Wie führt man eine Zeiterfassung ein?


frau die, die zeiterfassung geschafft hat



Die Checkliste "Zeiterfassung in 3 Schritten"


Dich erwartet eine einfache, aber vollständige Checkliste, wie man eine Zeiterfassung aussucht und anschließend im Betrieb einführt. Zuerst wird der Anspruch an die Zeiterfassung abgefragt. Dann werden die Punkte für den schnellen Praxistest genannt. Im letzten Schritt gibt es die wichtigen Punkte für die Einführung in der Firma.


Falls du dich fragst, warum du das Ganze überhaupt machen solltest, haben wir dir hier die Gründe zusammengeschrieben


Schritt 1 - Vorher Anspruch an die Zeiterfassung klären


Bevor es richtig losgeht, nimm dir einmal 15 Minuten Zeit und überlege, was du wirklich brauchst. Als kleine Hilfe haben wir dir hier einige Punkte aufgeschrieben:


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 Welche Angaben möchtest du erfassen? Es gibt Arbeitsbeginn, Pausenzeiten, Arbeitsende, Überstunden, Anwesenheit, Urlaub, Krankheit


checkbox Möchtest du die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter einführen oder nur für deine Monteure / Leute auf der Baustelle?


checkbox Möchtest du, dass das System automatisch mit deiner Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert ist?


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 Welches Budget hast du zur Verfügung?


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 Welche Art von Auswertungen benötigst du?


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 Welche Regelungen gibt es bezüglich Arbeitszeiten in deinem Land oder Bundesland, die du beachten musst?



Checkliste für die Zeiterfassung


Diese Fragen kannst du sehr gut auch dem Vertriebler der Software deiner Wahl stellen! 


Schritt 2 - Der schnelle Test in der Praxis

So, jetzt hast du vielleicht 1-3 Tools dir rausgesucht, die für dich infrage kommen. Jetzt ist es das Wichtigste die allgemeine Handhabe in der Praxis zu testen.

Nutze die Testphase nicht für das Ausfüllen von Stammdaten, sondern versuche so schnell wie möglich mit der Zeiterfassung zu starten.

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 Registriere dich bei der Software deiner Wahl und lege dich selbst als Mitarbeiter an


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 Lass die Zeit einen Tag bei dir mitlaufen


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 Fazit: Hat es geklappt oder war es sehr umständlich?


Jetzt ist ein Mitarbeiter dran. 


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 Registriere einen Mitarbeiter von dir


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 Erkläre ihm die Software und lass diese einen Tag bei ihm/ihr mitlaufen


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 Fazit: Hat es geklappt oder war es sehr umständlich?

Menschen die freuen dass es mit der zeiterfassung klappt


Schritt 3 - Die Einführung der Zeiterfassung für die gesamte Firma

Von der initialen Botschaft bis zur Umstellungen sollten idealerweise nicht mehr als 2 Wochen liegen, damit die Anfangsmotivation nicht versickert.

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 Bei der nächsten Betriebsversammlung oder per Email/Whatsapp: Erkläre die zeitnahe Einführung der Zeiterfassung wegen gesetzlicher Bestimmungen.

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 Lege alle Mitarbeiter in der Software an


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 Erstelle einen Termin für die Umstellung und weise daraufhin die jeweilige App schonmal zu downloaden


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 Im Termin: Erkläre nochmal, warum die Umstellung wichtig ist und hilf allen bei der Einrichtung (Sollten sich welche wirklich gegen die Umstellung sperren, kannst du die erstmal bei dem alten System belassen. Wenn es bei den anderen eine Zeit lang funktioniert, ist das Überzeugen deutlich einfacher.

Beispiele können sein:

  • Der Staat verlangt das so
  • Weniger hinterhertelefonieren von verlorenen Zetteln. Weniger Stress für das Büro ist auch weniger Stress für die Leute draußen
  • Zeige, dass es funktioniert: Nimm den einen Mitarbeiter bei dem es schon geklappt hat als Vorbild
  • Belohnung: Stelle ein gemeinsames Grillen oder eine Kiste Bier für jeden in Aussicht, wenn die Einführung geklappt hat


Glückwunsch, die Einführung ist abgeschlossen!



Wichtig ist nach der Einführung weiter Zeit für das neue System einzuplanen. Es werden nicht alle auf Anhieb alles richtig machen. Da musst du ein wenig Geduld mitbringen, aber nach unserer Erfahrung läuft nach 2-3 Monaten die Sache dann rund. 

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