Zeiterfassung im Handwerk einführen - so gelingt es

Kaum ein Betrieb kommt an der Arbeitszeiterfassung vorbei. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist hier ziemlich klar. Auch die jüngsten Urteile durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) geben die Richtung klar vor.

Zeiterfassung im Handwerk - was gilt?

Für alle deine Beschäftigten gilt: Du musst ihre Arbeitszeit vollständig erfassen. Und das Ganze am besten elektronisch. Auch flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit ändern daran nichts - wobei der Gesetzgeber hier seit längerem auf sich warten lässt, was die entsprechenden Details angeht.

Unabhängig davon bist du auf der sicheren Seite, wenn du die Arbeitszeit von Beschäftigten schon heute erfasst oder eine elektronische Zeiterfassung zeitnah in deinem Betrieb einführst.

In wenigen Schritten: So führst du eine Zeiterfassung ein

Vielleicht stehst also auch du gerade kurz davor, eine entsprechende Zeiterfassung in deinem Betrieb einzuführen. Um dir die Einführung so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine Checkliste für dich zusammengestellt.

1. Welche Ansprüche hast du an eine Zeiterfassung im Handwerk?

Bevor du auf die Suche nach der richtigen Handwerker-Software gehst, schau erst einmal, was du überhaupt brauchst.

Welche Angaben möchtest du erfassen?

• Arbeitsbeginn?

• Arbeitsende?

• Pausen?

• Überstunden?

Vielleicht möchtest du zusätzlich eine Übersicht über Krankheitstage und den Urlaub? Möchtest du die Zeiterfassung zusammen mit deiner Buchhaltung nutzen?

Das hat viele Vorteile, indem es Zeit spart und dabei hilft, Fehler zu vermeiden. Viele Software-Anbieter öffnen ihre Produkte über Schnittstellen für eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevdesk.

Irgendwann im Prozess stellt sich auch die Frage, wie hoch dein Budget überhaupt ist. Es gibt unterschiedliche Preismodelle - und in jedem Fall ist ein Test sinnvoll.

2. Wie sieht deine Ausstattung aus?

Musst du ein Programm auf deinem Computer installieren, kommt es darauf an, dass dieser die entsprechenden Systemvoraussetzungen erfüllt. Abhilfe schaffen hier cloudbasierte Lösungen.

Diese lassen sich ganz einfach über den Browser bedienen und funktionieren oft in allen gängigen Varianten wie Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Die einzige Voraussetzung ist eine funktionierende Internetverbindung. Kurzzeitige Unterbrechungen sind in den meisten Fällen allerdings in Ordnung.

Wenn du dich für eine App oder eine Kombination aus einer Software-Lösung fürs Büro und einer App für mobile Mitarbeiter/innen entscheidest, spielt es noch eine Rolle, wie aktuell dein Smartphone ist. Nicht alle erhalten die neuesten Updates.

Tipp: Falls deine Betriebsgeräte keine Updates mehr erhalten, können diese zu einem Sicherheitsrisiko werden. Prüfe deshalb gewissenhaft, ob ein Austausch der Geräte sinnvoll ist.

Mit einer cloudbasierten Lösung hast du als Handwerker den Vorteil, dass Mitarbeiter/innen im Büro und auf der Baustelle in Echtzeit vernetzt sind und es gibt darüber hinaus noch weitere Vorteile.

• Flexible Skalierung: Du kannst oft ganz einfach weitere Nutzer hinzufügen.

• Zugriff von überall: Durch die Cloud sind deine Informationen generell von jedem Arbeitscomputer erreichbar.

• Automatische Updates: Regelmäßige Updates erhöhen die Sicherheit und den Funktionsumfang.

• Ausgaben und Preise: Cloudbasierte Lösungen sind oft preiswerter als andere Optionen.

3. Kannst du die Zeiterfassung schnell und kostenlos testen?

Klar, es gibt kaum etwas geschenkt. Doch seriöse Software-Anbieter bieten dir für eine Zeiterfassungs-Software meistens einen kostenlosen Test. Dadurch kannst du erst einmal bedenkenlos prüfen, ob die Lösung zu dir passt.

Erst danach geht es dann um die Einführung der Zeiterfassung im gesamten Betrieb. Nimm dir dafür am besten etwas Zeit, denn die Lernkurve bei Programmen und Apps steigt nach den ersten ein, zwei Tagen meistens sehr schnell an.

Unsere Tipps:

• Registriere dich bei der Software deiner Wahl für einen kostenlosen Test und lege dich selbst und/oder wenige Mitarbeiter/innen an.

• Lass die Zeit laufen und lass auch deine Mitarbeiter/innen im Betrieb mal einen Blick auf die Zeiterfassung werfen.

• Finde dein persönliches Fazit und frage die Beschäftigten, ob die Bedienung ihnen leichtfiel.

4. Die Zeiterfassung einführen - für den ganzen Betrieb

Wenn dir die Software gefällt, lass am besten nicht zu viel Zeit ins Land streichen. Plane die Einführung der Zeiterfassung allein oder in Absprache mit dem Anbieter. Am besten informierst du dafür alle Mitarbeiter/innen per E-Mail oder bei einer Betriebsversammlung. Weise dabei auch gern auf die gesetzlichen Bestimmungen hin und nimm Bedenken ernst.

Für manche Mitarbeiter/innen kann die elektronische Zeiterfassung ein sensibles Thema sein. Wenn die Zeit vorher noch nicht erfasst worden ist, fühlen sich manche von ihnen vielleicht übermäßig überwacht. Am besten du notierst dir vorher ein paar Vorteile.

Vorteile der Zeiterfassung sind:

• flüssigere Arbeitsabläufe

• mehr Transparenz für Beschäftigte und die Firma

• Überprüfung von bisherigen Arbeitsabläufen

In der ersten Zeit ist es auch wichtig, dass du sowohl Lob als auch Kritik aus dem Team aufnimmst. Bei der Bedienung kann deinen Mitarbeiter/innen auffallen, dass der Umgang mit der Zeiterfassung doch sehr einfach ist.

Vielleicht vermisst ein/e Mitarbeiter/in aber auch eine Funktion. Einige Software-Anbieter nehmen Vorschläge von Benutzern sehr gern auf.

Nach gut einem Monat bist du in den meisten Fällen auf der sicheren Seite. Die Zeiterfassung wird angenommen und genutzt. Zeig deinem Team gern, welche positiven Veränderungen sich durch die Nutzung ergeben haben, damit die Akzeptanz auch langfristig hoch ist.

Fazit: Zeiterfassung im Handwerk

An einer Zeiterfassung im Handwerk führt kaum ein Weg vorbei. Umso wichtiger ist es, dass alle Beschäftigten abgeholt sind. Außerdem solltest du dich für eine benutzerfreundliche Lösung entscheiden. Ansonsten ergibt sich aus der Einführung ein massiver Schulungsbedarf, der die Kosten in die Höhe treibt.

Die Zeiterfassung kann durchaus im Sinne von Firmen und Beschäftigten sein. Sie sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Verhältnisse, was beispielsweise sowohl Pausen als auch Überstunden betrifft. Und wenn durch die Lösung auch noch das Urlaubsmanagement leichter wird, haben alle etwas davon.