24 Oct 2023

Mit einer Rapportzettel-App Papier, Zeit und Geld sparen

Was wäre, wenn du deine Zeit nur noch damit verbringst, was wirklich zählt? Handwerker kennen das von jedem Auftrag: Die Arbeit ist erledigt. Das Ergebnis sieht gut aus. Und jetzt könnte es eigentlich direkt zum nächsten Auftrag oder in den Feierabend gehen. Doch meistens musst du noch den Tagesrapport ausfüllen.

Klar, das ist wichtig. Auf dem Rapportzettel hältst du deine Arbeitsstunden fest, notierst die Art und Menge von Materialien, die du genutzt bzw. verbraucht hast und sorgst mit deiner Unterschrift und der Unterschrift vom Kunden dafür, dass sich am Ende auch alle einig über den Stand der Dinge sind. Aber das kostet eben auch Zeit - und nicht nur das.

Handschrift entziffern vs. digitaler Rapportzettel

Was Zeit kostet, erledigt man gern schnell. Auch deshalb ist es oft schwer, die Handschrift auf Rapportzetteln zu entziffern. Aber auch davon abgesehen: Manche haben eine gute Handschrift und manche nicht. Darauf kommt es auf der Baustelle auch eigentlich nicht an. Da ist es wichtiger, dass deine Kollegen und Mitarbeiter wissen, was sie tun.

Und auch wenn alles fein säuberlich auf Zetteln notiert ist - wie oft landet dann ein Zettelchaos im Büro? Papiere fallen runter, werden schmutzig, kommen durcheinander. Dass die Unmengen an Papier Teil der Ausgaben im Betrieb sind, ist auch ein Punkt.

Und am Ende müssen die Kollegen im Büro dann auch noch alles für die Buchhaltung auf den PC übertragen. Bei solchen Prozessen können immer mal wieder Fehler passieren. Und kommt dir das nicht auch wie doppelte Arbeit vor? Kein Wunder, wenn manche Kunden dem Wettbewerber mit dem Tablet mehr vertrauen, weil digital heute dazugehört.

Mit einfachen Apps zum digitalen Tagesrapport

Digitalisierung ist so ein großes Wort, um das viel Tamtam gemacht wird. Auch im Handwerk. Eigentlich geht es oft vor allem darum, Arbeitsabläufe zu straffen und mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, indem man hilfreiche Technik nutzt. Und da gibt es im Handwerk viele Möglichkeiten - eine davon ist der Tagesrapport auf dem Bau und auf anderen Baustellen.

Mit einer Rapportzettel-App hast du gleich mehrere Vorteile:

  1. Du trägst Infos einfach mit dem Handy oder Tablet in ein Formular ein.

  2. Unterschriften lassen sich direkt digital erfassen.

  3. Die Infos landen mit einer Cloud-Funktion direkt bei den Kollegen im Büro.

  4. Die Unterlagen sind sofort sicher abgelegt, ein Zugriff ist jederzeit möglich.

Das alles erleichtert die Kommunikation in der Firma und macht auch die Abrechnung leichter.

Besser Rapportzettel-App statt PDF-Rapportzettel

Manche Handwerksbetriebe fangen damit an, dass sie ein PDF-Dokument als digitalen Rapportzettel führen. Das hat schon Vorteile im Vergleich zum Zettel-Chaos. PDFs müssen aber immer noch per E-Mail herumgeschickt werden. Das ist ein weiterer Arbeitsschritt. Außerdem brauchst du bei Änderungen dann gleich ein neues Dokument. Und während eine gut programmierte Rapportzettel-App eine eigene Struktur für die Arbeitsorganisation bietet, fliegt das PDF oft ähnlich in der Gegend herum wie der Zettel auf Papier es vorher getan hat. Jetzt nur digital.

In einer cloudbasierten Rapportzettel-App kannst du Angaben ganz leicht ändern. Diese werden dann bei bestehender Internetverbindung einfach auf dem Server übernommen. Alles hat seinen Platz und seine Ordnung.

Rapportzettel-App oder All-in-one-Lösung?

Bleibt nur noch die Frage, welche digitale Lösung für deinen Handwerksbetrieb passt. Es gibt Apps, die ausschließlich als digitaler Rapportzettel dienen. Dann gibt es Software, die alles verspricht - und ganz ehrlich: Ob sich das alles halten lässt?

Wir arbeiten mit vielen Handwerkern und Betrieben zusammen und haben die Erfahrung gemacht, dass die Lösung in der Mitte liegt. Eine reine Rapportzettel-App kann genügen. Weil im Handwerk aber auch andere Aufgaben anfallen, die sich sehr einfach digitalisieren lassen, kann es sich lohnen, eine App mit ein paar mehr Funktionen auszuprobieren.

Zu den Funktionen, die einfach immer nützlich sind, gehört eine einfache digitale Einsatzplanung inklusive Terminfunktion bzw. Kalender. Auch eine Dokumentations-Funktion ist klasse, also die Möglichkeit, Fotos von der Baustelle zu machen und digitale Unterschriften zu erfassen. Das hat den Vorteil, dass alles an einem Ort ist.

Eine gute Ergänzung für den digitalen Rapport ist eine einfache Zeiterfassung. Solltest du in deinem Betrieb hier noch keine gute digitale Lösung haben, ist eine Rapportzettel-App mit einer integrierten Arbeitszeiterfassung die richtige Wahl. Thema: Software schon vorhanden - Handwerker-Apps wie unsere Craftboxx bieten die Möglichkeit, die erfassten Arbeitsstunden direkt in eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk zu übertragen.

Rapportzettel-App ausprobieren

Hast du Lust bekommen, ein paar Schritte Richtung Digitalisierung zu machen? Probier unsere Craftboxx gern 14 Tage lang kostenlos im Test aus. Unverbindlich. Mit allen Funktionen. Inklusive Support. Wir freuen uns, dich und deinen Betrieb zu unterstützen.

Zusammenfassung

Digitale Rapportzettel-Apps im Handwerk sparen Zeit und Mühe, indem sie herkömmliche, fehleranfällige und zeitaufwendige Papier-Rapporte durch effiziente, digitale Lösungen ersetzen. Sie bieten Vorteile wie einfache Dateneingabe, digitale Unterschriften, Cloud-Speicherung und eine verbesserte Kommunikation zwischen Baustelle und Büro sowie die Integration mit anderen Software-Tools wie Buchhaltungsprogrammen.

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