Zeiterfassung für Handwerker einführen - in wenigen Schritten zur Entlastung

Kommt jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle? Das Arbeitszeitgesetz hat bereits in § 16 Absatz 2 die Erfassung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber vorgesehen. Das gilt auch für Handwerksbetriebe. Wie du die Zeiterfassung allerdings umsetzt? Das bleibt auch nach den jüngsten Entscheidungen zum Thema teilweise dir überlassen. Du kannst die Zeiterfassung auch von deinen Mitarbeitern erledigen lassen. Bei Kleinstbetrieben muss die Zeiterfassung auch nicht unbedingt elektronisch sein.

Für die meisten Betriebe soll eine elektronische Zeiterfassung allerdings Pflicht sein - und hat für viele Handwerker auch einige Vorteile zu bieten. Vielleicht stehst du auch gerade kurz davor, eine entsprechende Zeiterfassung in deinem Betrieb einzuführen. Um dir die Einführung so einfach wie möglich zu machen, haben wir von der Craftboxx eine Checkliste für dich zusammengestellt.

1. Welche Ansprüche hast du als Handwerker an die Zeiterfassung?

Bevor du auf die Suche nach der richtigen Handwerker-Software gehst, schau erst einmal, was du überhaupt brauchst. Welche Angaben möchtest du erfassen? Reichen dir Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Überstunden oder möchtest du auch eine Übersicht über Krankheit und Urlaub? Möchtest du die Zeiterfassung zusammen mit deiner Buchhaltung nutzen? Das hat viele Vorteile, indem es Zeit spart und dabei hilft, Fehler zu vermeiden. Viele Software-Anbieter öffnen ihre Produkte über Schnittstellen für deine Buchhaltungssoftware. Und wie hoch ist überhaupt dein Budget? Es gibt unterschiedliche Preismodelle - in jedem Fall ist ein Test sinnvoll.

2. Wie sieht deine technische Ausstattung im Handwerksbetrieb aus?

Musst du ein Programm auf deinem Computer installieren, kommt es darauf an, dass dieser die entsprechenden Systemvoraussetzungen erfüllt. Abhilfe schaffen hier cloudbasierte Lösungen. Diese lassen sich ganz einfach über den Browser bedienen und funktionieren oft in den gängigen Browsern wie Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Eine Voraussetzung hierbei ist eine funktionierende Internetverbindung. Kurzzeitige Unterbrechungen sind in den meisten Fällen allerdings in Ordnung.

Wenn du dich für eine App oder eine Kombination aus einer Software-Lösung fürs Büro und einer App für mobile Mitarbeiter entscheidest, spielt es noch eine Rolle, wie aktuell dein Smartphone ist. Nicht alle erhalten die neuesten Updates. In diesem Fall werden sie aber ohnehin zu einem Sicherheitsrisiko. Wenn deine Mitarbeiter mit Smartphones arbeiten, sollten diese auch weiterhin update-fähig sein. Und dann funktionieren auch die meisten Handwerker-Apps auf den Geräten.

Mit einer cloudbasierten Lösung hast du als Handwerker den Vorteil, dass Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle in Echtzeit vernetzt sind.

Weitere Vorteile sind:

• Flexible Skalierung: Du kannst oft problemlos weitere Nutzer hinzufügen.

• Zugriff von überall: Durch die Cloud sind deine Informationen generell von jedem Arbeitscomputer erreichbar.

• Automatische Updates: Regelmäßige Updates erhöhen die Sicherheit und den Funktionsumfang.

• Ausgaben und Preise: Cloudbasierte Lösungen sind oft preiswerter als andere Optionen.

3. Kannst du die Software schnell und kostenlos testen?

Klar, es gibt kaum etwas geschenkt. Doch seriöse Software-Anbieter bieten dir für eine Zeiterfassungs-Software meistens einen kostenlosen Test. Dadurch kannst du erst einmal bedenkenlos prüfen, ob die Lösung zu dir passt, bevor du die Zeiterfassung bei dir im Betrieb einführst. Nimm dir dafür am besten etwas Zeit, denn die Lernkurve bei Programmen und Apps steigt nach den ersten ein, zwei Tagen meistens sehr schnell an.

Unsere Tipps:

• Registriere dich bei der Software deiner Wahl für einen kostenlosen Test und lege dich selbst oder wenige Mitarbeiter an.

• Lass die Zeit laufen und lass auch deine Mitarbeiter im Handwerk mal einen Blick auf die Zeiterfassung werfen.

• Finde dein persönliches Fazit und frage deine Mitarbeiter, ob die Bedienung ihnen leichtfiel.

4. Die Zeiterfassung einführen - für den ganzen Betrieb

Wenn dir die Software gefällt, lass am besten nicht zu viel Zeit ins Land streichen. Plan die Einführung der Zeiterfassung allein oder in Absprache mit dem Anbieter. Am besten informierst du dafür alle Mitarbeiter per E-Mail oder bei einer Betriebsversammlung. Weise dabei auch gern auf die gesetzlichen Bestimmungen hin und nimm Bedenken ernst. Für manche Mitarbeiter kann die elektronische Zeiterfassung ein sensibles Thema sein. Am besten du notierst dir vorher ein paar Vorteile.

Vorteile der Zeiterfassung sind:

• flüssigere Arbeitsabläufe

• mehr Transparenz für Mitarbeiter und Firma

• Überprüfung von bisherigen Arbeitsabläufen

In der ersten Zeit ist es auch wichtig, dass du sowohl Lob als auch Kritik aus dem Team aufnimmst. Bei der Bedienung kann deinen Mitarbeitern auffallen, dass der Umgang mit der Zeiterfassung doch sehr einfach ist. Vielleicht vermisst ein Mitarbeiter auch eine Funktion. Einige Software-Anbieter nehmen Vorschläge von Benutzern sehr gern auf. Nach gut einem Monat bist du in den meisten Fällen auf der sicheren Seite. Die Zeiterfassung wird angenommen und genutzt. Zeig deinen Mitarbeitern gern, welche positiven Veränderungen sich durch die Nutzung ergeben haben, damit die Akzeptanz auch langfristig hoch ist.

Zusammenfassung

Im Beitrag geht es um die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung im Betrieb und um die Vorteile einer solchen Umstellung für Handwerksbetriebe. Der Text bietet eine Checkliste zur Auswahl der geeigneten Software. Darin beschrieben: die Anforderungen an die Zeiterfassung, die technische Ausstattung, die Möglichkeit eines kostenlosen Software-Tests und die Vorteile einer cloudbasierten Lösung sowie Tipps für die erfolgreiche Einführung und Nutzung im Betrieb.

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