Arbeitszettel im Handwerk digitalisieren

Die Digitalisierung ist für viele Betriebe eine Chance. Es locken Zeitersparnisse, Kostenreduktion und einfachere tägliche Arbeitsabläufe. Während früher noch ein eigenes IT-Team vor Ort nötig gewesen wäre, geht das heute deutlich einfacher.

Eine einfache App fürs Handy oder eine Software für den Computer ist schnell eingerichtet und leistet jedem Handwerksbetrieb direkt gute Dienste. Ein gutes Beispiel dafür ist der Arbeitszettel, die Aufgabenliste oder der Montageschein.

Wie auch immer du das Dokument in deinem Betrieb nennst: Es geht auch digital.

Was steht auf dem Arbeitszettel?

Beim Arbeitszettel herrscht manchmal Begriffsverwirrung: Viele verwechseln den Stundenzettel damit. Der Rapportzettel liegt irgendwie dazwischen und der Gebrauch ist auch abhängig davon, in welchem Gewerk die Leute arbeiten.

Projektinformationen auf dem Arbeitszettel

Sehr wichtig sind die Rahmeninformationen.

• Name des Kunden

• Adresse des Kunden

• Auftragsbezeichnung

• Informationen zur bisherigen Kommunikation mit dem Kunden

Idealerweise sind die Informationen so gefasst, dass auch Kolleg/innen problemlos den Auftrag übernehmen können.

Material und Ressourcen auf dem Arbeitszettel

Werden bestimmte Materialien benötigt? Stell auch sicher, dass wichtige Werkzeuge zur Auftragszeit verfügbar sind. Das gilt auch für einen vollgetankten Firmenwagen. Sollten Materialien oder Ressourcen zur Auftragszeit nicht verfügbar sein, sollte dies aus den Unterlagen schnell ersichtlich sein.

Anfallende Aufgaben auf dem Arbeitszettel

Sofern sich der Auftrag und die auszuführenden Arbeiten nicht aus den übrigen Angaben ergeben, sollten diese ergänzend auf dem Arbeitszettel beschrieben werden. Dabei gilt die Faustregel: so detailliert wie nötig, so allgemein wie möglich. Routineaufgaben musst du normalerweise nicht ausbuchstabieren.

Arbeitszeiten auf dem Arbeitszettel

Wird der Arbeitszettel als Stundenzettel verstanden, sollten folgende Angaben auf jeden Fall dabei sein:

• Arbeitsbeginn

• Arbeitsende

• Arbeitsdauer

• Überstunden

• Pausen

Arbeitszettel im Handwerk digitalisieren

Während einige Betriebe weiterhin auf Papier setzen, setzen andere im Handwerk schon die Digitalisierung um. Mit digitalen Lösungen lässt sich im Handwerk sehr viel gewinnen.

Digitale Arbeitszettel sparen Ressourcen

Besonders auffällig ist der Zeitgewinn. Statt mühsam etwas per Hand auf dem Arbeitszettel zu notieren, ist das digital auf der Tastatur oder auf dem Handy oft schneller erledigt. Ein großer Vorteil ist, dass es hierbei auch nicht darauf ankommt, wie schön du schreiben kannst.

Zettel kosten Zeit und erhöhen auch darüber hinaus den Ressourcenverbrauch. Die Papierberge, die sich im Büro türmen, lassen sich einsparen. Außerdem hängen daran ja nicht nur die Kosten fürs Papier, sondern auch die Druckkosten. Und das wiederkehrend. Ganz zu schweigen davon, dass dicke Aktenordner voller Arbeitszettel und Rechnungen auf Papier auch irgendwo stehen müssen.

“Mal eben etwas ändern” - Arbeitszettel sind unflexibel

Selbst Papierfreunde müssen zugeben, dass Papier nicht sehr flexibel ist, wenn es um Änderungen in Echtzeit geht. Da wird hier durchgestrichen, dort in kleiner Schrift ergänzt und falls etwas nicht auf die Vorderseite passt, schreibst du es halt auf die Rückseite. Obwohl das alles jahrelang funktioniert hat, sind das doch Notlösungen, die sich umgehen lassen.

Digital und aufgeräumt im Handwerk

Papier neigt in einigen Fällen dazu, irgendwo rumzuliegen, wenn es nicht so schnell wie möglich abgeheftet wird. Ob Arbeitszettel oder Montageschein oder auch der Stundenzettel von Mitarbeiter/innen - ein Papierchaos zu vermeiden, erfordert ein hervorragendes Ablagesystem und jede Menge Disziplin. Mit einer digitalen Software-Lösung gelingt die Ordnung beinahe spielerisch, weil automatisch alles und damit jeder Arbeitszettel an seinem Platz ist.

Digitale Einsatzplanung mit der richtigen Handwerkersoftware

Statt einem Mitarbeiter den Arbeitszettel in die Hand zu drücken, lassen sich Aufgaben per Software und App ganz einfach digital zuweisen. Sind die Daten hinterlegt, kannst du einem Mitarbeiter Aufträge geben und alle Informationen liefern, die er zur Erledigung braucht.

Mit einer guten Software kannst du auch offene Aufgaben komfortabel strategisch planen und damit Zeitfenster füllen, die zuvor nicht produktiv genutzt werden konnten. Verfügt die Software-Lösung über einen integrierten Terminkalender, bist du auch zeitlich immer auf der sicheren Seite.

Zusammenfassung

Digitale Arbeitszettel in Handwerksbetrieben bieten eine effiziente Alternative zu herkömmlichen Papierlösungen, sparen Zeit und Ressourcen und ermöglichen flexible, schnelle Änderungen sowie eine aufgeräumte Arbeitsumgebung. Die Umstellung auf digitale Einsatzplanung mittels Software und Apps ermöglicht Handwerker/innen eine bessere strategische Planung und Verwaltung von Aufgaben.