Nachkalkulation im Handwerk

Nachkalkulation im Handwerk

Über 7.000 Handwerker dokumentieren Stunden und Material mit Craftboxx

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Stunden und Material mit Craftboxx

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4,7 Top bewertet auf Trustpilot

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Entwickelt und gehostet in Deutschland

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Wissen was der
Auftrag wert ist

Wissen was der
Auftrag wert ist

Viele Betriebe arbeiten im Blindflug. Der Auftrag ist fertig, die Rechnung ist raus – doch hat sich das gelohnt?

Die Verlustquellen sind fast immer dieselben: unterschätzte Stunden, gestiegene Materialpreise, Zusatzarbeiten, die niemand abgerechnet hat. Ohne Zahlen merkst du das erst, wenn es weh tut.

Das Problem ist selten der Wille, sondern die Datenlage: Die Nachkalkulation scheitert daran, dass die echten Stunden und der echte Materialverbrauch nie sauber zusammenkommen.

Nachkalkulation verständlich

Worum geht es bei der Nachkalkulation im Handwerk?

In der Nachkalkulation prüfst du nach Abschluss eines Auftrags, was er wirklich gekostet hat. Du stellst die geplanten Werte den tatsächlichen gegenüber und siehst, ob deine Kalkulation aufgegangen ist. Sie ist das Gegenstück zur Vorkalkulation und dein wichtigstes Werkzeug, um profitabel zu bleiben.

Vorkalkulation, Nachkalkulation, Zuschlagskalkulation

Vorkalkulation

Erfolgt vor dem Auftrag – du schätzt Kosten und ermittelst deinen Angebotspreis.

Nachkalkulation

Erledigst du nach dem Auftrag – du vergleichst deinen Plan und die Realität.

Zuschlagskalkulation

Das ist die Methode dahinter – Einzelkosten plus Gemeinkosten- und Gewinnzuschlag.

Klassische oder mitlaufende Nachkalkulation?

Bei der klassischen Nachkalkulation rechnest du am Ende des Auftrags nach. Bei der mitlaufenden Nachkalkulation erfasst du Stunden und Material schon während der Arbeit. So erkennst du eine Schieflage früh genug, um noch gegenzusteuern. Gerade bei längeren Baustellen ist das Gold wert.

Welche Daten brauchst du dafür?

Die ehrliche Antwort: Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie ihre Ist-Daten. Du brauchst die tatsächlich geleisteten Stunden und den tatsächlichen Materialverbrauch je Auftrag – sauber dokumentiert, nicht aus dem Gedächtnis. Genau hier setzt Craftboxx an.

Excel-Vorlage oder Software-Lösung?

Warum Vorlagen keine nachhaltige Lösung sind

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Einstieg und kostet nichts. Ihr Haken: Du musst jede Stunde und jeden Materialposten von Hand eintragen – meist nachträglich, aus Notizen und Erinnerung. Genau da schleichen sich die Fehler ein, die die Nachkalkulation eigentlich aufdecken soll.

Craftboxx dreht das um: Die Ist-Daten entstehen einfach bei der Arbeit. Du überträgst nichts extra, sondern wertest aus. Die Euro-Kalkulation machst du dann in Excel oder deiner Buchhaltung weiter – mit Zahlen, auf die du dich verlassen kannst.

Zettelwirtschaft
sehr günstig, analog

Excel-Liste
in Office Suite enthalten, am Büro-PC

Craftboxx
pro Person & Monat

Funktioniert gut …

wenn du ein sehr klares System hast

bei wenigen, einfachen Aufträgen

ab mehreren parallelen Aufträgen und wachsendem Team

Woher Stunden & Material
kommen …

aus Merkzetteln und Erinnerung, oft lückenhaft

von Hand abgetippt, meist lange nach Feierabend

direkt bei der Arbeit am Auftrag erfasst

Wie verlässlich
die Zahlen sind …

enthalten schlimmstenfalls Schätzungen

nur so gut wie die Tipparbeit, fehleranfällig

echte Ist-Werte, keine Übertragungsfehler

Wann du die
Abweichung siehst …

gar nicht oder viel zu spät

erst am Projektende beim Nachtragen

mitlaufend, schon während des Auftrags

Aufwand für
die Nachkalkulation …

Zettel suchen und mühsam zusammenrechnen

alles doppelt eintragen und pflegen

nichts abtippen, nur noch auswerten

Was es wirklich kostet

0 € – bezahlt mit verschenkter Marge, die keiner sieht

0 € – bezahlt mit Tippaufwand, Fehlern und Ärger

weniger als eine Handwerksstunde pro Person im Monat

Ehrliche Einschätzung: Kleine Betriebe kommen vielleicht noch mit Excel aus. Papier ist unflexibel und chaotisch, eine Software macht die Datenerfassung in jedem Fall einfacher. Wichtig: Craftboxx liefert die sauberen Ist-Daten – die Euro-Kalkulation mit Verrechnungssätzen und Marge führst du danach in deiner Buchhaltung fort.

Nachkalkulation verständlich

Nachkalkulation verständlich

Worum geht es bei der Nachkalkulation im Handwerk?

In der Nachkalkulation prüfst du nach Abschluss eines Auftrags, was er wirklich gekostet hat. Du stellst die geplanten Werte den tatsächlichen gegenüber und siehst, ob deine Kalkulation aufgegangen ist. Sie ist das Gegenstück zur Vorkalkulation und dein wichtigstes Werkzeug, um profitabel zu bleiben.

Vorkalkulation, Nachkalkulation, Zuschlagskalkulation

Vorkalkulation

Erfolgt vor dem Auftrag – du schätzt Kosten und ermittelst deinen Angebotspreis.

Nachkalkulation

Erledigst du nach dem Auftrag – du vergleichst deinen Plan und die Realität.

Zuschlagskalkulation

Das ist die Methode dahinter – Einzelkosten plus Gemeinkosten- und Gewinnzuschlag.

Klassische oder mitlaufende Nachkalkulation?

Bei der klassischen Nachkalkulation rechnest du am Ende des Auftrags nach. Bei der mitlaufenden Nachkalkulation erfasst du Stunden und Material schon während der Arbeit. So erkennst du eine Schieflage früh genug, um noch gegenzusteuern. Gerade bei längeren Baustellen ist das Gold wert.

Welche Daten brauchst du dafür?

Die ehrliche Antwort: Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie ihre Ist-Daten. Du brauchst die tatsächlich geleisteten Stunden und den tatsächlichen Materialverbrauch je Auftrag – sauber dokumentiert, nicht aus dem Gedächtnis. Genau hier setzt Craftboxx an.

Excel-Vorlage oder Software-Lösung?

Warum Vorlagen keine nachhaltige Lösung sind

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Einstieg und kostet nichts. Ihr Haken: Du musst jede Stunde und jeden Materialposten von Hand eintragen – meist nachträglich, aus Notizen und Erinnerung. Genau da schleichen sich die Fehler ein, die die Nachkalkulation eigentlich aufdecken soll.

Craftboxx dreht das um: Die Ist-Daten entstehen einfach bei der Arbeit. Du überträgst nichts extra, sondern wertest aus. Die Euro-Kalkulation machst du dann in Excel oder deiner Buchhaltung weiter – mit Zahlen, auf die du dich verlassen kannst.

Zettelwirtschaft
sehr günstig, analog

Excel-Liste
in Office Suite enthalten, am Büro-PC

Craftboxx
pro Person & Monat

Funktioniert gut …

wenn du ein sehr klares System hast

bei wenigen, einfachen Aufträgen

ab mehreren parallelen Aufträgen und wachsendem Team

Woher Stunden & Material
kommen …

aus Merkzetteln und Erinnerung, oft lückenhaft

von Hand abgetippt, meist lange nach Feierabend

direkt bei der Arbeit am Auftrag erfasst

Wie verlässlich
die Zahlen sind …

enthalten schlimmstenfalls Schätzungen

nur so gut wie die Tipparbeit, fehleranfällig

echte Ist-Werte, keine Übertragungsfehler

Wann du die
Abweichung siehst …

gar nicht oder viel zu spät

erst am Projektende beim Nachtragen

mitlaufend, schon während des Auftrags

Aufwand für
die Nachkalkulation …

Zettel suchen und mühsam zusammenrechnen

alles doppelt eintragen und pflegen

nichts abtippen, nur noch auswerten

Was es wirklich kostet

0 € – bezahlt mit verschenkter Marge, die keiner sieht

0 € – bezahlt mit Tippaufwand, Fehlern und Ärger

weniger als eine Handwerksstunde pro Person im Monat

Ehrliche Einschätzung: Kleine Betriebe kommen vielleicht noch mit Excel aus. Papier ist unflexibel und chaotisch, eine Software macht die Datenerfassung in jedem Fall einfacher. Wichtig: Craftboxx liefert die sauberen Ist-Daten – die Euro-Kalkulation mit Verrechnungssätzen und Marge führst du danach in deiner Buchhaltung fort.

Diese Firmen machen ihre Nachkalkulation mit Craftboxx

So funktioniert deine Nachkalkulation mit Craftboxx

So funktioniert deine Nachkalkulation mit Craftboxx

Soll-Ist bei den Stunden

In der Auswertung „Auftragszeiten" stellst du die geplanten den gebuchten Stunden gegenüber. Ein farbiger Pfeil zeigt sofort, ob ein Auftrag im Plan liegt oder überbucht ist – und um wie viel. Filterbar nach Auftrag und Label.

In der Auswertung „Auftragszeiten" stellst du die geplanten den gebuchten Stunden gegenüber. Ein farbiger Pfeil zeigt sofort, ob ein Auftrag im Plan liegt oder überbucht ist – und um wie viel. Filterbar nach Auftrag und Label.

Soll-Ist beim Material

Beim Material trägst du die geplante Menge ein – und dein Team meldet nach der Ausführung die tatsächlich verbrauchte Menge. Fehlt etwas, fügen deine Leute Material aus der Datenbank direkt am Termin hinzu. So siehst du, wo der Verbrauch aus dem Ruder läuft.

Beim Material trägst du die geplante Menge ein – und dein Team meldet nach der Ausführung die tatsächlich verbrauchte Menge. Fehlt etwas, fügen deine Leute Material aus der Datenbank direkt am Termin hinzu. So siehst du, wo der Verbrauch aus dem Ruder läuft.

Mitlaufend statt am Jahresende

Weil Stunden und Material laufend erfasst werden, ist deine Grundlage immer aktuell – nicht erst Monate später.

Weil Stunden und Material laufend erfasst werden, ist deine Grundlage immer aktuell – nicht erst Monate später.

Sauber in die Buchhaltung

Die abrechenbaren Zeiten und Materialien übergibst du per Schnittstelle an deine Buchhaltung (Lexware Office, sevdesk, bexio, Sage) oder exportierst Auswertungen als Excel, CSV und PDF.

Die abrechenbaren Zeiten und Materialien übergibst du per Schnittstelle an deine Buchhaltung (Lexware Office, sevdesk, bexio, Sage) oder exportierst Auswertungen als Excel, CSV und PDF.

Per Rapportzettel-App erfasst du Stunden und Material. In der Craftboxx-Web-Version hast du alles im Blick.

In 5 Schritten zur belastbaren Nachkalkulation

In 5 Schritten zur belastbaren Nachkalkulation

1

Plan festlegen

Erstelle deinen Auftrag und bestimme die geplanten Stunden und das geplante Material. Das sind deine Soll-Werte, an denen du dich später orientierst.

2

Einplanen und Ressourcen zuweisen

Vergib konkrete Termine für die anfallenden Aufgaben eines Auftrags. Weise dein Team, Fahrzeuge, Werkzeug und Material zu. So ist klar, was zum Auftrag gehört.

3

Erfasse die Ist-Situation vor Ort

Vor Ort stempeln deine Leute die Arbeitszeit per App und melden den tatsächlichen Materialverbrauch. Laufend. Auch offline. Diese Ist-Daten entstehen dort, wo wirklich gearbeitet wird.

4

Soll-Werte gegen Ist-Ergebnis

In der Übersicht zu deinen Auftragszeiten siehst du die geplanten und die gebuchten Stunden direkt nebeneinander. Ein farbiger Pfeil zeigt dir Überbuchungen an. Beim Materialverbrauch vergleichst du geplante und real genutzte Mengen. Filterbar unter anderem nach Auftrag, Termin, Status und Personal.

5

An die Kalkulation übergeben

Die abrechenbaren Zeiten und Materialien schickst du per Schnittstelle an deine Buchhaltung (Lexware Office, sevdesk, bexio, Sage) oder exportierst sie als Excel, CSV und PDF. Dort entsteht die Rechnung.

Vor Ort setzt dein Team den Status zuerst auf „in Bearbeitung“ und dann auf „fertig“, erfasst die Arbeitszeit und dokumentiert die Ergebnisse. Den fertigen Auftrag schickst du dann per Schnittstelle zu deiner Buchhaltung.

1

Auftrag anlegen

Wähl einen bestehenden Kunden aus oder lege ihn neu an. Bestimme den Einsatzort und ergänze eine kurze Beschreibung. Wenn du noch kein Datum einstellst, liegt ein Termin zunächst rechts neben deiner Plantafel.

2

In der Plantafel terminieren

Zieh deine Termine per Drag & Drop aus der Seitenleiste zum richtigen Datum in der Plantafel.

3

Team und Ressourcen zuweisen

Wähl die entsprechenden Mitarbeitenden, Fahrzeuge, Werkzeug und Material für den jeweiligen Termin aus. So hast du beim Kundentermin alles zusammen.

4

Infos und Doku mitgeben

Hinterlege in Terminen Arbeitsanweisungen, Checklisten, Pläne und Fotos, damit vor Ort nichts fehlt.

5

Bearbeiten und abschließen

Vor Ort setzt dein Team den Status zuerst auf „In Bearbeitung“ und dann auf „fertig“, erfasst die Arbeitszeit und dokumentiert die Ergebnisse. Den fertigen Auftrag schickst du dann per Schnittstelle zu deiner Buchhaltung.

Immer einen Schritt voraus

Immer einen Schritt voraus

Echte Zahlen

Echte Zahlen

Damit alle wissen, was sich lohnt.

Nachkalkulation in deinem Gewerk

Nachkalkulation in deinem Gewerk

Wir unterstützen Betriebe branchenoffen bei der Nachkalkulation

Wir unterstützen Betriebe branchenoffen bei der Nachkalkulation

Bei Bädern und Heizungsanlagen läppern sich Material und Stunden. Du siehst je Auftrag, ob die kalkulierten Stunden gereicht haben und ob beim Material mehr draufging als geplant.

Bei Bädern und Heizungsanlagen läppern sich Material und Stunden. Du siehst je Auftrag, ob die kalkulierten Stunden gereicht haben und ob beim Material mehr draufging als geplant.

Material- und zeitintensiv. Der Vergleich von Planung und Wirklichkeit zeigt dir früh, ob eine Baustelle aus dem Ruder läuft.

Material- und zeitintensiv. Der Vergleich von Planung und Wirklichkeit zeigt dir früh, ob eine Baustelle aus dem Ruder läuft.

Viele kleine Aufträge werden schnell unübersichtlich. Mit der Soll-Ist-Sicht erkennst du, welche Auftragsart sich lohnt und welche nur Arbeit macht.

Viele kleine Aufträge werden schnell unübersichtlich. Mit der Soll-Ist-Sicht erkennst du, welche Auftragsart sich lohnt und welche nur Arbeit macht.

Was sagen Handwerksbetriebe über die Nachkalkulation mit Craftboxx?

Über 7.000 Handwerker planen
ihre Aufträge mit Craftboxx

4,7 Top bewertet auf Trustpilot

Entwickelt und gehostet in Deutschland

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über die Nachkalkulation mit Craftboxx?

Über 7.000 Profis dokumentieren Stunden und Material mit Craftboxx

4,7 Top bewertet auf Trustpilot und in den App-Stores

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Wie viel kostet Craftboxx?

Wie viel kostet Craftboxx?

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14 Tage testen

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kostenlos

kostenlos

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Du kannst alle Funktionen mit deinem ganzen Team testen. Lade Mitarbeitende kostenlos ein.

Entscheidest du dich anders, läuft die Testphase einfach aus.

Pluspunkt: Alle Daten aus der Testphase bleiben beim Kauf erhalten. So musst du sie nur einmal eingeben.

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Entscheidest du dich anders, läuft die Testphase einfach aus.

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Schluss mit dem Blindflug in der Nachkalkulation

Schluss mit dem Blindflug in der Nachkalkulation

Erfasse Stunden und Material dort, wo sie anfallen – und sieh schwarz auf weiß, an welchem Auftrag du verdienst.

Erfasse Stunden und Material dort, wo sie anfallen – und sieh schwarz auf weiß, an welchem Auftrag du verdienst.

Häufige Fragen

Häufige Fragen

1) Worum geht es bei der Nachkalkulation im Handwerk?

In der Nachkalkulation prüfen Betriebe nach Abschluss eines Auftrags, was er tatsächlich gekostet hat. Du vergleichst geplante und tatsächliche Stunden sowie das geplante und verbrauchte Material. So erkennst du, ob sich der Auftrag gelohnt hat – und kalkulierst künftige Angebote noch treffsicherer.

2) Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?

In der Vorkalkulation schätzt du die Kosten vor dem Auftrag und bildest die Basis für deinen Angebotspreis. In der Nachkalkulation prüfst du nach dem Auftrag, ob die Schätzung gestimmt hat. Erst zusammen zeigen sie dir das ganze Bild.

3) Was bedeutet mitlaufende Nachkalkulation?

Bei der mitlaufenden Nachkalkulation erfasst du Stunden und Material schon während des Auftrags statt erst am Ende. So siehst du frühzeitig eine Kostenüberschreitung und kannst gegensteuern, bevor die Baustelle rote Zahlen schreibt. Besonders sinnvoll bei längeren Projekten.

4) Welche Daten brauche ich für eine Nachkalkulation?

Vor allem die tatsächlich geleisteten Stunden und den tatsächlichen Materialverbrauch je Auftrag, dazu eventuelle Fremdleistungen. Entscheidend ist, dass diese Ist-Daten sauber und zeitnah erfasst werden. Mit Craftboxx erfasst du Stunden und Material direkt auf der Baustelle – das ist die Grundlage für jede Nachkalkulation.

5) Macht Craftboxx die Nachkalkulation automatisch?

Craftboxx liefert die Ist-Grundlage: geplante gegen gebuchte Stunden und geplantes gegen verbrauchtes Material, mit sichtbarer Abweichung je Auftrag. Die kaufmännische Bewertung in Euro – mit Stundenverrechnungssätzen und Deckungsbeitrag – machst du in deiner Buchhaltung oder Kalkulationssoftware, gefüttert mit Craftboxx-Daten.

6) Wie sehe ich, ob ein Auftrag überbucht ist?

In der Auswertung „Auftragszeiten" stehen geplante und gebuchte Stunden nebeneinander. Ein farbiger Pfeil zeigt sofort, ob ein Auftrag im Plan liegt oder überzogen ist – und um wie viele Stunden.

7) Kann ich den Materialverbrauch mit dem geplanten Material vergleichen?

Ja. Du hinterlegst die geplante Menge am Termin, dein Team meldet nach der Ausführung den tatsächlichen Verbrauch. Fehlendes Material fügt es direkt aus der Materialdatenbank hinzu. So wird jede Abweichung beim Material sichtbar und fließt in deine Nachkalkulation ein.

8) Reicht eine Excel-Vorlage für die Nachkalkulation?

Für wenige Aufträge ja. Der Haken: Du überträgst Stunden und Material von Hand, oft nachträglich – das ist hochgradig fehleranfällig. Craftboxx erfasst die Ist-Daten automatisch bei der Arbeit; die Euro-Kalkulation führst du danach in Excel oder der Buchhaltung mit verlässlichen Zahlen fort.

9) Was kostet die Nachkalkulations-Grundlage mit Craftboxx?

Craftboxx startet ab 15,99 €/Monat. Die Auswertungen für Stunden und Material sind Teil der Software, ohne Zusatzmodul. Du kannst alles 14 Tage kostenlos testen und ohne Beratungstermin loslegen.

10) Für welche Gewerke eignet sich das?

Craftboxx ist branchenoffen und besonders aufs Baunebengewerbe ausgelegt. Ob SHK, Elektro, Trockenbau, Estrich, Maler oder Dachdecker – überall, wo Stunden und Material je Auftrag zusammenlaufen, liefert Craftboxx die Grundlage für eine ehrliche Nachkalkulation.