Der digitale Stundenzettel im Handwerk

Kurz zusammengefasst

Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 (C-55/18), dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. Handwerksbetriebe müssen seit diesem Urteil die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig dokumentieren. Digitale Stundenzettel und moderne Software für Handwerksbetriebe bieten hierfür eine DSGVO-konforme, effiziente Lösung. Eine cloud-basierte Zeiterfassung per App macht Schluss mit Papierchaos und vereinfacht Arbeitsprozesse erheblich.

Warum brauchen Handwerksbetriebe eine digitale Zeiterfassung?

Das Handwerk steht vor bürokratischen Herausforderungen. Nachdem die meisten Betriebe endlich einen Weg gefunden hatten, mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umzugehen, kam die nächste Hürde. Anlass hierfür war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18), das Druck auf die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen macht.

Was hat sich durch das EuGH-Urteil geändert?

Früher galt die Regel, dass nur Überstunden und Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden mussten. Mittlerweile ist laut EuGH eine Zeiterfassung ab „Stunde 0" vorgesehen. Das Gericht entschied, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden nun vollständig dokumentieren müssen.

Ziel dieser neuen Regelung ist es, Arbeitswochen auf maximal 48 Stunden zu begrenzen und somit dem „Flatrate-Arbeiten" einen Riegel vorzuschieben, so der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB).

Welche Vorteile bietet ein digitaler Stundenzettel gegenüber Papier?

Wie können Handwerksbetriebe die Zeiterfassung organisieren?

Auf welche Weise Handwerksbetriebe die Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfassen und dokumentieren müssen, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Laut EuGH muss das System verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Die Arbeitszeiterfassung mit dem klassischen Stundenzettel auf Papier ist künftig allerdings nur noch in Ausnahmefällen eine Option.

Viele Betriebe fürchten sich vor Mehraufwand, der mit der vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeitenden einhergehen könnte. Dabei hat die Umstellung auf elektronische Zeiterfassungssysteme und digitale Stundenzettel erhebliche Vorteile.

"Die digitale Zeiterfassung bringt Struktur in Arbeitsabläufe. Keine verlorenen Zettel mehr, keine unleserliche Schrift – alles ist klar dokumentiert."

Boris P., Digitalisierungsberater bei Craftboxx

Digitale Ordnung statt Papierchaos

Mit dem digitalen Stundenzettel bringst du mehr Ordnung in deinen Betrieb. Stapelten sich vorher noch die Stundenzettel zum Feierabend auf dem Schreibtisch von Mitarbeitenden, ist auf dem Computer alles sauber geordnet. Verlorene Zettel und lange Diskussionen über Arbeitszeiten gehören damit der Vergangenheit an.

Software für Handwerksbetriebe sorgt für eine zentrale, übersichtliche Verwaltung aller Zeitdaten. Moderne digitale Zeiterfassung macht Schluss mit Stundenzetteln, Stechuhr und unübersichtlichen Excel-Tabellen und erfasst die Arbeitszeit projektbezogen und minutengenau.

Wie löst eine digitale Zeiterfassung das Problem unleserlicher Schrift?

Hand aufs Herz: Nicht alle Mitarbeitenden haben eine lesbare Schrift. Außerdem bleibt für die einzutragenden Zeiten im Arbeitsalltag manchmal gar nicht die Zeit. Schnell hingeschrieben, sind die Angaben noch schwerer zu entziffern.

Eine digitale Eingabe ist immer lesbar und völlig unabhängig von der eigenen Schrift. Das spart am Ende des Tages jede Menge Zeit und Nerven. Mit der digitalen Zeiterfassung werden die Zeiten sehr genau festgehalten und sofort dem aktuellen Auftrag zugeordnet.

Wie funktioniert der Zugriff auf digitale Stundenzettell?

Betriebe mit Stundenzetteln auf Papier müssen meistens bis zum Feierabend warten, um die Arbeitszeiten einzutragen. Manchmal muss eine Person auch nur deshalb zurück in den Betrieb fahren, um unbedingt noch den Stundenzettel abzugeben. Mit einem digitalen Stundenzettel machen es sich Handwerksbetriebe deutlich leichter.

Ist es nicht viel einfacher, schnell das Smartphone zu zücken, die digitale Zeiterfassung mit nur einem Klick in der entsprechenden Zeiterfassungs-App zu starten und mit der Arbeit zu beginnen? Keine zerknitterten Zettel, keine krakelige Schrift, die am Ende niemand mehr entziffern kann – stattdessen eine übersichtliche Lösung, die alle Informationen zuverlässig erfasst und sich perfekt in deinen Arbeitsalltag integriert.

Wie profitieren Betriebe von cloud-basierter Zeiterfassung?

Eine moderne Software für Handwerksbetriebe mit Zeiterfassung arbeitet in der Cloud. Das bedeutet, dass Daten vom Büro aus genauso zugänglich sind wie von der Baustelle. Das geht über den Internetbrowser und/oder eine App. Um ein Stück Papier von einer Hand in die andere zu reichen, muss niemand mehr extra ins Büro fahren oder abends lange warten.

"Unsere Cloud-Lösung ermöglicht es Handwerker/innen, ihre Zeiten direkt auf der Baustelle zu erfassen. Das spart Zeit und vermeidet Medienbrüche."

Claudia P., Produktexpertin bei Craftboxx

Weniger Papiermüll für Handwerksbetriebe

Ein Stück Papier an sich macht noch keinen Ärger, obwohl das Hin und Her sicherlich nervig ist. Die Menge an Papiermüll, die in einem Monat oder sogar einem Jahr zusammenkommt, ist allerdings ein Problem. Selbst wenn die ganzen Stundenzettel zusätzlich in irgendwelchen Aktenordnern in irgendwelchen Aktenschränken landen: Dann nimmt das Papier auch noch Platz in Anspruch.

Besser wäre es doch, alles digital, ohne viel Müll und platzsparend zu lagern. Mit einem digitalen Stundenzettel können Handwerksbetriebe das ganz einfach umsetzen.

Warum reicht eine Excel-Tabelle nicht aus?

Gut zu wissen: Eine Excel-Tabelle ist kein digitaler Stundenzettel, da auch hier alle Arbeitszeiten händisch eingetragen werden müssten. Dieses System wäre zwar übersichtlicher als Papier-Lösungen und via Speicherung in einer Datencloud auch auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphone, Tablet und PC abrufbar; und das Papier sparst du auch. Doch in der Praxis wirst du schnell feststellen, dass das Eintragen und die Pflege der Daten viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Und auf lange Sicht nicht weniger Nerven kostet als Stundenzettel auf Papier.

Wie funktioniert DSGVO-konforme Zeiterfassung?

Erst kommt man dir mit dem Datenschutz, dann mit der Zeiterfassung. Ein Problem gelöst, reißt es gleich wieder jemand auf. Es ist also absolut nachvollziehbar, dass du dich fragst, wie es sich bei den digitalen Stundenzetteln mit dem Datenschutz verhält – schließlich ist das Thema nach wie vor auch im Handwerk ein Thema.

Worauf müssen Betriebe bei der Anbieterauswahl achten?

Wenn du einen digitalen Stundenzettel in deinem Betrieb einführen willst und noch auf der Suche nach dem passenden Anbieter bist, solltest du ganz genau nachschauen, ob dieser auch wirklich eine DSGVO-konforme Zeiterfassung anbietet.

Das bedeutet unter anderem, dass die Anwendung:

• keine Standortdaten deiner Mitarbeitenden aufzeichnet und speichert

• Zugriffsrechte auf die Daten deiner Mitarbeitenden ganz genau definiert

• nur die personenbezogenen Daten verlangt, die auch wirklich für die Zeiterfassung notwendig sind (Finger weg von Datenkraken!

• einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dir abschließt

• allgemeine Sicherheitsstandards erfüllt (SSL-Verschlüsselung, Hosting in Europa, am besten in Deutschland etc.)

Sind digitale Lösungen datenschutzkonformer als Papier?

Auch gut zu wissen: Digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung sollten auf keinen Fall kategorisch verteufelt werden. Wenn du einen seriösen Anbieter gefunden hast, der verantwortungsbewusst mit den Daten deiner Mitarbeitenden umgeht, ist das viel eher im Sinne der DSGVO als lose umherfliegende Zettel auf deinem Schreibtisch.

"Die DSGVO-Konformität steht bei uns an erster Stelle. Unsere Server stehen in Deutschland und alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert."

Louisa B., Leidenschaftliche Hobby-Juristin im Team Craftboxx

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Ist ein digitaler Stundenzettel seit 2024 Pflicht?

Ja, eine Art digitaler Stundenzettel ist Pflicht. Ausgehend vom Urteil des EuGH vom Mai 2019 sind Unternehmen innerhalb der EU zur Aufzeichnung aller Arbeitsstunden der Mitarbeitenden verpflichtetet. Das System muss verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Das offizielle deutsche Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ist noch in Planung, die EU-Richtlinie ist jedoch bindend.

Welche Anforderungen muss ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen?

Das System muss DSGVO-konform sein und darf keine unnötigen Standortdaten speichern. SSL-Verschlüsselung, Hosting in Deutschland/Europa und ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag sind Pflicht. Zugriffsrechte müssen klar definiert sein, und nur erforderliche personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden. Die Anwendung sollte benutzerfreundlich und von verschiedenen Endgeräten zugänglich sein.

Wie unterscheidet sich eine professionelle Software von Excel-Tabellen?

Eine Excel-Tabelle erfordert weiterhin manuelle Eingaben und bietet keine automatischen Funktionen. Professionelle Software für Handwerksbetriebe erfasst Zeiten automatisch, ordnet sie Projekten zu, erstellt Berichte und integriert sich in andere Geschäftsprozesse. Cloud-Funktionalität ermöglicht einen mobilen Zugriff, während Excel-Tabellen zeitaufwändige Datenpflege erfordern.

Welche Funktionen bieten moderne Zeiterfassungs-Apps zusätzlich?

Moderne Apps ermöglichen die Erstellung von Rappportzetteln mit digitaler Unterschrift direkt auf der Baustelle, projektbezogene Zeiterfassung und Kommentarfunktionen. Zusätzlich bieten sie digitale Plantafeln, Ressourcenplanung für Fahrzeuge und Werkzeuge, automatische Berichte sowie Schnittstellen zu Angebotssoftware und Rechnungsprogrammen.

Wie kann digitale Zeiterfassung Kosten sparen?

Digitale Systeme reduzieren Verwaltungsaufwand erheblich, eliminieren Fehler bei manuellen Berechnungen und sparen Papier- und Druckkosten. Automatische Auswertungen ersetzen zeitaufwändige manuelle Berichte. Die projektbezogene Zeiterfassung verbessert die Nachkalkulation und Rentabilitätsanalyse von Aufträgen, was zu besseren Geschäftsentscheidungen führt.

Ist die Implementierung einer digitalen Zeiterfassung kompliziert?

Moderne Software ist sehr intuitiv zu bedienen und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Das einfache Handling macht die Büroarbeit zum Kinderspiel. Cloud-basierte Lösungen erfordern keine aufwändige Installation, und die Einarbeitung erfolgt meist über intuitive Benutzeroberflächen. Viele Anbieter unterstützen bei der Einführung und bieten Schulungen an.