Software für Handwerksbetriebe - welche soll’s sein?

Kurz zusammengefasst

Zwei Drittel der Handwerksbetriebe nutzen bereits digitale Technologien. Die Herausforderung: 81 Prozent empfinden viele Anwendungen als überdimensioniert für ihren Betrieb. Eine passende Lösung sollte Einsatzplanung, Zeiterfassung und Dokumentation vereinen und sich per Schnittstelle mit bestehender Buchhaltungssoftware verbinden lassen.

Warum ist der Software-Markt für Handwerksbetriebe so unübersichtlich?

Immer mehr Betriebe stellen ihre Einsatzplanung auf digitale Lösungen wie die Handwerkersoftware Craftboxx um. Von der Zeiterfassung über die Dokumentation bis hin zur Buchhaltung mit Lösungen wie sevdesk oder Lexware Office entwickelt sich der Markt rasant.

Laut Bitkom und ZDH nutzen bereits 68 Prozent aller Handwerksbetriebe in Deutschland digitale Technologien und Anwendungen – 2017 waren es nur 45 Prozent.

Gleichzeitig sagt gut die Hälfte aller Handwerker/innen, dass ihnen der Markt für Software zu unübersichtlich sei. Viele Verantwortliche in Handwerksbetrieben bemängeln auch, dass Lösungen zu kompliziert seien. Diese Komplexität entsteht oft durch überladene Funktionen, die im Handwerksalltag nicht benötigt werden.

„Viele Anbieter versuchen, mit ihrer Software alles abzudecken. Das führt oft zu überladenen Lösungen, die überfordern oder zu Lock-in-Effekten führen."

Claudia P., Produktexpertin bei Craftboxx

Wie findest du die richtige Software für deinen Handwerksbetrieb?

Wie findest du mit deinem Handwerksbetrieb einen Weg durch den Software-Dschungel? Am besten schaust du, welche Software für Handwerksbetriebe wie deinen geeignet ist: In welchem Gewerk bewegst du dich und wie organisierst du deinen Betrieb?

Die richtige Lösung hängt von verschiedenen Faktoren ab: Betriebsgröße, Anzahl der Mitarbeitenden, Art der Projekte und bereits vorhandene Systeme. Eine Analyse deiner aktuellen Arbeitsabläufe hilft bei der Auswahl. Wichtig ist auch, ob du mobile Lösungen für die Baustelle brauchst oder hauptsächlich im Büro arbeitest.

Um dir einen ersten Ansatzpunkt zu bieten, haben wir eine Übersicht über mögliche Bereiche erstellt, in denen eine Software-Lösung helfen kann.

Rechnungswesen oder Auftragsplanung - was fehlt dir?

Bei Handwerkersoftware unterscheiden viele Anbieter zwischen Rechnungswesen und Auftragsausführung. Brauchst du eine Software, die alles bietet? Oder arbeitest du schon seit langem und zufrieden mit einer guten Buchhaltungssoftware? Viele Lösungen im Bereich Buchhaltung lassen sich durch eine Schnittstelle mit einer Software-Lösung für Handwerksbetriebe verbinden. Das bietet sich besonders an, wenn du eine Software für deine Auftragsplanung brauchst.

Ein solches Set-up hat Vorteile: Jede Software hat ihre Stärken. Und anders als bei vermeintlichen All-in-One-Lösungen zahlst du nicht für Funktionen, die du bereits abgedeckt hast. So bleibst du flexibel bei der Anbieterwahl.

Die Auftragsplanung im Handwerk umfasst normalerweise unterschiedliche Aufgaben: die konkrete Einsatzplanung, die Dokumentation auf der Baustelle oder die Zeiterfassung. Wichtig ist heute auch der Austausch zwischen Baustelle und Büro, der oft noch telefonisch erfolgt. Je nachdem welche Software-Lösungen du schon nutzt, kannst du neue Funktionen in deine bisherigen Abläufe integrieren.

„Die beste Software ist die, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügt, ohne alles umzukrempeln."

Boris P., Digitalisierungsberater bei Craftboxx

Brauchst du eine Rund-um-Einsatzplanung?

Wenn du dich schon etwas mit dem Thema auseinandergesetzt hast, möchtest du vielleicht die gesamte Einsatzplanung digital griffbereit haben. Eine gute Software für Handwerksbetriebe erlaubt dir, Aufträge anzulegen, einen Termin dafür festzusetzen und Mitarbeitende festzulegen.

Auch Optionen für die Einbindung von Informationen über Fahrzeuge und Materialien und eine Werkzeugverwaltung sind für Handwerker/innen sinnvoll. Eine durchdachte Einsatzplanung verhindert Doppelbuchungen und sorgt für optimale Ressourcenverteilung. Automatische Benachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Die Integration verschiedener Planungsebenen von der Jahresplanung bis zum Tagesgeschäft schafft Übersicht.

Modern Planungstools bieten auch Funktionen für die Kapazitätsplanung und können Engpässe frühzeitig sichtbar machen. Die Möglichkeit, Pläne schnell anzupassen, ist im dynamischen Handwerksalltag besonders wertvoll.

Möchtest du eine digitale Dokumentation auf der Baustelle?

Wie sieht es mit der Möglichkeit aus, Arbeitsergebnisse festzuhalten? Wenn du das aktuell noch auf Papier machst, kennst du die Vorteile, aber auch die Nachteile. Mit Notizen auf Papier bist du natürlich nicht auf Strom angewiesen und kannst alles Wichtige nebenbei festhalten. Geht das mit dem Handy oder Computer genauso einfach? Ist die Software wirklich für Handwerker/innen gemacht, sollte das so sein. Ein papierloses Büro ist möglich. Moderne Apps funktionieren auch offline und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine stabile Internetverbindung besteht. Die Handschrifterkennung wird immer besser und ermöglicht natürliche Eingaben.

Das gilt vor allem für die Arbeit bei Kunden oder auf der Baustelle. Eine Software, die hier zum Einsatz kommen soll, muss einfach zu bedienen sein. Lassen sich mit der App Fotos machen, um die Arbeit zu dokumentieren? Wie ist es mit einer digitalen Unterschrift? Wichtig kann auch eine Export-Funktion sein, sodass du Kunden oder der Buchhaltung alle Informationen einfach zukommen lassen kannst.

Hast du schon eine gute Zeiterfassungs-Lösung?

Die Zeiterfassung ist für viele Handwerksbetriebe ein wichtiges Thema. Weil die rechtlichen Vorgaben streng sind, brauchst du eine funktionierende Lösung. Viele Software-Lösungen für Handwerksbetriebe bieten eine Zeiterfassung mit an. Seit dem EuGH-Urteil von 2019 müssen alle Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden. Das bedeutet: Papier-Stundenzettel reichen nicht mehr aus.

Eine professionelle Lösung muss sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllen als auch praktikabel sein. Die Integration in bestehende Arbeitsabläufe ist dabei entscheidend. GPS-basierte Funktionen können bei mobilen Teams zusätzliche Sicherheit bieten.

Für viele Betriebe kommt es vor allem auf zwei Dinge an: Erstens sollten mit der gewählten Zeiterfassung Lohnzeiten und Auftragszeiten genauso erfasst werden können wie Abwesenheiten, Krankheits- und Urlaubstage. Zweitens sollte die Zeiterfassung in einer Software für Handwerksbetriebe so einfach wie eine Stoppuhr funktionieren.

„Zeiterfassung muss so einfach sein, dass sie nicht im Weg steht. Ein Klick um zu starten, ein Klick um zu stoppen – mehr sollte es nicht sein."

Armir H., Senior-Entwickler bei Craftboxx

Wie funktioniert der Austausch zwischen Baustelle und Büro?

Handwerk ist Teamarbeit. Die Mitarbeitenden vor Ort erledigen den Job und im Büro sorgen die anderen dafür, dass alles ordentlich geplant ist. Telefonischer Kontakt zwischen Büro und Baustelle ist ganz normal. Doch einen Teil der Zeit könntest du dir sparen, wenn Informationen einfach automatisch bei der Baustelle bzw. im Büro landen.

Cloud-basierte Handwerkersoftware erlaubt Echtzeit-Updates zwischen allen Beteiligten. Push-Nachrichten können über wichtige Änderungen informieren, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Die Möglichkeit, Fotos und Dokumente direkt zu teilen, reduziert Missverständnisse erheblich.

Eine gute Software für Handwerksbetriebe ist eine, die es den Mitarbeitenden vor Ort erlaubt, Auftragsinformationen auf dem Gerät einzugeben, sodass die Büromitarbeitenden den Eintrag direkt sehen können. Auch auf der anderen Seite macht das die Abläufe einfacher: Wenn Mitarbeitende frei sind und ein dringender Auftrag reinkommt, wäre es am besten, wenn sie im System einfach auf den Auftrag angesetzt werden könnten.

Welche Computer-Programme oder Services nutzt du schon?

Nutzt du bereits ein Programm oder einen Service zum Beispiel für die Buchhaltung? Kein Problem: Mit einer Software für Handwerksbetriebe, die Lexware Office oder sevDesk nutzen, bist du auf der sicheren Seite. Erfasse zum Beispiel alle Auftragsdaten und erfassten Zeiten als Handwerker/in mit der neuen Software und übermittle sie ganz einfach an die Buchhaltungssoftware. Diese Schnittstellen-Lösungen sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen bei der Datenübertragung. Du musst Informationen nur einmal eingeben und kannst sie mehrfach nutzen. Moderne APIs ermöglichen eine nahtlose Integration verschiedener Systeme.

Besonders praktisch sind automatisierte Workflows: Ein abgeschlossener Auftrag wird automatisch zur Rechnungserstellung weitergeleitet. Kundendaten werden zwischen allen Systemen synchron gehalten. Updates in einem System werden automatisch in alle verbundenen Anwendungen übertragen.

Checkliste: Was sollte deine Software für Handwerksbetriebe können?

Grundfunktionen:

• Einsatzplanung mit digitaler Plantafel

• Übersichtlicher Terminkalender

• Mobile App für Außendienst

• Zeiterfassung nach gesetzlichen Vorgaben

• Digitale Dokumentation mit Foto-Funktion

• Cloud-Synchronisation zwischen Büro und Baustelle

Erweiterte Funktionen:

• Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware

• Werkzeug- und Materialverwaltung

• Digitale Unterschriften

• Export-Funktionen für Berichte

• Offline-Modus für Baustellen ohne Internet

Technische Anforderungen:

• Benutzerfreundliche Bedienung

• Datenschutz nach deutschen Standards

• Regelmäßige Updates und Support

• Skalierbarkeit für Betriebswachstum

• Integration in bestehende IT-Landschaft

„Eine Software muss zum Betrieb passen, nicht umgekehrt. Deshalb ist eine gründliche Analyse der Anforderungen so wichtig."

Anna M., Support-Mitarbeiterin im Craftboxx-Team

Wie gehst du bei der Software-Auswahl vor?

Schritt 1: Bestandsanalyse

Dokumentiere deine aktuellen Arbeitsabläufe und identifiziere Schwachstellen. Welche Software nutzt du bereits? Was funktioniert gut, was weniger?

Schritt 2: Anforderungen definieren

Erstelle eine Liste mit Muss- und Kann-Kriterien. Berücksichtige auch zukünftiges Wachstum und neue Anforderungen.

Schritt 3: Anbieter vergleichen

Teste verschiedene Lösungen kostenlos. Achte auf Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Integrationsmöglichkeiten.

Schritt 4: Team einbeziehen

Hole Feedback von Mitarbeitenden ein, die die Software später nutzen werden. Ihre Akzeptanz ist entscheidend für den Erfolg.

Schritt 5: Testphase

Starte mit einem kleinen Projekt oder Team. Sammle Erfahrungen, bevor du die Software im gesamten Betrieb einführst.

FAQ

Welche Software eignet sich für kleine Handwerksbetriebe?

Kleine Betriebe profitieren von schlanken Lösungen, die sich auf Kernfunktionen konzentrieren: Terminplanung, Zeiterfassung und einfache Dokumentation. Cloud-basierte Systeme können kostengünstiger und sicherer als lokale Installationen sein. Schnittstellen zu bestehender Buchhaltungssoftware vermeiden Doppelarbeit.

Wie viel kostet eine professionelle Handwerkersoftware?

Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang und Nutzerzahl. Profi-Lösungen starten schon bei 10-20 Euro pro Monat, hochpreisige Systeme können 100-300 Euro kosten. Laut Bitkom/ZDH geben Handwerksbetriebe durchschnittlich 2.110 Euro jährlich für digitale Technologien aus. Wichtig ist das Preis-Leistungs-Verhältnis und die langfristige Ersparnis durch Effizienzgewinne.

Brauche ich eine All-in-One-Lösung oder einzelne Programme?

Das hängt von deinen Anforderungen ab. All-in-One-Lösungen vesprechen alles aus einer Hand, können aber überladen wirken. Profi-Programme mit Schnittstellen ermöglichen mehr Flexibilität. 81 Prozent der Handwerksbetriebe empfinden viele Anwendungen als überdimensioniert – weniger kann deshalb oft mehr sein.

Wie lange dauert die Einführung einer neuen Software?

Einerseits kann die Einführung 2-8 Wochen dauern, je nach Komplexität und Betriebsgröße. Wichtige Phasen: Datenübernahme, Schulung, Testphase. Eine schrittweise Einführung reduziert Risiken. Cloud-Lösungen sind oft schneller einsetzbar als lokale Installationen. Andererseits gelingt es Anwender/innen zum Beispiel mit der Handwerkersoftware Craftboxx, ihren ersten Auftrag in unter zwei Minuten anzulegen.

Welche rechtlichen Anforderungen muss die Software erfüllen?

Zeiterfassungsfunktionen müssen dem EuGH-Urteil von 2019 entsprechen. Datenschutz nach DSGVO ist Pflicht. Bei Kundendaten gelten besondere Sorgfaltspflichten. Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente müssen eingehalten werden. GoBD-Konformität ist bei steuerrelevanten Daten wichtig.

Funktionieren Handwerker-Apps auch ohne Internet?

Moderne Apps bieten Offline-Modi für die wichtigsten Funktionen: Zeiterfassung, Notizen, Fotos. Die Synchronisation erfolgt automatisch bei wiederhergestellter Internetverbindung.

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