15.05.2023
Kann der digitale Arbeitszettel Stift und Zettel ablösen?
Das gute alte Stück Papier gibt es seit circa 2000 Jahren und es hält sich fast ohne große Veränderung hartnäckig in allen Bereichen unseres Lebens. Auch in den meisten Handwerksbetrieben geht nichts ohne den guten alten Arbeitszettel aus Papier. Mit dem jetzigen Aufkommen von digitalen Lösungen, scheint das Ende des Papiers nah, doch stimmt das auch? Mit dieser Frage und welche Vor -und Nachteile die digitale Welt bietet, wollen wir uns einmal näher auseinandersetzen.
Der Arbeitszettel (oder Arbeitsschein/Montageschein/Arbeitsblatt/Auftrag etc) – unbeliebt und dennoch wichtig für die Auftragsabwicklung vieler Handwerksbetriebe. Dabei ist dieser über die Zeit erstaunlich beständig geblieben und bis jetzt konnte keine technische Erneuerung dem Arbeitszettel auf Papier etwas anhaben. Aber warum eigentlich? Klar kann man auf Papier schnell Notizen machen und jeder weiß etwas damit anzufangen, aber wie sieht es eigentlich mit den heutigen Alternativen aus?
Bei neuen Innovationen ist immer ein wenig Skepsis gefragt und gerade bei der Digitalisierung wird auch so manches Luftschloss gebaut. Wichtige Fragen müssen bedacht werden, wie z.b. “Ist das denn sicher?”, “Ja, wie aufwändig ist die Schulung für die Mitarbeiter?”, “Was kostet das Ganze mich denn?”. Oft ist es schwer zu sagen, ob da jemand versucht einem das fünfte Rad für den eigenen Wagen zu verkaufen oder die elektrische Bohrmaschine, während man noch selbst mit dem Handbohrer zu Gange ist.
Außerdem gibt es noch keinen klaren Marktführer im Feld der digitalen Handwerkslösungen. Doch bei allem Für und Wider ist eines klar: Die digitale Welle hat das Handwerk voll erfasst und richtig gemeistert, kann sie eine enorme Hilfe für den Betrieb sein.
Warum eigentlich der ganze Aufwand?
Nun ja: Mit digitalen Produkten lassen sich aufwändige analoge Aufgaben deutlich erleichtern. Zum Beispiel sind mit digitalen Produkten alle Informationen idealerweise an einem virtuellen Ort gespeichert. Keine losen Zettel mehr die verloren gehen können und wenn man unterwegs etwas eintippt oder ein Foto macht, kann das Büro sofort sehen, was auf der Baustelle los ist und z.b. in der Sekunde der Abnahme direkt eine Rechnung schreiben.
Damit kann man Arbeitsabläufe viel schneller erledigen, was wiederum Zeit und Geld spart. Auch Extraarbeiten wie die sicher steigende Dokumentationspflicht kann man auf dem Smartphone schnell abhaken.
Und gehen wir mal auf weitere Einwände ein:
“Ja, ist das denn sicher?”
Professionelle digitale Produkte sind deutlich sicherer als eigene Softwarelösungen und auch mit einem geringeren Aufwand DSGVO konform zu halten, als herkömmliche Zettel. Was passiert, wenn ein Zettel verloren geht mit persönlichen Kundendaten darauf? Das kann einem bei einer App nicht passieren. Und bei diesen Plattformen sind die Betreiber gefordert für ausreichend Sicherheit zu sorgen. So kann man einen hohen Sicherheitsstandard einhalten ohne selbst hohe Summen in IT-Sicherheit zu investieren.
Die genaue Frage, was du machen musst um Kundendaten DSGVO konform zu verwalten, werden wir in einem weiteren Blogpost ausführlicher erklären.
“Wie aufwändig ist die Schulung für die Mitarbeiter?”
Das kommt ganz darauf an! Ein Komplettlösung, die vom ersten Anruf bis zur Rechnung alles übernimmt, ist immer mit Schulungen und umfangreichem Support verbunden. Das kostet Zeit und viel Geld bis sich ein Nutzen einstellt.
Auf der anderen Seite gibt es auch kleine und leichte Lösungen, die nur einen bestimmten Teil, wie z.b. die Digitalisierung des Arbeitszettels, abdeckt. Der Vorteil dabei ist, dass man nach wenigen Minuten mit den guten Lösungen auf dem Markt zurecht kommt und mit einem Auftrag erstmal starten kann und quasi am gleichen Tag einen Mehrwert produziert. Na klar, die Mitarbeiter müssen mitgenommen werden, aber auch hier zeigt die Praxis, dass viele heutzutage vor einer gut durchdachten App nicht zurückschrecken und auch da nach kurzer Zeit damit klar kommen und sogar Spaß an der Bedienung haben.
“Wie teuer sind die Investitionen?”
Das kommt wieder mal ganz drauf an: Bei all umfassenden großen Lösungen kann es schnell in die Tausende oder Zehntausende an Euros gehen. Bei kleinen Lösungen hingegen startet man mit wenigen Euros pro Monat und dank neuer Cloud-Lösungen braucht man nichts zu installieren, sondern ein schlichter Internetanschluss genügt und man kann starten. Hier ist es auf jeden Fall anzuraten mit einer kleinen Lösungen zu starten und nur einen Teil des Arbeitsabläufe zu digitalisieren bevor man zum ganz großen Schlag ausholt.
Fazit
Digitale Lösungen sind heutzutage schneller und einfacher umzusetzen als ihr Ruf. Wichtig ist, neugierig zu bleiben und sich die verschiedenen Lösungen einmal in einer ruhigen Minute anzuschauen.
