotzdem hin und wieder, dass du dich verschätzt und der Arbeitsaufwand höher als gedacht ist. Wenn zuvor schon ein Festpreis mit dem Kunden vereinbart wurde, ist das nicht nur ärgerlich, sondern ein wirtschaftlicher Fehltritt.

Um diese in Zukunft zu vermeiden, kann es wirklich hilfreich sein, Zeiten gewissenhaft und differenziert zu erfassen und auszuwerten. Auf diese Weise kannst du genau überprüfen, wie viel Zeit deine Mitarbeiter für welchen Arbeitsschritt brauchen – und das wiederum ist extrem wertvolles Wissen für deine nächste Projektplanung beziehungsweise Angebotskalkulation.

Vorteil #7: Optimierung von Arbeitsabläufen

Auch abseits der Arbeit mit Kunden kann die genaue Zeiterfassung mithilfe einer App spannende Erkenntnisse liefern. Die App kann sehr schnell zeigen, wenn deine Mitarbeiter zu viel Zeit im Auto verbringen und so kannst du dich im nächsten Schritt fragen, wie die Route verbessert/optimiert werden muss, um hier und da ein paar Minuten rauszuholen. Oftmals reichen schon kleine Veränderungen aus, um große Effekte zu erzielen.

Deine nächsten Schritte

Eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Lösungen ist unter Handwerkern nach wie vor weit verbreitet und teilweise auch angebracht. Trotzdem kann auch beobachtet werden, dass sich immer mehr für neue Möglichkeiten öffnen und schnell feststellen, wie groß die Entlastung ist, die diese mitbringen. Mit dieser Checkliste schnell weitermachen.