Der digitale Stundenzettel im Handwerk

Das Handwerk stöhnt auf. Nachdem die meisten Betriebe endlich einen Weg gefunden hatten, mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umzugehen, gab es die nächste bürokratische Hürde. Anlass hierfür war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen Druck macht.

Digitaler Stundenzettel durch Gesetzesänderung im Aufwind

Vor einiger Zeit galt die Regel, dass nur Überstunden und Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden müssen. Mittlerweile ist laut EuGH eine Zeiterfassung ab „Stunde 0“ vorgesehen. So entschied das Gericht, dass der Arbeitgeber die Arbeitszeiten von Mitarbeiter/innen nun vollständig dokumentieren muss.

Ziel dieser neuen Regelung ist es, Arbeitswochen auf maximal 48 Stunden zu begrenzen und somit dem „Flatrate-Arbeiten“ einen Riegel vorzuschieben, so der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB).

Statt Papier: die Vorteile des digitalen Stundenzettels

Auf welche Weise Handwerksbetriebe und andere Firmen die Arbeitszeit von Mitarbeiter/innen erfassen und dokumentieren müssen, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Laut EuGH muss das System verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Die Arbeitszeiterfassung mit dem klassischen Stundenzettel auf Papier ist künftig allerdings nur noch in Ausnahmefällen eine Option.

Viele Betriebe fürchten sich vor eventuellem Mehraufwand, der mit der vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Kolleg/innen einhergehen könnte. Dabei hat die Umstellung auf elektronische Zeiterfassungssysteme und digitale Stundenzettel auch Vorteile.

Digitaler Komfort: keine herumfliegenden Stundenzettel

Mit dem digitalen Stundenzettel bringst du mehr Ordnung in deinen Betrieb. Stapelten sich vorher noch die Stundenzettel zum Feierabend auf dem Schreibtisch der Kolleg/innen im Büro, ist auf dem Computer alles sauber geordnet. Verlorene Zettel und lange Diskussionen über Arbeitszeiten gehören damit der Vergangenheit an.

Endlich lesbar: Zeiteinträge unabhängig von eigener Schrift

Hand aufs Herz: Nicht alle Mitarbeiter/innen haben eine lesbare Schrift. Außerdem bleibt für die einzutragenden Zeiten im Arbeitsalltag manchmal gar nicht die Zeit. Schnell hingeschrieben, sind die Angaben noch schwerer zu entziffern. Eine digitale Eingabe ist immer lesbar und völlig unabhängig von der eigenen Schrift. Das spart am Ende des Tages jede Menge Zeit und Nerven.

Überall Zugriff: digitaler Stundenzettel in der Cloud

Stichwort: Feierabend und das Ende des Tages. Betriebe mit Stundenzetteln auf Papier müssen meistens bis zum Feierabend warten, um die Arbeitszeiten einzutragen. Manchmal muss ein Kollege oder eine Kollegin auch nur deshalb zurück in den Betrieb fahren, um unbedingt noch den Stundenzettel abzugeben. Mit einem digitalen Stundenzettel machen es sich Handwerksbetriebe deutlich leichter.

Ist es nicht viel einfacher, schnell das Smartphone zu zücken, die digitale Zeiterfassung mit nur einem Klick in der entsprechenden Zeiterfassungs-App zu starten und mit der Arbeit zu beginnen? Keine zerknitterten Zettel, keine krakelige Schrift, die am Ende niemand mehr entziffern kann; stattdessen eine übersichtliche Lösung, die alle Informationen zuverlässig erfasst und sich perfekt in deinen Arbeitsalltag integriert.

Eine moderne Handwerkersoftware mit Zeiterfassung arbeitet in der Cloud. Das bedeutet, dass Daten vom Büro aus genauso zugänglich sind wie von der Baustelle. Das geht über den Internetbrowser und/oder eine App. Um ein Stück Papier von einer Hand in die andere zu reichen, muss niemand mehr extra ins Büro fahren oder abends lange warten.

Gut für die Abfallentsorgung: weniger Papiermüll

Ein Stück Papier an sich macht noch keinen Ärger, obwohl das Hin und Her sicherlich nervig ist. Die Menge an Papiermüll, die in einem Monat oder sogar einem Jahr zusammenkommt, ist allerdings ein Problem. Selbst wenn die ganzen Stundenzettel zusätzlich in irgendwelchen Aktenordnern in irgendwelchen Aktenschränken landen: Dann nimmt das Papier auch noch Platz in Anspruch.

Besser wäre es doch, alles digital, ohne viel Müll und platzsparend zu lagern. Mit einem digitalen Stundenzettel wie in der Craftboxx können Handwerksbetriebe das ganz einfach umsetzen.

Gut zu wissen: Eine Excel-Tabelle ist übrigens kein digitaler Stundenzettel, da auch hier alle Arbeitszeiten händisch eingetragen werden müssten. Dieses System wäre zwar übersichtlicher als Papier-Lösungen und via Speicherung in einer Datencloud auch auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphone, Tablet und PC abrufbar und das Papier sparst du auch. Doch in der Praxis wirst du schnell feststellen, dass das Eintragen und die Pflege der Daten viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Und auf lange Sicht nicht weniger Nerven kostet als Stundenzettel auf Papier.

Digitaler Stundenzettel und Datenschutz: DSGVO-konforme Zeiterfassung

Erst kommt man dir mit dem Datenschutz, dann mit der Zeiterfassung. Ein Problem gelöst, reißt es gleich wieder jemand auf. Es ist also absolut nachvollziehbar, dass du dich fragst, wie es sich bei den digitalen Stundenzetteln mit dem Datenschutz verhält – schließlich ist das Thema nach wie vor auch im Handwerk ein Thema.

Wenn du einen digitalen Stundenzettel in deinem Betrieb einführen willst und noch auf der Suche nach dem passenden Anbieter bist, solltest du ganz genau nachschauen, ob dieser auch wirklich eine DSGVO-konforme Zeiterfassung anbietet.

Das bedeutet unter anderem, dass die Anwendung:

• keine Standortdaten deiner Mitarbeiter aufzeichnet und speichert

• Zugriffsrechte auf die Daten deiner Kolleg/innen ganz genau definiert

• nur die personenbezogenen Daten verlangt,

  die auch wirklich für die Zeiterfassung notwendig sind (Finger weg von Datenkraken!)

• einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dir abschließt

• allgemeine Sicherheitsstandards erfüllt
  (SSL-Verschlüsselung, Hosting in Europa, am besten in Deutschland etc.)

Auch gut zu wissen: Digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung sollten auf keinen Fall kategorisch verteufelt werden. Wenn du einen seriösen Anbieter gefunden hast, der verantwortungsbewusst mit den Daten deiner Mitarbeiter/innen umgeht, ist das viel eher im Sinne der DSGVO als lose umherfliegende Zettel auf deinem Schreibtisch.

Dass Unternehmen im Handwerk und in allen anderen Branchen zukünftig die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter/innen genau erfassen müssen, kann einen großen Mehraufwand darstellen. Umso wichtiger ist es, dass du dich nicht nur auf die Neuerungen vorbereitest, sondern dir auch von Anfang an im Klaren darüber bist: Es kann auch einfach und vor allem ganz ohne Zettelchaos auf dem Schreibtisch funktionieren.

Der digitale Stundenzettel macht vieles einfacher

Durch das EuGH-Urteil von 2019 ist die vollständige Arbeitszeiterfassung nötig - auch im Handwerk. Bürokratische Herausforderungen inklusive. Digitale Stundenzettel bieten da eine effiziente und DSGVO-konforme Lösung. Denn eine Handwerkersoftware wie die Craftboxx bietet eine benutzerfreundliche digitale Zeiterfassung, die nicht nur die Arbeitszeiten genau dokumentiert, sondern auch Krankheits- und Urlaubstage erfasst, was die Arbeitsprozesse im Handwerk erheblich vereinfachen kann.