29.01.2024

Digitale Lösungen für deine Arbeitsplanung im Betrieb

Nichts geht über einen guten Plan. doch Planung kostet auch Zeit. Deshalb ist die Arbeitsplanung in manchen Betrieben oberflächlich. Das funktioniert, weil erfahrene Fachleute nicht mehr über jedes Detail nachdenken müssen. Doch für neue Mitarbeiter:innen oder in einem speziellen Projekt kann das zum Problem werden. Wir zeigen, wie einfach eine solide Arbeitsplanung ist und wie digitale Werkzeuge deine Planung unterstützen.

Arbeitsplanung mit Liste

Der einfachste Einstieg in die Arbeitsplanung ist eine Liste. Damit bekommst du deine Projekte zu fassen und kannst die wichtigsten Fragen klären.

  • Was beinhaltet der Auftrag?

  • Womit erledigst du den Auftrag?

  • Welchen Zeitrahmen hat der Auftrag?

Üblicherweise haben die Verantwortlichen auch in Betrieben mit oberflächlicher Planung jede Menge Routine. Ob es wirklich Verbesserungspotenzial gibt, hängt von vielen Faktoren ab. Falls du dir unsicher ist, kannst du eine externe Einschätzung einkaufen.

Doch es gibt auch Betriebe, in denen die Auftragslage so dicht ist, dass keine Zeit bleibt, um erst einmal einen umfassenden Plan zu erstellen. Diese Einschätzung kann falsch sein. Eine gute Planung sorgt dafür, dass du Ressourcen bestmöglich nutzen kannst. Oft führt genau das zu Zeiteinsparungen und schlägt sogar finanziell zu Buche. Am deutlichsten wird das, wenn du in die konkrete Planung gehst.

Mittel und Abläufe planen

Bei der Arbeitsplanung kannst du unterscheiden zwischen den Mitteln und den Abläufen. Bei der Planung der Mittel geht es darum, dass alle nötigen Werkzeuge und Materialien sowie andere Ressourcen überhaupt verfügbar sind. Bei der Planung der Abläufe geht es darum, diese Ressourcen optimal einzusetzen.

Personalplanung als Teil der Arbeitsplanung

Die Verfügbarkeit von Arbeitskräften ist der wichtigste Bestandteil in der Arbeitsplanung. Ohne eine ausreichende Anzahl an Mitarbeiter:innen kann dein Betrieb Aufträge nicht erledigen. In der Personalplanung stellen sich aber noch weitere Fragen.

  • Wie viele Mitarbeiter:innen stehen dir insgesamt zur Verfügung?

  • Wie viele Mitarbeiter:innen können wann welchen Auftrag übernehmen?

  • Über welche Fähigkeiten verfügen deine Mitarbeiter:innen?

Schon jetzt wird deutlich, dass es um mehr geht als die bloße Anzahl an Mitarbeiter:innen. Zur Personalplanung gehören nämlich noch weitere Faktoren.

  • Welche Mitarbeiter:innen haben wann Urlaub?

  • Wie hoch ist der durchschnittliche Krankenstand?

  • Müssen deine Mitarbeiter:innen in nächster Zeit viele Überstunden abbauen?

Du kannst deine Aufträge auch planen, ohne alle Fragen beantworten zu können. Allerdings sollte deutlich geworden sein, dass es deiner Arbeitsplanung enorm helfen kann, diese Dinge zu klären.

Material- und Betriebsmittelplanung

Die besten Mitarbeiter:innen können einen Auftrag nicht erledigen, wenn Werkzeug und Material fehlen. Deshalb musst du den Auftrag und die Bedingungen vor Ort so gut wie möglich kennen. Erst dann weißt du, was du brauchst. So kann es zum Beispiel sein, dass du zwar über alle nötigen Werkzeuge verfügst, um einen neuen Schalter einzubauen oder bestimmte Malerarbeiten durchzuführen.

Oft erfordern die räumlichen Bedingungen aber zusätzlichen Aufwand, weil eine Stelle nicht zugänglich ist. In solchen Fällen liegt die Verantwortung oft bei Auftraggeber:innen. Aber darauf vorbereitet zu sein, kann sicherlich nicht schaden. Ein anderes Beispiel ist die Beschaffenheit von Wänden. Viele Auftraggeber:innen werden nicht wissen, welches Werkzeug nötig ist, um durch eine Wand zu kommen. Eine Vorbesichtigung kann dir helfen, eine bessere Arbeitsplanung zu entwickeln. Kommen solche Fälle häufiger vor und sind notiert, hast du zusätzliches Werkzeug einfach direkt mit dabei.

Informationsplanung in der Arbeitsplanung

Wissen ist Macht. Ein vielleicht abgedroschener Spruch, der trotzdem stimmt. In vielen Betrieben kannst du das täglich beobachten, wenn Mitarbeiter:innen im Büro oder auf der Baustelle genauso viel Zeit am Telefon verbringen wie beim eigentlichen Handwerk. Das muss nicht sein. Wenn du eine gelingende Arbeitsplanung wünschst, gibt es für dieses Problem zwei Lösungen, die eigentlich auch nicht zu trennen sind.

Grundsätzlich hilft schon eine solide Arbeitsplanung mit den oben beschriebenen Punkten dabei, ständige Nachfragen deutlich zu reduzieren. Je mehr du im Vorfeld klären kannst, desto weniger gibt es später zu besprechen. Dann wirst du aber sicher auch Situationen kennen, in denen der Plan noch so gut sein kann - und dann verändert sich etwas einfach so. In solchen Fällen sind Rückversicherungen nötig, damit du auf Veränderungen planvoll reagieren kannst.

Statt aber ständig mit dem Telefon am Ohr herumzulaufen oder zurückrufen zu müssen, weil dich die Mitarbeiter:innen im Büro nicht erreicht haben, sind digitale Werkzeuge eine Hilfe. Software-Lösungen wie die Handwerkersoftware Craftboxx sind darauf ausgelegt, dass alle Mitarbeiter:innen jederzeit über alle Informationen verfügen. Wie machen sie das? Ein Betrieb befüllt die Software mit allen wichtigen Daten. Dazu gehören Stammdaten wie Werkzeuge oder Fahrzeuge und tagesaktuelle Informationen für den nächsten Auftrag. Diese Informationen können dann alle Mitarbeiter:innen einsehen.

Einer der größten Vorteile: Es handelt sich nicht um eine Software, die du auf deinem Bürocomputer installierst. Stattdessen rufst du Kalender, digitale Plantafel und Co. in deinem Internetbrowser auf. Man spricht hierbei auch von einer Cloud-Lösung. Durch eine zugehörige App funktioniert das Ganze auch optimal auf mobilen Geräten. Und durch die Internetverbindung werden Veränderungen direkt bei allen angezeigt.

Durch einen integrierten Kalender und eine digitale Plantafel können sich Mitarbeiter:innen außerdem jederzeit selbst über einen Auftrag informieren. Angenommen, ein Kollege muss für eine Lieferung doch einmal auf eine:n andere:n warten. Früher war das Leerlauf. Jetzt kann der entsprechende Mitarbeiter schon mal in den morgigen Termin schauen, weil vom Büro schon vor einer Woche alle vorliegenden Infos eingetragen worden sind. Wäre das eine Auftragsmappe aus Papier, die noch im Büro liegt, könnte er bis zum Feierabend oder eben bis zum nächsten Morgen nichts damit anfangen.

Kostenplanung durch gute Arbeitsplanung

Nutzt du digitale Tools wie die Craftboxx, kannst du dir außerdem z. B. die Arbeitszeiten auswerten lassen. So hast du jederzeit im Blick, welche Ressourcen du hast, was du noch brauchst, und ob du wirklich alles sparsam einsetzt, wo das möglich ist. Außerdem kannst du dir Erinnerungen setzen, sodass deine Fahrzeuge rechtzeitig gewartet werden. Damit vermeidest du teure Schäden durch mangelnde Fahrzeugprüfung. Von den ganzen Einsparungen, die du hast, weil Mitarbeiter:innen sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ganz zu schweigen.

Durch Ablaufplanung zur optimalen Arbeitsplanung

Erst mit den entsprechenden Ressourcen lässt sich eine gute Ablaufplanung aufstellen. Dabei gilt es, den tatsächlichen Zeithorizont für die eigene Unternehmung so gut wie möglich angemessen aufzuschlüsseln. Wichtig ist es, die Aufgaben und Ziele anhand einer einfachen Ablaufstruktur zu gruppieren.

  • kurzfristige Aufgaben

  • mittelfristige Aufgaben

  • langfristige Aufgaben

Durch diese erste grobe Planung lassen sich deine Ressourcen deutlich besser für die vorhandenen Aufgaben abbilden. Außerdem stellst du so fest, wo es eventuell einen Mangel bzw. einen Mehrbedarf gibt. Außerdem erlaubt dir diese Einteilung, die Arbeitzeitplanung zu konkretisieren und präzise Arbeitsanweisungen zu formulieren. So vermeidest du, dass du und dein Team sich sprichwörtlich verzetteln.

Wer entwickelt die Arbeitsplanung?

Die Arbeitsplanung ist eine betriebsweite Angelegenheit. Abhängig von der Größe des Betriebs können daran auch mehrere Personen bzw. Abteilungen beteiligt sein. Dazu können u. a. Mitglieder der Gruppen

  • Teamleitung bzw. Vorarbeiter:innen

  • HR-Verantwortliche bzw. die Personalabteilung

  • Geschäftsführung

gehören. Jede Gruppe hat eigene Bedürfnisse und Interessen und überblickt einen anderen Verantwortungsbereich. Daher kann es sehr wichtig sein, alle Gruppen zumindest regelmäßig in die Arbeitsplanung und die Erstellung von Dienstplänen einzubeziehen.

Fazit: Planen mit Software - so einfach kann es sein

Die richtige Arbeitsplanung ist bares Geld wert. Wichtig ist, die benötigten Mittel, die Zeit und das Personal sowie die konkreten Aufgaben so vollständig wie möglich zu erfassen und in einen guten Ablauf zu integrieren. Hierbei helfen Vorbereitung, der Austausch verschiedener Abteilungen und der Einsatz von digitalen Lösungen.

Statt herumfliegenden Papierzetteln oder der Planung in Excel-Tabellen lässt sich die Arbeit heute mit digitalen Werkzeugen wie einer passenden Handwerkersoftware planen. Die Digitalisierung der Arbeitsplanung hat eine Menge Vorteile. Üblicherweise endet die Arbeitsplanung in einem Betrieb nicht damit, einen Arbeitsplan aufzustellen.

Dieser muss sämtlichen Mitarbeiter:innen ggf. täglich vermittelt werden. In manchen Betrieben gibt es aufgrund von Schichtarbeit mehrere Briefings täglich. Zudem hängt ein ausgedruckter Arbeitsplan in manchen Werkshallen an zentralen Orten ausgedruckt aus. Trotzdem müssen Mitarbeiter:innen immer wieder dahinlaufen oder sich den Plan abfotografieren, sofern sie den Überblick behalten wollen. Das kann immer dann eine Rolle spielen, wenn zu unterschiedlichen Uhrzeiten in der Schicht auch unterschiedliche Aufgaben anfallen.

Wenn sowieso der ganze Betrieb mit einem mobilen Gerät arbeitet, bietet sich eine Software umso mehr an. Hier kann z. B. in der Craftboxx eine digitale Auftragsmappe angelegt werden, die alle wichtigen Informationen enthält. Oder du nutzt die klassische Plantafel in ihrer digitalen Variante. Selbst Urlaubspläne und Krankentage kannst du in die Software übertragen. Das sorgt für flüssige Arbeitsabläufe und verringert Nachfragen im Team. Bei guter Software genügt ein kurzer Test von z. B. zwei Wochen und viele Mitarbeiter:innen nutzen ihr Handy im Alltag ohnehin, sodass die Nutzung von Apps bei der Arbeit keine große Eingewöhnung braucht.



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