23 Oct 2023

Handwerkersoftware - für Kleinbetriebe ein echter Wettbewerbsvorteil

Was bringt die Digitalisierung dem Handwerk? Ganz praktisch gefragt. Nur was einen Nutzen hat ist auch nützlich. Eine Antwort von vielen: Digitalisierung verschafft mehr Zeit. Digitale Lösungen können dazu beitragen, dass besonders Kleinbetriebe mit vollen Auftragsbüchern mehr Zeit für ihre Arbeit haben. Aber das ist oft leichter gesagt als getan.

Warum Kleinbetriebe im Handwerk von der Digitalisierung profitieren

Handwerk erfordert gute Zusammenarbeit. Im Büro sitzen die Kollegen und planen die Aufträge, während auf der Baustelle der Hammer geschwungen wird. Nachfragen und Änderungen sowie Abstimmungen machen oft viele Telefonate nötig. Das kostet dich und deine Mitarbeiter Zeit. Mit einer guten Handwerkersoftware kannst du alle Infos an einem Ort zusammenfassen. Kurzfristige Änderungen lassen sich leicht vornehmen. Oder das Thema Dokumentation auf der Baustelle: Was früher mit Stift und Papier dokumentiert worden ist, lässt sich viel schneller auf dem Handy oder dem Tablet festhalten. Das sind nur zwei mögliche Vorteile, hinter denen noch jede Menge mehr steht.

Längst nutzen SHK-Betriebe und Elektriker passende Software, um ihre Aufträge zu organisieren. Bei Dachdeckern und im Garten-und-Landschaftsbau und nicht zu vergessen bei Malern kommt es heute ganz stark darauf an, die vielen Aufträge unter einen Hut zu bringen. Damit mehr Zeit zum Fliesenlegen, zum Lackieren, zum Bau von Dächern und zur Wartung von Heizungsanlagen bleibt, sollte eine gute Handwerkersoftware unnötige Arbeit abnehmen und Arbeitsprozesse in Schwung bringen.

Herausforderungen für Kleinbetriebe - und wie du sie löst

Oft ist die Bereitschaft zur Einführung einer guten Handwerkersoftware im Kleinbetrieb längst da. Die Umstellung von Arbeitsabläufen ist allerdings ein großer Schritt. Was alles zu beachten ist, weißt du oft selbst - doch viele Dinge sind mit dem richtigen Partner an der Seite leichter zu lösen. Achte deshalb darauf, dass du einen verlässlichen und vor allem erreichbaren Software-Anbieter findest.

Die Kosten von guter Handwerkersoftware für Kleinbetriebe

Ein guter Handwerker kalkuliert Einnahmen und Ausgaben ganz genau. Geld für neues Werkzeug muss sich lohnen. Und gute Software ist nichts anderes als ein Werkzeug, das die Arbeit erleichtert - lieber die Elektrobohrmaschine als den Handbohrer.

Welcher Preis ist also angemessen? Du findest da draußen unterschiedliche Software-Anbieter. Dabei unterscheiden sich die Bezahlungsmodelle und auch die Preise teilweise deutlich. Mal kannst du monatlich oder auch jährlich zahlen. Unser Tipp: Bei jährlicher Zahlung solltest du einen günstigeren Preis erhalten, denn die jährliche Zahlung hat auch für den Anbieter Vorteile. Durch die regelmäßige Zahlung und einen laufenden Vertrag ist auch für dich sichergestellt, dass du eine Handwerkersoftware erhältst, für die du auch nach Einrichtung eine Ansprechperson hast. Außerdem nutzen gute Anbieter von Handwerkersoftware die Einnahmen, um Funktionen zu verbessern. Meistens kannst du eine gute Handwerkersoftware als Kleinbetrieb erst einmal kostenlos testen. Das ist immer eine gute Idee.

Veränderung im Handwerk selbst gestalten

In Kleinbetrieben im Handwerk gibt es wie überall manchmal auch Unsicherheit, was die Veränderung betrifft. Mitarbeiter lehnen die Umstellung von Arbeitsabläufen vielleicht sogar ab. Das ist ganz normal. Wichtig ist, dass die Umstellung Schritt für Schritt geschehen sollte. An anderer Stelle haben wir beispielsweise einmal aufgeschrieben, wie eine elektronische Zeiterfassung eingeführt wird. Ein guter Support beim Anbieter ist hier sehr wichtig.

Davon abgesehen solltest du für Veränderung aber grundsätzlich offen sein: Mehr und mehr Kleinbetriebe folgen den großen Firmen und digitalisieren ihre Prozesse. Die Zeitersparnis und auch die Vorteile für die Kundschaft sprechen eine eindeutige Sprache. Damit die Konkurrenz nicht an dir vorbeizieht, solltest du also deine gute Arbeit als Handwerker mit einer guten digitalen Organisation zusammenbringen. Dann gilt am Ende auch weiterhin, dass Leistung sich durchsetzt.

Thema Datenschutz - ist das sicher?

Handwerkersoftware und digitale Lösungen im Allgemeinen werfen die Frage auf: Ist das sicher? Gerade als Kleinbetrieb im Handwerk musst du dich vor Abmahnungen oder teuren Strafen schützen. Das wissen die meisten Software-Anbieter auch: Deshalb orientierten sich die meisten Anbieter an den gängigen Datenschutzrichtlinien. Im allerbesten Fall stehen die Server für die Daten außerdem in Europa oder sogar in Deutschland. Das Datenschutzrecht ist hier auf einem so hohen Niveau, dass es perfekt zu deinen Ansprüchen passt.

Passt die Software zu meinem Betrieb?

Welche Handwerkersoftware passt zu mir? Gerade als Handwerker im Kleinbetrieb ist die Frage wichtig. Du kannst nicht ständig die Software wechseln, weil sich was ändert. Deshalb sollte sich die Software ein Stück weit deinen Bedürfnissen anpassen. Wie das geht? Durch einen direkten Draht zum Anbieter. Schau bei der Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ganz genau nach: Gibt es die Möglichkeit, dass du neue Funktionen selbst vorschlägst? Was ist, wenn eine Funktion nicht so läuft, wie du es brauchst? Wieder ist ein guter persönlicher Support Gold wert.

Handwerkersoftware für Kleinbetriebe - wichtige Funktionen

Software sollte einfach sein. Einige Anbieter da draußen versprechen All-in-one-Lösungen. Oft liegt das daran, dass sie sich an große Unternehmen richten. Viele Funktionen sind Segen und gleichzeitig Fluch. Schließlich soll es übersichtlich bleiben. Mit den wenigen wirklich wichtigen Funktionen fährst du in einem kleinen Betrieb oft besser.

Dazu gehören:

Digitale Einsatzplanung für Kleinbetriebe

Als Kleinbetrieb kannst du eine Handwerkersoftware je nach Funktionsumfang bereits für die Einsatzplanung und Auftragserstellung nutzen. Lege Termine und Aufträge an, teile deine Mitarbeiter einem Termin zu und fertig. So einfach kann es sein.

Mit einer Übersicht von Aufträgen, die du schon angelegt, aber noch nicht zugeteilt hast, behältst du den Überblick und kannst deine Liste nach und nach abarbeiten. Mit einer übersichtlichen Kalenderfunktion kannst du dich jederzeit orientieren. Ein besonderes Feature könnte z. B. eine Kartenfunktion sein - so kannst du sehen, wo die Aufträge sind. Liegen zwei Aufträge nahe beieinander, kannst du frei werdende Mitarbeiter vielleicht direkt zu einer anderen Baustelle schicken.

Baudokumentation - für kleine Betriebe essenziell

Am Ende wirst du nur für das bezahlt, was auch geleistet wurde. Deshalb ist es wichtig, Arbeitsfortschritte und Auftragsabschluss zu dokumentieren. Auch für die Zusammenarbeit mit dem Büro kann das wichtig sein, um Probleme verständlich zu erläutern. Manchmal sagt ein Bild wirklich mehr als tausend Worte.

Und was ist mit der digitalen Unterschrift? Vielleicht hast du schon mit Wettbewerbern gesprochen, deren Kundschaft mit dem Finger auf dem Bildschirm unterschreibt. Wenn du dich für den Einsatz einer Handwerkersoftware entscheidest, die diese Funktion besitzt, kannst du das auch bald ganz einfach umsetzen. Kriegst du am Ende dann auch noch ein fertiges PDF - perfekt!

Elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Zeiterfassung ist in der Branche ein großes Thema und auch für viele Kleinbetriebe Pflicht. Auch wegen der jüngsten Entscheidungen auf Europa-Ebene. Aber auch in Deutschland wird momentan (Stand 2023) am Arbeitszeitgesetz gewerkelt. Da brauchst du eine einfache Zeiterfassung für deinen Betrieb. Gerade Kleinbetriebe können es sich nicht erlauben, für eine so zentrale Funktion extra eine umfassende Schulung für eine All-in-one-Lösung zu erhalten.

Als Chef eines Handwerksbetriebs brauchst du eine einfache günstige Lösung für die elektronische Zeiterfassung, die als Software im Büro funktioniert, aber am besten auch als App auf dem Handy deiner Mitarbeitenden bereitsteht.

Cloud-Lösung für Kleinbetriebe im Handwerk

Heute ist alles in der Cloud. Falls du dir noch unsicher bist, worum es dabei geht, eine ganz kurze Erklärung: Software-Lösungen in der Cloud haben den Vorteil, dass du sie nicht auf deinem PC installieren musst. Meistens erstellst du dir ein Benutzerkonto und bedienst die Software über deinen Internetbrowser, über den du die Software wie eine Website im Internet erreichst. Das hat den positiven Effekt, dass deine Kollegen im Büro und alle Mitarbeiter unterwegs ganz bequem auf die gleichen Informationen zugreifen können. Gerade für Handwerker also eine tolle Unterstützung.

Software mit Schnittstellen - warum das auch für Kleinbetriebe wichtig ist

Software mit Schnittstelle. Brauchst du das überhaupt? In vielen Fällen ist die Antwort auch für Kleinbetriebe im Handwerk: Wahrscheinlich ja! Eigentlich reicht es schon, wenn du eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk nutzt. Mit einer passenden Schnittstelle kannst du die Infos zum Beispiel zu Arbeitszeiten aus der Handwerkersoftware ganz einfach in die Buchhaltungssoftware übertragen.

Unser Craftboxx-Team mit einer maßgeschneiderten Lösung für Kleinbetriebe

Digitalisierung kann sich für Kleinbetriebe im Handwerk lohnen. Das wissen wir aus eigener Erfahrung, weil wir mit vielen Betrieben zusammenarbeiten. Im Austausch mit Handwerkern entwickeln wir eine Handwerkersoftware, die gar nicht jede Funktion beherrschen soll, sondern die wichtigsten Dinge erfüllt - und das bitte übersichtlich und ohne große Einarbeitung. Wenn du dich selbst einmal davon überzeugen möchtest, kannst du unsere Software 14 Tage lang undverbindlich und kostenlos testen.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung im Handwerk bringt erhebliche Vorteile für Kleinbetriebe, indem sie effiziente Zusammenarbeit und Zeitersparnis ermöglicht; gute Handwerkersoftware unterstützt bei der Auftragsplanung, Dokumentation und Zeiterfassung, und sollte benutzerfreundlich, preisgünstig und anpassbar sein.

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