15.05.2023
Mit dem Rapportzettel zum papierlosen Büro?
Vielleicht benutzt du schon Outlook und WhatsApp zur Organisation, dann bist du gar nicht so weit weg die leidigen Rapportzettel in Papierform abzulösen. Und der Rapportzettel in Papierformat ist bei aller Gewohnheitsliebe ein echter Kostenfresser: Das Abtippen von den Zetteln kostet dich sicherlich zig 1000 Euros im Jahr.
Hier wollen wir einmal erklären, wie man mit einem digitalen Rapportzettel zum papierlosen Büro kommt und das mit möglichst wenig Aufwand.
Wie geht es am einfachsten? Bitte nicht alles auf einmal verändern wollen!
Viele denken, dass für eine Verbesserung alles umgekrempelt werden muss. Oft verzettelt man sich dabei und der Aufwand von einer allumfassenden Software frisst einen förmlich auf. Außerdem ist man dann sehr an den einen Softwareanbieter gebunden und gerät so eine gewisse Abhängigkeit.
Daher unser Rat: Fang klein an und fokussiere dich auf die größten Probleme zuerst. Eines sollte dir klar sein: Richtig fertig wirst du nie sein, sondern es wird immer etwas geben, dass man verändern oder anpassen kann. So auch auf dem Weg der Digitalisierung.
Schritt 1: Was ist dein größter Kopfschmerz?
In vielen Gesprächen bei uns mit unseren Kunden aus dem Handwerk kam heraus, dass die Organisation der Aufträge und die Dokumentation unterwegs die größten Zeit- und Geldfresser sind. Zum Beispiel sind die Probleme folgende:
In der Planung Aufträge übersehen, die "auf Halde" liegen.
Termine umplanen, wenn Mitarbeiter krank sind, ein wichtiger Kunde etwas dazwischenschiebt etc.
Das ewige hinterhertelefonieren, um jeden einzelnen Rapportzettel von Aufträgen und Mitarbeitern mit Unterschrift zu bekommen.
Fehlerhafte oder nicht lesbare Einträge.
Umtragen vom geschriebenen Rapportzettel ins Rechnungsprogramm
Als Tipp: Stelle die einfach die Fragen: Womit verbrauche ich / meine Mitarbeiter am meisten Zeit, die nicht produktiv verwendet wird. Was nervt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft, das nicht mit der eigentlichen Arbeit zu tun hat?
Genau da solltest du anfangen!
Schritt 2: Einfach Starten, aber wie?
Suche ganz konkret ein Tool, das das Problem, was du oben identifiziert hast, löst. Dabei ist es nicht wichtig die eierlegende Wollmilchsau zu finden, sondern meist verzettelt man sich dann und hinterher wird's teurer als gedacht. Also: Eine Software, die nur das kann, was auch wirklich gebraucht wird, ist schnell aufgesetzt und entwickelt viel schneller einen Mehrwert.
Daher solltest du erstmal die Abrechnung oder Kalkulation so lassen, wie sie sind und ein Tool suchen, dass eine Planung für das Büro mit einer angeschlossenen App als digitalen Rapportzettel hat.
Bei Cloudlösungen hast du außerdem keine Einrichtungsprobleme, da nichts installiert werden braucht. Wir sind der Meinung, dass es außerdem noch sicherer ist, als eigene Installation (mehr dazu hier), aber du musst letztendlich selbst entscheiden, was dich ruhig schlafen lässt.
Schritt 3: Auf welche Probleme solltest du nach der Einführung achten
Diese Fragen solltest du im Hinterkopf haben: Wie stabil läuft der Laden? Sind die Mitarbeiter nachhaltig zufrieden? Was ist mit den Technikmuffeln? Was sagen deine Kunden?
Wie stabil läuft der Laden?
Der beste Vorteil von Papier gegenüber Apps ist, dass es nicht einfach in der Hand verschwinden kann. Daher ist es essenziell, dass die App, die den klassischen Rapportzettel ersetzt, flüssig ohne (zu viele) Abstürze läuft.
Sind die Mitarbeiter nachhaltig zufrieden?
Oft ist Veränderung erstmal schlecht, aber nach ein paar Wochen sollten die Mitarbeiter die Vorteile sehen. Keine unnötige Fahrt morgens zum Betrieb, sondern 30 Minuten länger schlafen ist da nur einer von ganz vielen Möglichkeiten.
Was ist mit den Technikmuffeln?
Klar gibt es häufig Mitarbeiter, die sich etwas schwerer tun und die ein bisschen intensivere Betreuung brauchen. Aber wie sieht es da aus? Ist ein Licht am Ende des Tunnels zu sehen? Kommt er so halbwegs mit den neuen digitalen Rapportzettel in Form von der App zurecht?
Was sagen die Kunden?
Die schönste Frage: Wie reagieren eigentlich die eigenen Kunden darauf? Finden die es fortschrittlich? Kommt man professioneller rüber? Kann man schneller bestimmte Dokumente zu senden? 90-95% der Kunden nehmen so eine Einführung sehr positiv auf, aber wenn es da Probleme gibt sollte man sehr spitze Ohren bekommen.
In eigener Sache: Schau gerne mal bei unserer Lösung vorbei. Unseren Kunden gefällt's:
