17 Oct 2023

Der Stundenzettel im Handwerk - das muss drauf

Spätestens seit der Einführung des Mindestlohns ist die Zeiterfassung bei der Arbeit ein wichtiges Thema für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dazu kommen das jüngste Urteil des EuGH sowie weitere Urteile des Bundesarbeitsgerichts. Der Gesetzgeber arbeitet in diesem Zusammenhang aktuell an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. In der nächsten Zeit ist deshalb noch mit Änderungen beim Nachweis der Arbeitszeit zu rechnen. Über eine gute Lösung für deinen Betrieb und die Rolle des klassischen Stundenzettels haben wir uns trotzdem schon jetzt Gedanken gemacht.

Was ist ein guter Stundenzettel?

Mit einem gut geführten Stundenzettel sind alle auf der sicheren Seite: Mitarbeiter und Betriebe und auch die Kunden. Im Handwerk hilft der Stundenzettel dabei, die Leistungen am Ende korrekt abzurechnen. Was die Vorgaben betrifft, sollte ein Stundenzettel vor allem die folgenden Informationen enthalten.

  • das genaue Datum

  • den Namen des Arbeitnehmers bzw. seine Personalnummer

  • den Ort der Tätigkeit

  • Arbeitsbeginn

  • Arbeitsende

  • Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden

Für eine bessere Dokumentation können darüber hinaus weitere Angaben nützlich sein:

  • die Projekt- oder Auftragsnummer

  • Unterschrift des Arbeitnehmers

  • Unterschrift des Arbeitgebers

Warum brauchen Betriebe im Handwerk einen Stundenzettel?

Im Handwerk gibt es drei Parteien, die ein Interesse daran haben, dass Stundenzettel gepflegt werden: Der Betrieb selbst, der Arbeitnehmer und die Kunden. Der Geschäftsführer eines Betriebs ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Auf diese Weise soll er seiner Fürsorgepflicht nachkommen. Er muss auf Ruhezeiten bzw. Pausen und eventuelle Überstunden achten. Stundenzettel erleichtern auch die Dokumentation bei der Rechnungsstellung gegenüber der Kundschaft. Oft wünschen Kunden, zusammenfassend oder sogar detailliert zu erfahren, welche Arbeitszeit tatsächlich angefallen ist. Es ist auch im Sinne von Angestellten und Mitarbeitenden, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. So können sie zum Beispiel Überstunden ausgleichen. Und obwohl Homeoffice in Handwerksbetrieben oft weniger eine Rolle spielt, ist es gerade dort für Mitarbeitende wichtig, dass sie ihre Anwesenheit bei der Arbeit auch entsprechend dokumentieren können.

Wie lange müssen Betriebe Stundenzettel eigentlich aufbewahren?

Stundenzettel sollten nach Ausstellung zwei Jahre lang in einem Betrieb aufbewahrt werden. Für eine nachhaltige Buchhaltung bewahren viele Unternehmen Stundenzettel allerdings sowieso länger auf.

Wer muss den Stundenzettel ausfüllen?

Um einen Stundenzettel auszustellen, arbeiten in der Regel Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen. Je nach Lösung notieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten und geben diese an die Buchhaltung weiter oder Vorgesetzte lassen die Arbeitszeit mit einer Software erfassen. In jedem Fall müssen sich beide Seiten am Ende darauf verständigen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst worden sind.

Zählt das Ausfüllen des Stundenzettels zur Arbeitszeit?

Abhängig von der genauen Regelung in einem Betrieb sowie von konkreten Arbeitszeitmodellen muss die Zeiterfassung eventuell durch den Arbeitnehmer erfolgen. Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist ein bekanntes Beispiel. Gibt der Arbeitgeber also die Anweisung zur Erfassung der Arbeitszeit, ist die Pflege des Stundenzettels ein Teil der regulären Arbeit. Mitarbeitende sollen nicht dazu verpflichtet werden, die Dokumentation in ihrer Freizeit vorzunehmen.

Stundenzettel auf Papier - Vorteile und Nachteile

Der Gesetzgeber macht keine besonderen Vorgaben, wie die Arbeitszeit erfasst wird. Als gängige Methoden zählen heute deshalb der klassische Stundenzettel auf Papier, die Dokumentation der Arbeitszeit über Excel sowie die Zeiterfassung mit digitalen Software-Lösungen. Die Dokumentation auf Papier gilt vielen Unternehmen bis heute als einfache Methode. Doch welche Vorteile und welche Nachteile hat die Zeiterfassung auf Papier wirklich?

Vorteile von Stundenzetteln auf Papier

  • Stundenzettel auf Papier sind einfach auszufüllen und kommen ohne Strom und Internetanbindung aus.

  • Mitarbeitende benötigen keine Schulung, um eine Software zu bedienen.

  • Es fallen keine Kosten für eine Software-Lizenz an.

  • Stundenzettel auf Papier können einfach vor Ort archiviert werden.

Nachteile von Stundenzetteln auf Papier

  • Die Erfassung der Arbeitszeit auf Papier dauert oft länger als die Erfassung mit einer Software.

  • Müssen die Daten z. B. für die Buchhaltung auf den Computer übertragen werden, kann es zu Fehlern kommen.

  • Der zusätzliche Schritt für die Übertragung auf einen Computer benötigt extra Arbeitszeit.

  • Von Stundenzetteln auf Papier gibt es oft nur ein Exemplar, was bei Verlust zum Problem werden kann.

  • Abhängig von der Betriebsgröße erhöhen Stundenzettel auf Papier den Verbrauch von Papier enorm.

Wie du ganz einfach auf digitale Stundenzettel umsteigen kannst

Manche Betriebe zögern noch mit der Umstellung ihrer Zeiterfassung auf eine digitale Lösung. Funktioniert eine digitale Lösung ohne Unterbrechung? Wie schnell lernen Mitarbeitende die Bedienung von Programmen oder Apps? Wie viel Geld muss ich für eine digitale Zeiterfassung ausgeben? Das sind einige der Fragen, die sich gerade kleine Handwerksbetriebe stellen.

In den meisten Fällen ist der Umstieg auf digitale Lösungen viel einfacher als gedacht. Ein erster Schritt könnte der Umstieg von Papier auf Excel sein. So müssen Zeitangaben nicht mehr umständlich vom Papier auf den Computer übertragen werden. Das spart Papier und Arbeitszeit. Komfortabler ist aber eine Software, die eine spezielle Zeiterfassungs-Funktion besitzt. Mit der Craftboxx hast du zum Beispiel Zugriff auf eine Computersoftware und eine App, die über eine Zeiterfassung verfügt. Durch die Möglichkeit, die Zeitangaben z. B. als Excel oder als PDF zu exportieren, kann auch die Lohnbuchhaltung ganz einfach mit den Informationen arbeiten.

Diese Lösung bietet noch weitere Funktionen:

Mit der Craftboxx hast du eine einfache schlanke Software-Lösung. Damit können Handwerksbetriebe ihre Abläufe mit einfachen Mitteln digitalisieren. Mit der Registrierung für den kostenlosen Test kannst du alle Funktionen einmal kennenlernen und dich zudem vom Support überzeugen. Du musst also noch nicht alle deine Arbeitsprozesse direkt umstellen, sondern prüfst selbst, was eine geeignete Lösung für deinen Betrieb ist.

Zusammenfassung

Der Beitrag stellt dar, wie wichtig die Zeiterfassung im Handwerk ist und beschreibt den klassischen Stundenzettel. Es geht um die Vorteile und Nachteile der papierbasierten Zeiterfassung und Vorschläge für den Wechsel zu digitalen Lösungen wie einer Handwerkersoftware.

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