20 Oct 2023

Mit dem digitalen Stundenzettel auf der sicheren Seite

Das Handwerk stöhnt auf. Nachdem die meisten Betriebe endlich einen Weg gefunden haben, mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umzugehen, gab es die nächste bürokratische Hürde. Anlass hierfür war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen Druck macht.

In aller Kürze:

  • Der Europäische Gerichtshof entschied im Mai 2019, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter
    vollständig dokumentieren
    müssen (Az. C-55/18).

  • Eine Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes ist in Arbeit.

  • Viele Handwerksbetriebe fürchten zusätzlichen bürokratischen Aufwand
    und neue datenschutzrechtliche Herausforderungen.

Die Lösung für das Problem: der digitale Stundenzettel für Handwerker.

Gesetzesänderung pusht digitalen Stundenzettel

Bisher galt die Regel, dass nur Überstunden und Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden müssen. Nun ist laut EuGH eine Zeiterfassung ab „Stunde 0“ vorgesehen. Ziel dieser neuen Regelung soll es sein, Arbeitswochen auf maximal 48 Stunden zu begrenzen und somit dem „Flatrate-Arbeiten“ einen Riegel vorzuschieben, so der Deutsche Gewerkschaftsbund.

Auch wenn die entsprechende Gesetzesänderung noch nicht durchgedrückt wurde, solltest du als Handwerker darüber nachdenken, wie du in Zukunft damit umgehst. Auf welche Weise die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst und dokumentiert wird, ist nämlich jedem Unternehmen selbst überlassen. Laut EuGH muss das System, für das du dich letztlich entscheidest, aber auf jeden Fall verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Die Arbeitszeiterfassung mit dem klassischen Stundenzettel auf Papier zählt dabei nicht mehr unbedingt zu den besten Lösungen.

Zettelchaos und Mehraufwand bei der Zeiterfassung auf Papier

Ob nun aber der gute, alte Stundenzettel in Papierform oder die Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung die richtige Wahl sind, ist fraglich. Viele Betriebe fürchten sich vor dem erwarteten Mehraufwand, der mit der vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Kollegen einhergehen könnte. Zu Recht, denn vor allem klassische Lösungen wie die Arbeitszeiterfassung auf Papier kann kaum als Entlastung bezeichnet werden, sondern droht mit noch mehr Schreibtischarbeit als ohnehin schon. Wenn du dann noch über den Aspekt Datenschutz nachdenkst, ist es kein Wunder, wenn du erst einmal schwarz siehst.

Doch warum kompliziert denken, wenn es auch ganz einfach geht?

Digitaler Stundenzettel für smarte Handwerker

Dass der moderne Stundenzettel auch (und gerade!) in Handwerksbetrieben digital sein muss, ist genau genommen genauso selbstverständlich wie die Zwiebeln auf dem Mettbrötchen. Denn sind wir mal ehrlich: Welcher deiner Mitarbeiter hat schon Lust, seine Arbeitszeiten auf ein Blatt Papier zu kritzeln, wenn er von einer Baustelle zur nächsten springt und den Kopf voller Dinge hat, die – Hand aufs Herz! – einfach wichtiger sind?

Wäre es da nicht viel einfacher, schnell das Smartphone zu zücken, die digitale Zeiterfassung mit nur einem Klick in der entsprechenden App zu starten und mit der Arbeit zu beginnen? Keine zerknitterten Zettel, keine krakelige Schrift, die am Ende niemand mehr entziffern kann; stattdessen eine übersichtliche Lösung, die alle Informationen zuverlässig erfasst und sich perfekt in euren Arbeitsalltag integrieren lässt – das ist die digitale Arbeitszeiterfassung via App. Dazu kommt, dass das Smartphone sowieso dabei ist.

Gut zu wissen: Eine Excel-Tabelle ist übrigens kein digitaler Stundenzettel, da auch hier alle Arbeitszeiten händisch eintragen werden müssten. Dieses System wäre zwar übersichtlicher als Papier-Lösungen und via Speicherung in einer Datencloud auch auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphone, Tablet und PC abrufbar. Doch in der Praxis wirst du vermutlich schnell feststellen, dass das Eintragen und die Pflege der Daten viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Und auf lange Sicht nicht weniger nerven kostet als Stundenzettel auf Papier.

Digitaler Stundenzettel und Datenschutz: DSGVO-konforme Zeiterfassung

Erst kommt man dir mit dem Datenschutz, dann mit der Zeiterfassung. Ein Problem gelöst, reißt es gleich wieder jemand auf. Es ist also absolut nachvollziehbar, dass du dich jetzt fragst, wie es sich bei den digitalen Stundenzetteln mit dem Datenschutz verhält – schließlich ist das Thema nach wie vor auch im Handwerk ein Thema.

An dieser Stelle trennt sich vermutlich die Spreu vom Weizen. Wenn du einen digitalen Stundenzettel in deinem Betrieb einführen willst und noch auf der Suche nach dem passenden Anbieter bist, solltest du ganz genau nachschauen, ob dieser auch wirklich eine DSGVO-konforme Zeiterfassung anbietet. Das bedeutet unter anderem, dass die Anwendung:

  • keine Standortdaten deiner Mitarbeiter aufzeichnet und speichert

  • Zugriffsrechte auf die Daten deiner Kollegen ganz genau definiert

  • nur die personenbezogenen Daten verlangt,
    die auch wirklich für die Zeiterfassung notwendig sind (Finger weg von Datenkraken!)

  • einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dir abschließt

  • allgemeine Sicherheitsstandards erfüllt
    (SSL-Verschlüsselung, Hosting in Europa, am besten in Deutschland etc.)

Auch gut zu wissen: Digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung sollten auf keinen Fall kategorisch verteufelt werden. Wenn du einen seriösen Anbieter gefunden hast, der verantwortungsbewusst mit den Daten deiner Mitarbeiter umgeht, ist das viel eher im Sinne der DSGVO als lose umherfliegende Zettel auf deinem Schreibtisch.

Keine Frage: Dass Unternehmen im Handwerk und in allen anderen Branchen zukünftig die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfassen müssen, stellt einen großen Mehraufwand dar. Umso wichtiger ist es, dass du dich nicht nur auf die Neuerungen vorbereitest, sondern dir auch von Anfang an im Klaren darüber bist: Es kann auch einfach und vor allem ganz ohne Zettelchaos auf dem Schreibtisch funktionieren.

Die Craftboxx und ein digitaler Stundenzettel einfacher als auf Papier

Wir arbeiten zusammen mit dem Handwerk für das Handwerk. Daher kennen wir die Bedingungen, unter denen eine digitale Lösung funktionieren muss. Das Ergebnis ist unsere Craftboxx. Mit unserem integrierten digitalen Stundenzettel kann ein Mitarbeiter minutengenau seine Arbeitszeiten erfassen. Lohnzeiten und Auftragszeiten zu erfassen ist damit ganz einfach. Außerdem erfasst du mit der Craftboxx auch noch Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub. Alles natürlich schlank und übersichtlich gestaltet. Wie konzentrieren uns aufs Wesentliche. Wenn du dich gern selbst davon überzeugen möchtest, kannst du dich für unseren unverbindlichen und vor allem kostenlosen Test anmelden. Wir würden uns freuen, wenn du es einmal ausprobierst!

Zusammenfassung

Die Notwendigkeit einer vollständigen Arbeitszeiterfassung gemäß des EuGH-Urteils von 2019 stellt Handwerksbetriebe vor bürokratische Herausforderungen, wobei digitale Stundenzettel eine effiziente und DSGVO-konforme Lösung bieten. Die richtige Handwerkersoftware bietet eine benutzerfreundliche digitale Zeiterfassung, die nicht nur die Arbeitszeiten genau dokumentiert, sondern auch Krankheits- und Urlaubstage erfasst, was die Arbeitsprozesse im Handwerk erheblich vereinfachen kann.

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