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in Betrieben überall in Deutschland
Unsere Werkzeuge für deine Woche
Craftboxx ist die spezialisierte gewerkeübergreifende Handwerkersoftware für Planung, Zeiterfassung und Dokumentation; ideal für Betriebe ab 10 Mitarbeitenden mit mehreren Teams.
ohne Craftboxx
mit Craftboxx
5 Uhr bis 6 Uhr
Frühstart / Hof
Als Teamleitung bist du früh im Betrieb:
Du klärst die Zettelwirtschaft am schwarzen Brett, suchst die Tourenliste vom Vortag raus, klärst telefonisch oder per E-Mail, wer heute krank ist und wo umbesetzt werden muss.
Der Einsatzplan steht schon tags zuvor in der App. Alle Teams kennen ihre Touren und alle wissen, was zu tun ist und was gebraucht wird. Krankmeldungen und Umbesetzungen sind überwiegend eingepflegt. Deine Leute müssen in manchen Fällen nicht einmal zwingend zuerst in die Firma.
6 Uhr bis 6 Uhr 30
Verladung & Maschinendispo
Im Betrieb teilst du Rapportzettel und Baustellenakten aus. Es folgt die Diskussion, wer den Radlader bzw. den Anhänger nimmt. Doppelbuchungen kommen vor und fallen erst vor Ort auf.
Fahrzeuge, Werkzeuge und Maschinen sind Teil der Einsatzplanung. Alles ist am richtigen Termin. Und Konflikte sind bereits bei der Planung aufgefallen, weil die Software Überschneidungen anzeigt. Die Zeiterfassung? Die läuft per App.
6 Uhr 30 bis 8 Uhr
Anfahrt & erste Einsätze
Die genaue Fahrzeit ergänzen deine Leute später aus dem Gedächtnis. Objekt- und Einsatzunterlagen wie das Pflegeverzeichnis oder Sonderwünsche liegen als Kopie im Fahrzeug. Oder verschwinden dort manchmal.
Sowohl Fahr- als auch Arbeitszeiten laufen beim Einsatz mit. Die Infos zum Auftrag sind direkt beim Termin inkl. Hinweisen vom Kunden, Fotos und Protokoll-Unterlagen.
8 Uhr bis 10 Uhr
Weitere Pflegetouren bzw. Einsätze
Kurze Einsätze werden auf dem Rapport zusammengefasst – z. B. "vormittags 3 Objekte". Für die Nachkalkulation ist das unbrauchbar. Zusätzliche Arbeiten z. B. bei Sturmschäden gibt's nur als mündlichen Bericht.
Die Zeiterfassung läuft pro Auftrag, Einsatz und Objekt. Zusätzliche Arbeiten erfasst du mit Foto und Notizen als Nachtrag. Diese saubere Dokumentation ist die Grundlage für deine spätere Abrechnung.
10 Uhr bis 12 Uhr
Schlechtwetterlagen bzw. Umpriorisierung
Plötzliche Gewitter bringen den Tagesablauf durcheinander. Deine Leute rufen dich an, du stimmst dich ab und die Kolonnen erfahren die neue Reihenfolge einzeln per Anruf. Missverständnisse gibt's gratis dazu.
Wenn was dazwischenkommt, verschiebst du Einsätze direkt in der Plantafel. Die Kolonnen sehen das auf dem Handy oder dem Tablet. Zusätzliche Notizen und Hinweise inklusive.
12 Uhr bis 12 Uhr 30
Pause
Die Pausen ziehst du abends pauschal vom Rapport ab. Oder dein Team notiert sie händisch.
Deine Leute stempeln nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Pause direkt in der App. Auf Wunsch ziehst du die gesetzlichen Pausenzeiten automatisch ab.
12 Uhr 30 bis 16 Uhr
Nachmittagstour
Über den Tag kommt's zum Materialengpass, z. B. beim Rindenmulch oder bei Ersatzpflanzen. Dann kommt die Extra-Fahrt zum Händler; ganz ohne Beleg oder mit Beleg, der irgendwo rumfliegt.
Du planst den Materialbedarf direkt am Termin. Falls zu wenig da ist, integrierst du den Nachschub direkt in die Einsatzplanung. Den Beleg erfassen deine Leute per Foto direkt in der App.
16 Uhr bis 17 Uhr
Letzter Einsatz & digitale Abnahme
Der Kunde muss noch den Rapport unterschreiben. Mal ist der Zettel verschmutzt, mal ist der Kunde nicht da und die Unterschrift wird nachgeholt.
Der Arbeitsnachweis wird dem Kunden auf dem Handy oder Tablet gezeigt; er unterschreibt digital. Ist der Kunde nicht da, dokumentieren Fotos den aktuellen Zustand für den weiteren Ablauf.
17 Uhr bis 18 Uhr
Rückfahrt & Feierabend der Kolonne
Du sammelst die Rapportzettel ein, prüfst alles auf Vollständigkeit und dann landen die Zettel im Ablagefach im Büro.
Das Team stempelt sich aus, gleichzeitig sind alle Zeiten, Fotos und Terminnotizen und Unterschriften hinterlegt. Du sparst es dir, Unterlagen zu suchen oder einzusammeln. Und du musst auch niemandem hinterhertelefonieren.
18 Uhr bis Ende
Berichte & Vorbereitung
Du schreibst als Teamleitung abends den Bericht aus dem Gedächtnis und anhand von losen Unterlagen. Dabei planst du schon den nächsten Tag. Oft ist diese Arbeit unsichtbar.
Der Rapport setzt sich aus den Unterlagen des Tages zusammen; inklusive Abnahmeprotokolle. Du prüfst nur noch, gibst frei oder notierst dir Fragen. Wenige Minuten, keine Stunden. Endlich Feierabend.
Fazit
Handwerksbetriebe leisten herausragende Arbeit. Analoge Prozesse bremsen viele Firmen allerdings aus. Lücken oder Fehler in der Planung führen zu Verzögerungen und erzeugen reale Kosten. Software-Lösungen wie die Handwerkersoftware Craftboxx helfen bei betrieblichen Fortschritten in einem herausfordernden Marktumfeld.
Wissen, wie's zu tun ist
Personal, Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge auf einer Tafel; einfach einplanen, einfacher umplanen.
Von der ersten Anfrage bis zur Abnahme mit Unterschrift: Verfolge den aktuellen Status, lege Aufträge mit und ohne Termin an, ergänze jederzeit Notizen.
Vom Kundentermin über Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit bis hin zu regelmäßigen Fahrzeugkontrollen – im Kalender siehst du alles auf einen Blick.
In jedem Termin ist Platz für eine To-Do-Liste. Du erfasst nicht nur deine Leute und Ressourcen, sondern planst jeden Einsatz Schritt für Schritt.
Ob Fotos, Notizen, Zeichnungen oder Unterschriften – aus der Dokumentation entsteht ein vollständiges Protokoll für die Abnahme und deine Akten.
Stelle geplante und gebuchte Stunden gegenüber, plane und erfasse Materialverbrauch und Lagerbestand; das ist die Grundlage für deine Nachkalkulation.
Zeitkonten, Abwesenheitskonten und Auftragszeiten in der Übersicht – Craftboxx liefert dir Berichte zu den wichtigsten Informationen.
CRAFTBOXX IM GALABAU
01 / WIEDERKEHRENDE EINSÄTZE: Grünpflege im Gewerbepark
Planen, ausführen, abschließen.
Viele GaLaBau-Firmen arbeiten an wiederkehrenden Pflegeaufträgen. Mit Craftboxx erstellst du Serientermine besonders einfach.
01
Vorbereitung
Du legst im Büro den zweiwöchentlichen Pflegeauftrag als Serientermin an. Dann weist du Personal, Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge zu. Zuletzt hinterlegst du Notizen und Hinweise direkt im Termin,
z. B.: „Zufahrt über Schlossstraße, Türcode 2458.“ Dein Team sieht das alles direkt in der App.
02
Durchführung
Bei Abfahrt oder vor Ort starten deine Mitarbeitenden die Zeiterfassung auf ihrem Smartphone. Während ein Kollege den Rasenschnitt ausführt, fällt ihm ein defekter Regnerkopf auf; er fotografiert ihn in der App und schreibt eine kurze Notiz dazu, damit sich das Team darum kümmern kann.
03
Abnahme & Abschluss
Zum Abschluss dokumentieren deine Leute den Dünger-Verbrauch; Arbeitszeiten, Fotos und Notizen liegen dem Termin sowieso bei. Jetzt unterschreibt noch der Objektverantwortliche auf dem Smartphone oder dem Tablet und alles synchronisiert sich mit dem Büro. Der Auftrag ist durch und du weißt Bescheid.
02 / MOBILE DOKUMENTATION: Saisonaler Heckenschnitt an einer Wohnanlage
Schrittweise Arbeit und Dokumentation
Ob Routine oder Sonderauftrag: Mit Checklisten stellst du sicher, dass dein Team alles erledigt und dokumentiert.
01
Vorbereitung
Während der Planung legst du nicht nur die Ressourcen fest, sondern kannst auch Checklisten im Termin erstellen. Legst du z. B. eine Checkliste zur Nistplatzkontrolle an, kann dein Team jeden Arbeitsschritt in der App abhaken. Arbeitsanweisungen und Informationen kannst du an gleicher Stelle ergänzen.
02
Durchführung
Die Teamleitung vor Ort oder eine Kollegin arbeitet die Checkliste schrittweise ab. Außerdem dokumentieren deine Leute alles per Foto und Notizen. Zuletzt folgt der Trapezschnitt und die Totholzbeseitigung noch an Ort und Stelle.
03
Abnahme & Abschluss
Beim Abschluss erfasst du oder dein Team die Grüngutmenge im Auftrag, Im Büro erstellst du anhand der Dokumentation ein PDF-Protokoll für die Hausverwaltung.
03 / MOBILE ZEITERFASSUNG: Grauflächen- & Fugenpflege auf Parkplätzen
Zeiterfassung und saubere Abrechnung
Die Zeiterfassung ist so mobil wie dein Handwerk. Ganz ohne Zettelwirtschaft.
01
Vorbereitung
Im Büro planst du Mitarbeitende und Geräte für die Arbeit vor Ort. Außerdem planst du die Stunden, eng an der Vorkalkulation. Alle Informationen und Anweisungen stehen deinen Leuten vor Ort in der App zur Verfügung.
02
Durchführung
Je nach Betriebsregel und gesetzlicher Lage starten deine Leute ihre Zeiterfassung in der App mit nur einem Klick. Dann erledigt dein Team die notwendige Arbeit und hält dich per Status-Update jederzeit auf dem Laufenden. Vorm nächsten Schritt oder Auftrag folgt erst einmal die Pause. Auch die erfassen alle direkt in der App, wenn du sie nicht per Einstellung automatisch von der Arbeitszeit abziehst.
03
Abnahme & Abschluss
Zum Schluss landen Arbeitszeiten, Fotos und Notizen und die Infos zum Materialverbrauch bei dir im Büro. Du gleichst deine Vorkalkulation mit den vorhandenen Daten ab und erstellst das PDF-Protokoll. Über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware erzeugst du außerdem die Abrechnung für den internen Gebrauch und die Bezahlung durch den Kunden.
Andere behaupten, sie könnten alles. Ein bisschen. Wir können Planung. So richtig.
Best of Breed / der Spezialist (Craftboxx)
Best of Suite / All in ones (andere)
Funktionsspektrum
schmaler, aber sehr tief
breit, aber flach
Kosten
nutzungsbedingt sehr flexibel
pauschaler und oft mit Grundgebühr
Einarbeitung
pro Tool
ein Mal
Lernkurve
niedrig und schnell
hoch und lang
Flexibilität
hoch (austauschbare Modullösungen)
niedrig (an eine Lösung gebunden)
Abhängigkeit
niedrig (Wahlfreiheit)
hoch (Lock-in-Risiko)
Was das bedeutet:
Deine Planung? Mit Craftboxx. Deine Zahlen? Mit Lexware, sevdesk, bexio, Qonto, Sage und Co.
Dein Handwerk? Im Griff.
1–3 Leute
Organisiere deinen Betrieb mit Auftragsliste, Kalender und App.
4–15 Leute
Die Plantafel ist deine Zentrale; Personal, Werkzeuge und Fahrzeuge im Blick.
16+ Leute
Kolonnen und Gruppen, mehrere Fahrzeuge und Gerätschaften, Auswertungen für die Kalkulation – planen als wachsender Betrieb ohne teures ERP.
Die genannten Funktionen stehen in jeder Variante zur Verfügung; die Angaben sind Verwendungsvorschläge. Craftboxx wächst mit deinem Betrieb.
Dein Duo für die Planung
Häufige Fragen
1) Was ist Craftboxx?
Craftboxx ist eine Best-of-breed-Handwerkersoftware für gewerkeübergreifende Planung, Dokumentation und Zeiterfassung. Die Speziallösung zeichnet sich aus durch eine besonders einfache Bedienung, einen niedrigen Preis, eine enge Anbindung an Schnittstellenpartner aus dem Bereich Buchhaltungssoftware und die Optimierung für Teams und Kolonnen aus. Craftboxx eignet sich als GaLaBau-Software.
2) Was kostet Craftboxx?
Craftboxx kostet im monatlichen Abo 19,99 EUR pro Monat und Lizenz. Im Jahresabo erhältst du eine Lizenz für 15,99 EUR. Die Abos sind entsprechend monatlich bzw. jährlich kündbar.
3) Kann ich mit Craftboxx meine Angebote erstellen und Rechnungen schreiben?
Nein, du kannst keine Angebote und Rechnungen allein mit Craftboxx erstellen. Zusammen mit Lösungen wie Lexware Office oder sevdesk deckst du allerdings den gesamten Prozess von der Planung bis zur Rechnung ab.
4) Funktioniert Craftboxx auch offline bzw. ohne Empfang?
Craftboxx funktioniert auch bei schlechtem Empfang oder ohne Signal. Die Software hinterlegt sämtliche Eingaben im Zwischenspeicher. Sobald der Empfang besser ist, synchronisiert sich die Software automatisch.
5) Wie kommen meine Kundendaten sowie die Informationen zu Mitarbeitenden und Ressourcen in Craftboxx?
Du kannst die entsprechenden Informationen zu Kunden, Mitarbeitenden und Ressourcen händisch in Craftboxx eintragen. Alternativ kannst du die Daten per Excel- bzw. CSV-Import in Craftboxx einspeisen.
6) Wie schnell ist mein Team mit Craftboxx startklar?
Die meisten Betriebe arbeiten bereits ab Tag 2 flüssig mit Craftboxx. Nach maximal einer Woche ist die Handwerkersoftware schon Teil der betrieblichen Routinen.
7) Ist die Zeiterfassung mit Craftboxx rechtssicher – und wo sind die Daten gespeichert?
Die Zeiterfassung von Craftboxx erfüllt die Kriterien der Urteile des BAGs und des EuGHs. Die Server stehen in Deutschland.
8) Wie unterscheidet sich Craftboxx von Wettbewerbern?
Anbieter wie Hero, Plancraft, Meisterwerk, Tooltime oder mfr positionieren sich als Lösungen für die Breite. Viele Funktionen in einer komplexen Softwareoberfläche, oft mit Pauschalpreis oder Grundgebühr. Craftboxx fokussiert sich als Spezialist auf die zentralen Funktionen für Planung, Dokumentation und Zeiterfassung. Um weitere Funktionen zu ergänzen, setzt Craftboxx auf Partnerschaften mit den Marktführern der digitalen Buchhaltung. Viele Betriebe nutzen diese schon und können sie dann direkt an Craftboxx anbinden.