Stundenzettel für Handwerker - was muss drauf?

Bei der Arbeitszeit und der Zeiterfassung im Handwerk gibt es einiges zu beachten. Immerhin setzt sich das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aus gut 5.000 Wörtern zusammen. Dazugekommen ist 2019 das wichtige Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Zeiterfassung. 2022 schloss sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) diesem Urteil an.

Demnach muss die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer/innen eines Betriebs aufgezeichnet werden - und zwar elektronisch. Und auch bei flexiblen Arbeitszeiten. Bei der Einschätzung, welches System sich für die Umstellung eignet, hilft der Blick auf die Anforderungen an den klassischen Stundenzettel.

Was ist ein guter Stundenzettel?

Mit einem gut geführten Stundenzettel sind alle auf der sicheren Seite: Mitarbeiter/innen und Betriebe und auch die Kunden. Im Handwerk hilft der Stundenzettel nämlich auch dabei, am Ende die Leistungen korrekt abzurechnen.

Wie ergibt sich die konkrete Arbeitszeit?

Die wichtigsten Infos auf einem Stundenzettel betreffen die Zeit selbst. Dabei dürfen die folgenden Angaben auf keinen Fall fehlen, wenn du die gesetzlichen Vorgaben in deinem Betrieb erfüllen möchtest.

• das genaue Datum

• der Arbeitsbeginn

• das Arbeitsende

Daraus ergibt sich dann die konkrete Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die du ebenfalls per Stundenzettel erfassen musst. Wichtig ist zudem der Arbeitsort. Und nicht zuletzt musst du den Stundenzettel durch den Namen bzw. eine Personalnummer einer konkreten Person zuordnen können. Falls das gewünscht ist, kannst du die Dokumentation verbessern, indem du weitere Angaben ergänzt.

Dazu zählen beispielsweise:

• die Projekt- oder Auftragsnummer

• die Unterschrift des Arbeitnehmers

• die Unterschrift des Arbeitgebers

Wie lange müssen Betriebe Stundenzettel aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln beträgt zwei Jahre. Hier greift § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Betriebe können sich allerdings auch an § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) orientieren.

Wer muss den Stundenzettel ausfüllen?

Um einen Stundenzettel auszustellen, arbeiten in der Regel Arbeitgeber/innen und Arbeitnehmer/innen zusammen. Je nachdem notieren Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeiten und geben diese an die Buchhaltung weiter oder Vorgesetzte lassen die Arbeitszeit mit einer Software erfassen. In jedem Fall müssen sich beide Seiten auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung verständigen.

Zählt das Ausfüllen des Stundenzettels zur Arbeitszeit?

Abhängig von der genauen Regelung in einem Betrieb sowie von konkreten Arbeitszeitmodellen muss die Zeiterfassung eventuell durch Arbeitnehmer/innen selbst erfolgen. Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist ein bekanntes Beispiel. Erteilen Vorgesetzte also die Anweisung zur Erfassung der Arbeitszeit, ist die Pflege des Stundenzettels ein Teil der regulären Arbeitszeit. Du kannst Mitarbeiter/innen nicht dazu verpflichten, die Dokumentation in ihrer Freizeit vorzunehmen.

Stundenzettel auf Papier - Vorteile und Nachteile

An einer elektronischen Zeiterfassung führt für die meisten Firmen mittel- bis kurzfristig kein Weg vorbei. Falls sie bei dir noch nicht Standard ist, solltest du die Zeiterfassung bald einführen. Derzeit nutzen viele Betriebe jedenfalls eine der folgenden Varianten, zu denen auch der klassische Stundenzettel gehört.

• den Stundenzettel auf Papier

• die Dokumentation der Arbeitszeit per Excel

• die Zeiterfassung mit digitalen Software-Lösungen wie der Craftboxx

Bis heute halten viele die Arbeitszeiterfassung auf Papier für die einfachste Variante. Doch welche Vor- und Nachteile hat diese Variante wirklich?

Vorteile von Stundenzetteln auf Papier

• Stundenzettel auf Papier sind einfach auszufüllen und kommen ohne Strom und Internetanbindung aus.

• Mitarbeiter/innen benötigen keine Schulung, um eine Software zu bedienen.

• Es fallen keine Kosten für eine Software-Lizenz an.

• Stundenzettel auf Papier können einfach vor Ort archiviert werden.

Nachteile von Stundenzetteln auf Papier

• Die Erfassung der Arbeitszeit auf Papier dauert oft länger als die Erfassung mit einer Software.

• Müssen die Daten z. B. für die Buchhaltung auf den Computer übertragen werden, kann es zu Fehlern kommen.

• Der zusätzliche Schritt für die Übertragung auf einen Computer benötigt extra Arbeitszeit.

• Von Stundenzetteln auf Papier gibt es oft nur ein Exemplar, was bei Verlust zum Problem werden kann.

• Abhängig von der Betriebsgröße erhöhen Stundenzettel auf Papier den Verbrauch von Papier enorm.

So steigst du ganz einfach auf digitale Stundenzettel um

Manche Betriebe zögern noch mit der Umstellung ihrer Zeiterfassung auf eine digitale Lösung. Funktioniert eine digitale Lösung ohne Unterbrechung? Wie schnell lernen Mitarbeiter/innen die Bedienung von Programmen oder Apps? Wie viel Geld muss ich für eine digitale Zeiterfassung ausgeben? Das sind einige der Fragen, die sich gerade kleine Handwerksbetriebe stellen.

Meistens ist der Umstieg auf digitale Lösungen viel einfacher als gedacht. Ein erster Schritt könnte der Umstieg von Papier auf Excel sein. So müssen Zeitangaben nicht mehr umständlich vom Papier auf den Computer übertragen werden. Das spart Papier und Arbeitszeit. Noch komfortabler ist eine Software, die eine spezielle Zeiterfassungs-Funktion besitzt.

Best-Practice in der digitalen Zeiterfassung im Handwerk

Mit der Craftboxx hast du Zugriff auf eine der besten Alternativen zum Stundenzettel auf Papier. Durch die Möglichkeit, die Zeitangaben z. B. als Excel oder als PDF zu exportieren, kann auch die Lohnbuchhaltung ganz einfach mit den Informationen arbeiten.

Darüber hinaus bietet die Software noch weitere Funktionen:

• Einsatzplanung

• Dokumentation

• Informationsverwaltung

• Cloud-Funktion

• Digitale Abnahme

Was die Lösung außerdem so besonders macht? Die Mitarbeiter/innen im Büro nutzen die Craftboxx als Planer. Unterwegs nutzen die Mitarbeiter/innen dann die App auf ihrem Telefon. Durch die Cloud-Funktion können alle jederzeit auf dieselben Infos zugreifen: Perfektes Zusammenspiel zwischen Baustelle und Büro. Mit der Registrierung für den kostenlosen Test kannst du alle Funktionen kennenlernen und dich zudem vom Support überzeugen.

Zusammenfassung

Im Handwerk haben alle im Betrieb haben ein berechtigtes Interesse an einer korrekten Zeiterfassung. Gleiches gilt für die Kunden. Und der Gesetzgeber lässt da sowieso wenig Spielraum. Von den Arbeitsstunden über die Pausen und Ruhezeiten bis hin zu Überstunden musst du alles dokumentieren.

Falls du das noch immer mit Stift und Papier erledigst, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg auf eine digitale Lösung gekommen. Office-Programme wie Excel wirken vielleicht wie eine einfache Alternative, sind aber eigentlich nicht fürs Handwerk gemacht. Ganz anders sieht das aus mit Handwerkersoftware wie dem Auftragsplaner Craftboxx. Craftboxx wurde für das Handwerk und mit dem Handwerk zusammen entwickelt. So passt das Tool perfekt in deine Einsatzplanung.