20.12.2023

Warum du auf PDF- und Excel-Vorlagen komplett verzichten kannst

Viele Handwerker:innen nutzen Vorlagen aus dem Internet für wichtige Dokumente. Egal, ob Stundenzettel oder Arbeitszettel - mit einer PDF- oder Excel-Vorlage sparen sich einige Menschen im Handwerk etwas Schreibarbeit. Für andere ist das der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Immerhin sind die Informationen dann schon mal auf dem Computer. Für beides sind Vorlagen allerdings nicht die beste Lösung.

Vorlagen - die Idee liegt nah

Wenn jemand wirklich genug zu tun hat, dann sind es Handwerker:innen und ihre Mitarbeiter:innen. Volle Auftragsbücher, oft zu wenig Personal - da wird die Zeit schnell knapp. Da kommt direkt die Frage auf, wie sich Arbeitszeit einsparen lässt. Eine Lösung: Warum nicht die vorbereitete Arbeit von anderen nutzen?

Vorlagen für Stundenzettel oder für den Rapport gibt es online zuhauf. Kostenlose Vorlagen finden sich ganz selbstverständlich neben kostenpflichtigen Vorlagen. Manchmal unterscheiden sich die Vorlagen in der Qualität und manchmal ist die Qualität ganz unabhängig davon, ob die Vorlagen kostenlos sind oder nicht.

Es lohnt sich jedenfalls: Einmal Zeit in die Suche investieren, eine gute Vorlage finden und immer wieder nutzen. Das spart auf lange Sicht viel Zeit im Vergleich dazu, sich solche Dokumente immer wieder neu einrichten zu müssen.

Handwerker:innen nutzen Vorlagen aus dem Internet aber auch, um wichtige Informationen wie Arbeitszeiten oder auch Werkzeuglisten direkt auf dem Computer zu haben. Das ist auch praktisch: Wenn jemand eine Liste oder Übersicht braucht, kannst du ihm das direkt per E-Mail schicken.

Papier bringt viele Probleme mit sich

Ausgedrucktes Papier hat bei vielen Menschen weiterhin einen guten Ruf. Du hast halt etwas in der Hand. Ob nun Vertrag oder Stundenzettel. Doch Papier bereitet auch viel Ärger und das ist schon früher der Fall gewesen.

Es beginnt schon beim Ausdrucken: Hast du die Datei an den richtigen Drucker geschickt? Wie sieht es mit ausreichend Farbe aus? Und wenn der Drucker irgendwann loslegt, hat sich das Papier gern mal darin verhakt. An richtig schlechten Tagen hat es dir glatt das ganze Blatt Papier zerrissen. Vielleicht erlebst du das heute auch noch.

Dabei haben wir noch gar nicht über die Kosten gesprochen. Ein, zwei Blatt Papier sind günstig. Wie sieht es aber mit 25 Seiten pro Mitarbeiter:in und Tag aus? Da können pro Person im Jahr und inklusive Druckkosten einige hundert Euro zusammenkommen.

Digitale Vorlagen für Stundenzettel und Co.

Excel-Vorlagen oder PDF-Dokumente sind scheinbar die perfekte schnelle Lösung gegen die Papierverschwendung. Ordner auf dem Desktop erstellt, Vorlage vorhanden und dann alle Zettel, Listen und Papiere ordentlich benannt im Ordner abspeichern. Ordentlich, sicher, ohne Papierverschwendung.

Leider ist das nicht ganz so einfach. Die Unterlagen nur an einem Ort zu haben, kann ein Risiko sein, wenn etwas mit dem Computer nicht in Ordnung ist. Außerdem ist das vielleicht nicht zu Ende gedacht: Woher kommen die Arbeitsstunden, die in der Excel-Tabelle im Büro stehen? Hat ein:e Mitarbeiter:in die Stunden vorher auf einem Zettel notiert und diesen zum Feierabend reingereicht? Von der Papierverschwendung abgesehen, gegen die du eigentlich etwas tun wolltest, können beim Eintragen von handschriftlichen Notizen auch Fehler passieren. Nicht zuletzt fehlt eine gute Möglichkeit, Dokumente auszutauschen. Klar: Du kannst einen Arbeitszettel per E-Mail schicken. Dann änderst du etwas in der Datei und dann musst du die geänderte Version wieder zurückschicken. Es wäre nicht das erste Mal, dass dabei alte und neue Versionen durcheinander geraten. Manchmal wird auch die falsche alte Datei einfach gelöscht und nicht archiviert.

Handwerkersoftware - eine echte Lösung

Wie sieht denn eine echte Alternative aus? Vielleicht hast du mal darüber nachgedacht, deine Arbeitsabläufe etwas umfassender zu digitalisieren. Wenn du einige Dinge in deinem Betrieb schon per E-Mail oder mit Whatsapp regelst und deine Handykamera schon für die Fotodokumentation nutzt, liegt es doch nahe, eine Software-Lösung auszuprobieren, die das alles miteinander verbindet.

Es gibt mittlerweile einige Lösungen, die die Arbeitsabläufe im Handwerk digital abbilden. Manche Software-Firmen bieten All-in-one-Lösungen an. Der Vorteil sind die vielen Funktionen. Der Nachteil ist, dass du oft gar nicht alle Funktionen brauchst, die Einarbeitung oft eine umfassende Schulung erfordert und du für nicht genutzte Funktionen trotzdem zahlst. Deshalb kann es oft sinnvoller sein, schlanke Software-Lösungen zu nutzen, die sich auf die wichtigsten Funktionen wie Einsatzplanung, Dokumentation und Zeiterfassung konzentrieren.

Vorlagen adé - Digitalisierung im Handwerk ist einfacher als gedacht

Setzt du noch immer auf Vorlagen? Oder möchtest du ernsthaft digital loslegen? Der Umstieg auf eine Software-Lösung ist oft viel einfacher als gedacht. Fast alle Software-Anbieter lassen dich einen kostenlosen Test machen. In einigen Fällen kannst du in dieser Zeit schon auf alle Funktionen zugreifen und kannst dir ein vollständiges Bild davon machen, wie sehr die Software deine Arbeitsabläufe verbessert. Probiere es einfach mal aus.


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