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Unsere Werkzeuge für deine Woche
Craftboxx ist die spezialisierte gewerkeübergreifende Handwerkersoftware für Planung, Zeiterfassung und Dokumentation; ideal für Betriebe ab 10 Mitarbeitenden mit mehreren Teams.
ohne Craftboxx
mit Craftboxx
6 Uhr 30 bis 7 Uhr
Frühstart / Werkstatt & Büro
Du bist als erstes im Betrieb, um Zettel vom Vortag zu sortieren, neue Aufträge zu verteilen und deinen Leuten hinterherzutelefonieren, weil jemand krank ist. Jetzt musst du schnell die neue Wartungstour einteilen, damit die Arbeit nicht untergeht.
Schon seit gestern steht die Tourenplanung in der App. Deine Monteure sehen ihre Termine, die Kundenadressen und in der To-Do-Liste steht, was zu tun ist. Die Krankmeldung bei Betriebsbeginn? Mit ein, zwei Klicks umgeplant. Und deine Leute fahren direkt von zu Hause zum ersten Termin.
7 Uhr bis 7 Uhr 30
Materialausgabe & Gerätedispo
Im Betrieb diskutiert dein Team: An wen geht das Kernbohrgerät, wer hat Notdienst und braucht die Rohrreinigungsmaschine? Dann ist dieselbe Pressmaschine auch noch für zwei Mitarbeitende gleichzeitig eingeplant. Das fällt aber erst auf, als einer schon im Wagen sitzt.
Alle Werkzeuge, Maschinen und Geräte sind Teil der Einsatzplanung. Jedes Gerät am richtigen Termin. So planst du auch deine Fahrzeuge ein. Überschneidungen? Die zeigt dir Craftboxx schon während der Planung. Die Zeiterfassung? Die läuft einfach per App mit.
7 Uhr 30 bis 9 Uhr
Anfahrt & erste Kundendiensttermine
Wie lang sind deine Leute gefahren? Das trägt einer am Abend aus dem Kopf nach. Die Papiere vom Termin? Der letzte Wartungsbericht, der Kesseltyp und die Ersatzteilliste liegen kopiert in der Fahrzeugmappe. Wenn sie nicht irgendwo liegen geblieben sind.
Fahrzeiten und Arbeitszeit laufen von Anfang an mit. Die Infos zur Anlage stehen im Termin. Und auch Hinweise vom Kunden sowie Fotos und Protokolle sind Teil deiner digitalen Arbeitsmappe. Noch vor dem Klingeln weiß der Monteur, mit welcher Therme er es gleich zu tun hat.
9 Uhr bis 11 Uhr
Wartungen & Baustelle parallel
Sind Termine beim Kunden nur kurz und schnell erledigt, landen sie gemeinsam auf einem Zettel – „heute 4 Wartungen am Vormittag”. Das verhindert eine ordentliche Nachkalkulation. Dann entdeckt der Monteur noch eine defekte Umwälzpumpe bei einem Kunden und meldet das mündlich nach. Ob das irgendwo aufgeschrieben wird, oder untergeht, weiß niemand genau.
Pro Auftrag, Einsatz und Anlage läuft die jeweilige Zeiterfassung. Zusätzliches wie eine defekte Pumpe erfasst dein Monteur mit Notizen und Foto als Nachtrag am Auftrag. Das ist die Grundlage für dein Angebot und die folgende Abrechnung.
11 Uhr bis 12 Uhr 30
Rohrbruch & Umpriorisierung
Ein plötzlicher Anruf: Rohrbruch im Mehrfamilienhaus. Die Verwaltung braucht sofort jemanden vor Ort. Während du herumtelefonierst, wer in der Nähe ist und gleichzeitig überlegst, wie du andere Termine verschieben kannst, musst du sicherstellen, dass wirklich alle Bescheid wissen. Missverständnisse gibt es trotzdem.
Du legst den Notfall in der Plantafel an, ziehst ihn vor und schiebst Wartungstermine per Drag-&-Drop nach hinten. Deine Monteure wissen sofort Bescheid, Benachrichtigung inklusive. Im Termin: alle Infos wie Adresse, Ansprechperson und Hinweis für die Arbeit vor Ort.
12 Uhr 30 bis 13 Uhr
Pause
Wann genau haben deine Leute Pause gemacht? Oder ziehst du die Pausen einfach gesammelt von den Stundenzetteln ab? Vielleicht trägt dein Team die Pausen auch händisch ein.
Deine Leute stempeln die Arbeitszeit und die Pausen direkt in der App. Wenn du möchtest, kannst du die gesetzlichen Pausenzeiten auch automatisch abziehen lassen.
13 Uhr bis 16 Uhr
Baustelle Badsanierung & Materialnachschub
Manchmal fehlt die richtige Ausrüstung, z. B. Pressfittings in der richtigen Dimension. Dann muss einer zum Händler fahren, um das richtige Teil zu besorgen; ohne Auftragsnummer und mit einem Lieferschein, der zuletzt vielleicht irgendwo im Wagen rumfliegt. Dabei gehört auch der in die Abrechnung.
Deinen Materialbedarf planst du direkt am Termin. Sofern etwas fehlt, planst du eine Fahrt zum Händler einfach mit ein. Per App fotografieren deine Leute den Lieferschein anschließend und schon ist der Teil des richtigen Auftrags. Und liegt nicht in irgendeinem Handschuhfach herum.
16 Uhr bis 17 Uhr
Letzter Termin & digitale Abnahme
Zum Abschluss soll der Kunde die Abnahme unterschreiben. Vielleicht ist dann mal wieder der Durchschlag schmutzig oder der Kunde ist gar nicht mehr da, um zu unterschreiben. Dann musst du die Unterschrift nachholen lassen, falls jemand daran denkt.
Ist der Auftrag durch, hält dein Monteur den Rapport auf dem Handy oder dem Tablet bereit. Der Kunde unterschreibt digital und bezeugt den Zustand vor Ort per Foto. Wichtige Notizen hast du auch noch am Auftrag erfasst.
17 Uhr bis 17 Uhr 30
Rückfahrt & Feierabend der Monteure
Im Betrieb sammelst du die Stundenzettel und Rapporte deiner zurückgekehrten Monteure ein. Du prüfst jeden einzelnen Zettel auf Vollständigkeit und telefonierst die Mitarbeitenden ab, die ihren Zettel noch nicht abgegeben haben.
Zum Feierabend stempelt das Team sich aus; alle Zeiten, Notizen, Fotos und Unterschriften sind mit den Protokollen im Auftrag dokumentiert. Zettelsuche? Sparst du dir. Und du musst auch niemanden mehr extra anrufen.
17 Uhr 30 bis Ende
Berichte & Vorbereitung
Später am Abend schreibst du die Berichte zu Wartungsterminen aus dem Gedächtnis und aus losen Zetteln zusammen. Daneben planst du dein Team für den nächsten Tag ein. Alles Arbeit, die man kaum sieht und die oft nicht einmal Teil der Kalkulation ist.
Der Tag ist fast durch: Die Unterlagen des Tages liegen vor, inklusive Abnahmeprotokolle. Du prüfst nur noch, erteilst Freigaben für die Abrechnung, falls du dich nicht selbst darum kümmerst, und schreibst eventuelle Rückfragen auf. Das dauert meist nur noch Minuten und nicht mehr Stunden. Und dann? Ist endlich Feierabend.
Fazit
Als SHK-Betrieb hältst du Heizungen, Bäder und Anlagen buchstäblich am Laufen. Oft mit der Uhr im Rücken. Und jeder Menge zu tun. Was Betriebe dabei oft ausbremst, sind ihre Prozesse: Arbeit auf Zetteln und auf Zuruf. Inklusive Doppelbuchungen und vergessenen Aufträgen. Softwarelösungen wie Craftboxx schaffen Ordnung — als Handwerkersoftware für SHK-Betriebe.
Wissen, wie's zu tun ist
Monteure und Messgeräte, Maschinen und Dienstfahrzeuge auf einer Tafel; einfach einplanen, einfacher umplanen – selbst wenn der Notfall dazwischenkommt.
Von der Terminanfrage bis zur Abnahme inklusive Unterschrift: Aufträge wie Badsanierungen überblickst du dank Status und Notizen jederzeit in vollem Umfang.
Wartungstermine, krankheitsbedingter Ausfall oder Urlaub: Im Kalender planst du jedes Ereignis sauber ein. Wiederkehrende Termine inklusive. Auch TÜV und Wartung hast du immer im Blick.
Du kannst in jedem Termin eine To-Do-Liste anlegen. So planst du neben Personal und Geräten auch jeden einzelnen Arbeitsschritt. Vom Kernbohren bis zur Druckprobe.
Du kannst Fotos machen, bevor du die Wände verschließt; Messwerte, Notizen und Unterschriften erfasst du einfach per App. So entsteht ein vollwertiges Abnahmeprotokoll deines Auftrags. Für den Kunden und für deine Akten.
Passen deine gebuchten zu deinen geplanten Stunden? Über die erfasste Arbeitszeit und über die Materialerfassung kannst du nachvollziehen, ob die Arbeit vor Ort deine Planung bestätigt. Ein wichtiger Schritt in der Betriebsführung.
Deine Zeit- und Abwesenheitskonten bieten einen hervorragenden Überblick über Planung und Sachstand. Diese Berichte in Craftboxx helfen dir dabei, die Prozesse in deinem Betrieb noch weiter zu verbessern.
CRAFTBOXX IM SHK-HANDWERK
01 / WIEDERKEHRENDE EINSÄTZE: Heizungswartung mit Wartungsvertrag
Planen, prüfen, abschließen.
Viele SHK-Betriebe setzen auf Wartungsverträge. Sie sorgen für funktionierende Geräte vor Ort und regelmäßige Einnahmen. Craftboxx erlaubt dir, wiederholende Wartungen als Serientermine anzulegen. So wird keine Anlage vergessen.
01
Vorbereitung
Im Büro planst du die jährliche Wartung einer Gastherme als Serientermin ein. Der Monteur weiß Bescheid und hat das passende Gerät und das richtige Fahrzeug. Zusätzlich schreibst du in den Termin wichtige Infos wie den Zugang zum Grundstück, z. B.: „Zugang zum Grundstück über den Seiteneingang; Schlüssel befindet sich bei Hausmeister Petersen.” Alle Infos erhält dein Monteur direkt in der App.
02
Durchführung
Sobald dein Monteur losfährt, startet er seine Zeiterfassung auf seinem Handy. Bei der Wartung sieht er plötzlich einen porösen Abgasschlauch am Nebengerät; er macht ein Foto mit der App und ergänzt eine Notiz. Das wird die Vorlage für dein Reparaturangebot an die Verwaltung des Hauses.
03
Abnahme & Abschluss
Wenn der Auftrag erledigt ist, dokumentiert dein Monteur die verbauten Teile, die neuen Messwerte. Seine Arbeitszeit, Fotos und Notizen sind sowieso schon Teil des Termins. Der Kunde unterschreibt bei der Abnahme und schon siehst du den neuen Status bei dir im Büro.
02 / MOBILE DOKUMENTATION: Badsanierung im Mehrfamilienhaus
Schritt für Schritt und alles im Blick.
Weil bei einer Sanierung meistens viele Gewerke zusammenarbeiten, ist es wichtig, die einzelnen Arbeitsschritte im Blick zu behalten. Indem du Checklisten erstellst, hast du immer im Blick, was schon erledigt und was noch zu tun ist. Und im Büro kannst hast du alles auf dem Schirm, falls Rückfragen aufkommen.
01
Vorbereitung
In deiner Auftragsplanung legst du fest, welche Personen mit welchen Geräten vor Ort sind. Dazu erstellst du Checklisten direkt im Termin: Leitungen einbauen, Dichtheitsprüfung erledigen und Fotodokumentation, bevor die Wand wieder zu ist. Zuletzt geht der Auftrag an den Fliesenleger weiter. Zusätzliche Arbeitsanweisungen oder Wandpläne hinterlegst du an derselben Stelle.
02
Durchführung
Der Monteur arbeitet seine Checkliste von oben nach unten ab. Die Druckprobe hält er per Foto vom Manometer fest und die Leitungsführung dokumentieren deine Leute, bevor die Vorwand wieder geschlossen wird. Bei Rückfragen vom Bauherrn ist alles sauber dokumentiert und in der App hinterlegt.
03
Abnahme & Abschluss
Kurz vorm Ende des Auftrags notiert sich dein Team das verbaute Material in der App. Im Anschluss kannst du im Büro aus der Dokumentation ein PDF-Protokoll für die Hausverwaltung erzeugen. Fotos inklusive. Damit ist auch auf Jahre eine nachhaltige Dokumentation sichergestellt.
03 / MOBILE ZEITERFASSUNG: Heizungstausch mit Wärmepumpe im Bestand
Arbeitszeit erfassen und Abrechnung vorbereiten
Weil gute Arbeit sichtbar sein muss: Die Zeiterfassung hält fest, wie lange es dauert. Mit Craftboxx geschieht das verlässlich und mobil fürs ganze Team.
01
Vorbereitung
Du planst deine Monteure, Geräte und Fahrzeuge für den mehrtägigen Einsatz; erst der Ausbau des alten Kessels, dann der Einbau und schließlich die Inbetriebnahme der Wärmepumpe. Anhand deiner Vorkalkulation planst du die Stunden fürs ganze Team. Alle Infos, Hinweise und Anweisungen stehen in der App bereit.
02
Durchführung
Abhängig von euren internen Regeln starten deine Leute ihre Zeiterfassung per App zu Beginn ihrer Arbeit. Ein Klick und die Zeit läuft. Deine Leute bauen aus, installieren und du bist dank Status-Update in Craftboxx immer auf dem Laufenden. Vor dem hydraulischen Abgleich geht’s noch einmal in die Pause. Und auch die erfasst dein Team direkt in der App; alternativ ziehst du die Zeit entsprechend der gesetzlichen Regeln automatisch ab.
03
Abnahme & Abschluss
Mit Abnahme vor Ort gehen Arbeitszeiten, Notizen, Fotos und Materialverbrauch zu dir ins Büro. Du gleichst im Zuge der Nachkalkulation die geplante Zeit mit den echten Zahlen ab und erstellst das PDF-Protokoll für den Kunden und für deine Unterlagen. Dank Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware erzeugst du außerdem direkt die Abrechnung.
Andere behaupten, sie könnten alles. Ein bisschen. Wir können Planung. So richtig.
Best of Breed / der Spezialist (Craftboxx)
Best of Suite / All in ones (andere)
Funktionsspektrum
schmaler, aber sehr tief
breit, aber flach
Kosten
nutzungsbedingt sehr flexibel
pauschaler und oft mit Grundgebühr
Einarbeitung
pro Tool
ein Mal
Lernkurve
niedrig und schnell
hoch und lang
Flexibilität
hoch (austauschbare Modullösungen)
niedrig (an eine Lösung gebunden)
Abhängigkeit
niedrig (Wahlfreiheit)
hoch (Lock-in-Risiko)
Was das bedeutet:
Deine Planung? Mit Craftboxx. Deine Zahlen? Mit Lexware, sevdesk, bexio, Qonto, Sage und Co.
Dein Handwerk? Im Griff.
1–3 Leute
Kundendienst und Kleinaufträge regelst du einfach per Auftragsliste, Kalender und App.
4–15 Leute
Als SHK-Betrieb ist die Plantafel deine Entscheidungsstelle für Monteure, Messgeräte, Fahrzeug und Werkzeug. Auch und gerade dann, wenn ein Notdienst dazwischenfunkt.
16+ Leute
Plane deine Teams für die Montage und den Kundendienst, für die Wartung und den Notdienst getrennt; plane mehrere Fahrzeuge und verwalte Geräte; nutze Auswertungen für deine Kalkulation. Planen als wachsender Betrieb ohne hochpreisiges ERP.
Die genannten Funktionen stehen in jeder Variante zur Verfügung; die Angaben sind Verwendungsvorschläge. Craftboxx wächst mit deinem Betrieb.
Dein Duo für die Planung
Häufige Fragen
1) Was ist Craftboxx?
Craftboxx ist eine Best-of-breed-Handwerkersoftware für gewerkeübergreifende Planung, Dokumentation und Zeiterfassung. Die Speziallösung zeichnet sich aus durch eine besonders einfache Bedienung, einen niedrigen Preis, eine enge Anbindung an Schnittstellenpartner aus dem Bereich Buchhaltungssoftware und die Optimierung für Teams und Kolonnen. Craftboxx eignet sich als SHK-Software.
2) Was kostet Craftboxx?
Craftboxx kostet im monatlichen Abo 19,99 EUR pro Monat und Lizenz. Im Jahresabo erhältst du eine Lizenz für 15,99 EUR. Die Abos sind entsprechend monatlich bzw. jährlich kündbar.
3) Kann ich mit Craftboxx meine Angebote erstellen und Rechnungen schreiben?
Nein, du kannst keine Angebote und Rechnungen allein mit Craftboxx erstellen. Zusammen mit Lösungen wie Lexware Office oder sevdesk deckst du allerdings den gesamten Prozess von der Planung bis zur Rechnung ab.
4) Funktioniert Craftboxx auch offline bzw. ohne Empfang?
Craftboxx funktioniert auch bei schlechtem Empfang oder ohne Signal. Die Software hinterlegt sämtliche Eingaben im Zwischenspeicher. Sobald der Empfang besser ist, synchronisiert sich die Software automatisch.
5) Wie kommen meine Kundendaten sowie die Informationen zu Mitarbeitenden und Ressourcen in Craftboxx?
Du kannst die entsprechenden Informationen zu Kunden, Mitarbeitenden und Ressourcen händisch in Craftboxx eintragen. Alternativ kannst du die Daten per Excel- bzw. CSV-Import in Craftboxx einspeisen.
6) Wie schnell ist mein Team mit Craftboxx startklar?
Die meisten Betriebe arbeiten bereits ab Tag 2 flüssig mit Craftboxx. Nach maximal einer Woche ist die Handwerkersoftware schon Teil der betrieblichen Routinen.
7) Ist die Zeiterfassung mit Craftboxx rechtssicher – und wo sind die Daten gespeichert?
Die Zeiterfassung von Craftboxx erfüllt die Kriterien der Urteile des BAGs und des EuGHs. Die Server stehen in Deutschland.
8) Wie unterscheidet sich Craftboxx von Wettbewerbern?
Anbieter wie Hero, Plancraft, Meisterwerk, Tooltime oder mfr positionieren sich als Lösungen für die Breite. Viele Funktionen in einer komplexen Softwareoberfläche, oft mit Pauschalpreis oder Grundgebühr. Craftboxx fokussiert sich als Spezialist auf die zentralen Funktionen für Planung, Dokumentation und Zeiterfassung. Um weitere Funktionen zu ergänzen, setzt Craftboxx auf Partnerschaften mit den Marktführern der digitalen Buchhaltung. Viele Betriebe nutzen diese schon und können sie dann direkt an Craftboxx anbinden.