22 Apr 2024

Digitale Plantafel statt Excel-Vorlagen

Ein gut geplanter Betrieb ist die halbe Miete. Doch das kann bei vielen Aufträgen und einem Mangel an Fachkräften zur Herausforderung werden. Viele Betriebe regeln ihre Aufträge und Aufgaben im Betrieb mit einer Plantafel in der Werkstatt oder im Büro. Immer noch hängt an vielen Stellen eine solche analoge Plantafel an der Wand. Dabei bieten digitale Lösungen etliche Vorteile und erleichtern die Zusammenarbeit im Betrieb erheblich.

Von Stift und Papier zur analogen Plantafel

Es könnte so einfach sein: Handwerker:innen konzentrieren sich auf das, was sie lieben: das Handwerk. Dazu ein hervorragender Austausch mit den Kundinnen und Kunden und zeitig der verdiente Feierabend. Leider sieht die Wirklichkeit oft anders aus. Handwerker:innen haben mit etlichen Zusatzaufgaben zu kämpfen.

  • Rechnungen schreiben

  • E-Mails beantworten

  • die nächsten Tage planen.

  • bürokratische Regelungen umsetzen

Um alles im Blick zu behalten, schreibst auch du wahrscheinlich viele Listen oder hast Informationen an verschiedenen Stellen notiert. Damit der Arbeitsalltag übersichtlich bleibt, setzen viele im Handwerk auf eine Plantafel. Auf dieser Tafel sind die anfallenden Aufgaben und Zeiten notiert. Mitarbeitende sind Terminen und Aufgaben zugeordnet, sodass alle wissen, was zu tun ist. Eine analoge Plantafel dient oft auch als Grundlage der Morgenbesprechung bzw. der Besprechung zum Schichtbeginn. So sind alle einmal abgeholt und wissen, was anliegt. So einfach ist es allerdings selten. Denn wenn sich an Aufträgen und/oder Aufgaben etwas ändert, musst Du diese Änderungen auch auf die Plantafel übertragen. Und alle Mitarbeitenden müssen dann eigentlich regelmäßig wieder auf die Tafel schauen. In großen Fabrikhallen oder bei Arbeiten außerhalb des Betriebs kann das stören. Am Ende musst du aus dem Büro dann doch oft deinen Mitarbeitenden unterwegs nachtelefonieren, damit sie den aktuellen Stand kennen.

Excel - einfache und kostenlose Lösung anhand von Vorlagen

Vielleicht gehörst du zu den Handwerker:innen, die diese Probleme auch erkannt haben und deshalb eine digitale Lösung suchen. Gut möglich, dass du es mit Exceltabellen probierst. Das machen viele im Handwerk und es scheint auch erstmal eine gute Idee zu sein. Weil du damit nicht allein bist, gibt es online auch einen Haufen kostenloser Excel-Vorlagen, sodass du deine Planung ganz einfach auf eine Excelliste übertragen kannst. Weil sowieso viele Betriebe Windows auf ihren Computern installiert haben, hast du dadurch in diesem Fall auch keinerlei Extra-Kosten und kannst direkt loslegen. Doch falls du deine Planung schon auf Excel umgestellt hast: Bist du damit wirklich zufrieden? Und falls nicht: Glaubst du, Excel ist die beste Lösung für deinen Betrieb? Einiges spricht dagegen.

Excel in der Praxis - Vorteile und Nachteile

Der Umstieg auf Excel ist typisch für Betriebe, die anfangen, ihre Planung zu digitalisieren. Generell gilt die Tabellenkalkulation für viele als Alleskönner im Bereich Planung und Organisation. Woran liegt das? Excel kann ein sehr nützliches Werkzeug sein, wenn du alle Einstellungsmöglichkeiten kennst.

  • vereinfachte Eingabe von standardisierten Daten

    • Datum

    • Rechnungsnummern

    • Adressen mit Hausnummern und Postleitzahlen

  • Übersichtlichkeit durch farbliche Markierung

    • Textfarbe einstellen

    • Zellen einfärben

    • Rahmen

  • Filtermöglichkeiten

  • Formeln

Excel lohnt sich vor allem dann, wenn du viele Formeln beherrschst. So kannst du vieles automatisieren, sodass du am Ende nur noch die entsprechenden Daten eingeben musst. Wenn du allerdings erst damit anfängst, mit der Tabellenkalkulation zu planen, sind deine Einstellungsmöglichkeiten begrenzt. Deshalb kann die Planung mit Excel eine Herausforderung sein. Weitere Komplikationen entstehen bei der Bearbeitung durch mehrere Personen. Oft speichert der Computer dann nur eine Variante der Änderungen ab. Auch wenn der Computer mehrere Dateien anlegt, so können sich diese unterscheiden und du musst sie teilweise im Nachhinein angleichen. Dadurch hast du zusätzlichen Arbeitsaufwand. Egal, wie gut du deine Tabelle einrichtest: Am Ende ist der vermeintliche Alleskönner oft doch nur eine Notlösung, die deiner analogen Plantafel scheinbar am nächsten kommt. Doch das stimmt nicht. Längst gibt es digitale Plantafeln, die dir ermöglichen, deine Einsatzplanung ähnlich einfach vorzunehmen wie vorher - nur mit allen Vorteilen, die eine digitale Lösung tatsächlich mit sich bringt.

Mit der digitalen Plantafel echte Digitalisierung für deinen Betrieb

Warum sollst du deine gewohnte Planung per Plantafel ins enge Korsett einer Tabellenkalkulation zwängen? Klar, du kannst jede Menge mit Excel machen. Aber genau das macht die Sache auch schon wieder unübersichtlich. Kennst du alle Formeln und weißt, wie du Excel am besten nutzen kannst? Möchtest du das überhaupt? Die ganzen Vorlagen für Kalender und Plantafeln machen es schon einfacher. Aber es ist noch nicht dasselbe wie deine Plantafel, deren Problem nicht das übersichtliche Format ist. Warum also nicht die Plantafel mehr oder weniger eins zu eins auf den Computer übertragen? Genau das ist mit der passenden Handwerkersoftware möglich. Solche Lösungen orientieren sich direkt an den Arbeitsabläufen im Handwerk und bieten dir deshalb eine Benutzeroberfläche, die deiner Plantafel sehr nahe kommt.

Einer der größten Vorteile einer digitalen Plantafel sind eine funktionierende Online-Anbindung und Echtzeitupdates. Durch einen mobilen Zugriff per Browser und App können Mitarbeitende jederzeit prüfen, ob sich etwas an der aktuellen Planung geändert hat. Statt durch eine riesige Tabelle zu scrollen, ist die digitale Plantafel optimal auf den Bildschirm abgestimmt und bietet dir durch Farbcodierung und Drag-&-Drop-Funktionen endlich eine übersichtliche Lösung wie du sie aus deinem Betrieb kennst.

Digitale Plantafel für digitale Sofort-Starter im Handwerk

Veränderungen mitten im Arbeitsalltag wirken oft nicht so einfach. Mit unserer Lösung ist das anders. Wir von Craftboxx wissen, dass du Besseres zu tun hast, als deine Leute erst einmal in mehrere Schulungen zu schicken, um den Umgang mit einer Software zu lernen. Deshalb ist die Craftboxx maximal einfach in der Bedienung. So stellen wir sicher, dass der Umstieg von deiner analogen Plantafel zur Craftboxx dir leicht fällt. Einfache Planung vom ersten Tag - das ist unser Anspruch.

Wenn dich Papierberge stören, die Schrift darauf schlecht zu lesen und alles durcheinander ist, kann die Craftboxx deine Lösung sein. Statt Papierchaos und ständiger Nachfragen bekommst du durch unsere Software eine optimale Übersicht über deine Aufträge. Du sorgst dafür, dass alle Mitarbeitenden jederzeit Bescheid wissen und hast alles an einem Ort. Mit der digitalen Plantafel von Craftboxx managt du deine Mitarbeitenden und planst deine Termine. Lege deine Aufträge in der Plantafel als digitale Dienstpläne an, und erfasse die erbrachten Leistungen im Team. Dank der Handwerker-App der Craftboxx haben alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben auch unterwegs im Blick. Zu den besonders nützlichen Features unserer digitalen Plantafel gehört die Liste an offenen Aufträgen. Manchmal weißt du schon von einem Auftrag, aber der Termin ist noch nicht klar. Dann kannst du trotzdem schon mal Mitarbeitende, Fahrzeuge und Werkzeuge einplanen. Sobald der Termin feststeht, ergänzt du diesen in der digitalen Plantafel - einfach und schnell.

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